(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Debiteuren crediteuren

 

 

Debiteuren-/crediteurenadministratie

 

Inleiding

In de subadministratie voor debiteuren en crediteuren worden alle nog openstaande inkoop- en verkoopfacturen bijgehouden.

Twee grootboekrekeningen worden hiervoor gebruikt:

 

Debiteuren

Hierin worden de verkoopfacturen bijgehouden. Normaal gesproken heeft deze rekening een debet saldo.

Crediteuren

Hierin worden de inkoopfacturen bijgehouden. Normaal gesproken heeft deze rekening een credit saldo.

 

Bij het maken van een factuur via het verkoopboek en bij het inboeken van een inkoopfactuur via het inkoopboek ontstaan nieuwe debiteuren of crediteurenposten.

Bij afboeken van openstaande posten via bijvoorbeeld het bankboek verdwijnen deze posten uit de lijst van openstaande posten. Op bedrijfsniveau (dubbelklik op bedrijfsnaam in plaatje 1 of 2) zijn ook de afgeboekte posten terug te vinden. Wanneer een jaargang van de administratie definitief wordt afgesloten verdwijnen alle debiteuren- en crediteurenposten van dat jaar definitief uit de administratie.

 

Afboeken van facturen

In principe gebeurt dit via het bankboek (of eventueel het kasboek). Wanneer voor een boekingsregel in het bankboek de grootboekrekening debiteuren of crediteuren gekozen wordt verschijnt automatisch een scherm waarin de openstaande debiteuren of crediteurenpost kan worden geselecteerd. Ook is er een knop aanwezig waarmee de posten kunnen worden gezocht. Wanneer deze knop gebruikt wordt maakt het bankboek een nieuwe regel aan voor de geselecteerde post.

 

Betalingsverschillen

Wanneer na betalen van een (inkoop- of verkoop-) factuur een klein bedrag blijft openstaan kan met een knop (knop 3 plaatje 3) het saldo worden afgeboekt naar de speciale grootboekrekening voor betalingsverschillen.

 

Creditfacturen

Wanneer een (inkoop- of verkoop-) factuur ten onrechte is aangemaakt kan ook worden gekozen voor een automatische creditfactuur (knop 6 plaatje 3). In dit geval wordt het saldo weggeboekt d.m.v. een creditfactuur. U kunt er ook voor kiezen een gewone creditfactuur te maken (dit is een normale factuur met een negatief bedrag). De factuur wordt dan niet automatisch tegen een andere factuur weggeboekt. U kunt de factuur dan in een later stadium bijvoorbeeld via het bankboek met andere facturen verrekenen.

 

We onderscheiden de volgende gevallen:

Inkoop op project

De creditfactuur wordt als nieuwe post bij tabblad kosten toegevoegd en tegen de oude factuur afgeboekt.

Inkoop buiten project

Het inkoopboek wordt geopend in creditfactuurmodus. Na invoeren worden de facturen tegen elkaar afgeboekt.

Verkoop op project

De creditfactuur wordt als nieuwe factuur bij tabblad overige facturen toegevoegd en tegen de oude factuur afgeboekt.

Verkoop buiten project

Het verkoopboek wordt geopend in creditfactuurmodus. Na invoeren worden de facturen tegen elkaar afgeboekt.

 

 

Factuurgroepen

Groepen van inkoopfacturen kunnen voorkomen wanneer gebruik is gemaakt van het inkoopboek projecten.

 

Ouderdomsanalyse

Via (Boekhouding)->debiteuren crediteuren->ouderdomsanalyse kunt u rapporten uitdraaien van de openstaande verkoopfacturen en ouderdom hiervan. Zie ook rapporten.

 

Betalingsherinneringen

Via (Boekhouding)->debiteuren crediteuren->aanmaningen kunt u betalingsherinneringen versturen. Zie aanmaningen.

 

Pandlijsten

Bij (Boekhouding)->debiteuren crediteuren->openstaande debiteuren/crediteuren en pandlijsten kunt u onder andere de pandlijst uitdraaien. Dit is de lijst van openstaande debiteuren niet ouder dan 90 dagen. Soms kan de bank hierom vragen. Zie ook plaatje 4.

 

Selecties en rapporten

Alle gegevens uit de debiteuren- en crediteurenadministratie zijn beschikbaar als basisoverzicht voor lijsten, rapporten en grafieken de naam van het basisoverzicht is: ‘debiteuren_crediteuren’. Wanneer u wilt weten hoe uw inkomsten zijn opgebouwd kunt u met de rapportagemodule ieder denkbaar overzicht maken.

 

Gebruik

 

Bij (Boekhouding)->Debiteuren crediteuren->openstaande facturen krijgt u een overzicht van alle openstaande inkoop- en verkoopfacturen van alle actieve jaargangen van de administratie. Facturen die geen saldo meer hebben komen er niet in voor. Wanneer u geïnteresseerd bent in een factuur die al wel is afgeboekt kunt u bijvoorbeeld in plaatje 2 dubbelklikken op de desbetreffende bedrijfsnaam. U krijgt dan een overzicht als plaatje 1 maar met alle facturen (dus ook de afgeboekte) voor dat bedrijf. Klikt u op één van de knoppen links dan krijgt u het betalingsoverzicht van de factuur te zien (zie plaatje 3).

Plaatje 1: Openstaande posten

Openstaande posten

Debet/Credit

De bedragen die op de factuur bij- en afgeboekt zijn.

Saldo

Openstaand bedrag.

Boekstuk intern

Nummer van de journaalpost waarmee de factuur in eerste instantie is ingeboekt.

Betaaldatum

Wordt bij inboeken van de factuur bepaald aan de hand van de factuurdatum en de betaaltermijn. De betaaltermijn kan worden opgegeven bij de gegevens van de debiteur of crediteur. Vult u niets in dan is het standaard 21 dagen. Na inboeken kan de betaaldatum nog met de hand worden aangepast (zie plaatje ‘betaaldatum aanpassen’). De betaaldatum wordt gebruikt bij het bepalen van het aantal dagen dat een factuur te lang openstaat (zie aanmaningen).

Datum factuur

De datum die op de factuur staat. Kan in het inkoop- en verkoopboek apart worden opgegeven (naast boek- en BTW-datum). Meestal zijn boek- BTW- en factuurdatum hetzelfde.

 

 

Bij (Boekhouding)->Debiteuren crediteuren->facturen per bedrijf krijgt u de openstaande posten gegroepeerd per bedrijf. Dubbelklik op bedrijfsnaam of klik op één van de knoppen links dan krijgt u alle facturen (afgeboekt en openstaand) voor dat bedrijf.

Plaatje 2: Gegroepeerd per bedrijf

 

 

Het betalingsoverzicht van factuur ‘D10F00001’. U kunt zien dat het totale bedrag nog openstaat. Er is nog geen betaling op geweest.

Het betalingsoverzicht voor een in- of verkoopfactuur kunt u openen door dubbelklikken op het saldo in plaatje 1 maar ook door met de rechtermuisknop te klikken op een regel in één van de dagboek- of grootboekoverzichten (dit moet dan wel een regel zijn die betrekking heeft op een factuur) en in het pop-up menu te kiezen voor ‘betalingsoverzicht factuur’.

Plaatje 3: Betalingsoverzicht factuur

Betalingsoverzicht verkoopfactuur

1

Regelafstand vergroten/verkleinen

2

Hiermee kunt u een lijst of rapport van dit overzicht printen.

3

Hiermee kunt u in kolom ‘rekening’ het grootboeknummer tonen of verbergen.

4

Saldo afboeken op rekening betalingsverschillen.

5

Indien van toepassing: factuurbrief of inkoopbon openen in Word.

6

Indien dit voor de geselecteerde regel is toegestaan kunt u hiermee de grootboekrekening voor de regel wijzigen.

7

Automatische creditfactuur. Wanneer het inkoop of verkoop betreft op een project dat nog openstaat wordt de credit automatisch op het project ingevoerd. Anders opent zich het inkoop- of verkoopboek met de nodige gegevens reeds ingevuld. Na boeken worden de facturen tegen elkaar weggeboekt.

 

 

Bij (Boekhouding)->debiteuren crediteuren->openstaande debiteuren/crediteuren en pandlijsten krijgt u het scherm van plaatje 4 te zien. Wanneer u in plaatje 4 op de knop met het pijltje klikt krijgt u de pandlijst te zien (= openstaande debiteuren niet ouder dan 90 dagen). Zoals u ziet kunt u via dit scherm ook andere lijsten uitdraaien. Bijvoorbeeld openstaande crediteuren niet ouder dan x dagen, of debiteuren wel ouder dan x dagen enz.

Plaatje 4: Pandlijst maken

 

 

Voorbeeld afboeken openstaande factuur via bankboek

 

In plaatje 5 t/m 9 kunt u zien hoe u met de hand een openstaande debiteurenpost via het bankboek kunt afboeken.

Op de derde regel in plaatje 5 ziet u een betaling waarvan de grootboekrekening nog niet is ingevuld. Als u telebankieren gebruikt worden facturen normaal gesproken automatisch herkend.

In dit geval komt echter het bedrag niet overeen met het openstaande bedrag, bovendien is het factuurnummer niet goed ingevuld. U zult de regel dus met de hand moeten afboeken.

U typt in plaatje 5 ‘13000’ in het vakje ‘rekening’. Omdat voor ‘13000 debiteuren’ een subadministratie wordt bijgehouden komt er automatisch een pop-up scherm naar voren waarin u de openstaande post kunt aangeven (plaatje 6).

Plaatje 5:

 

 

U gaat staan op de bovenste regel (factuur D10F00006) en sluit het scherm.

Plaatje 6:

 

 

Omdat het openstaande bedrag niet precies gelijk is aan het overgemaakte bedrag krijgt u de volgende vraag. In dit geval antwoorden we ‘Nee’ (geen andere factuur zoeken).

Plaatje 7:

 

In plaatje 8 kiezen we ‘OK’ en wijzigen we het ingevulde bedrag in het openstaande bedrag.

Plaatje 8:

 

Door deze wijziging komt natuurlijk het bedrag niet meer overeen met de werkelijke betaling. We voegen daarom een regel toe met bedrag 0,02 debet en boeken dit af op betalingsverschillen.

Plaatje 9:

 

Opmerkingen

 

Bij het maken van facturen via het verkoopboek wordt automatisch een factuurnummer aan de factuur toegekend. Dit nummer wordt ook via de factuursjabloon in de factuurbrief afgedrukt.

Het systeem zorgt ervoor dat deze nummers uniek en opeenvolgend zijn.