Tabblad kosten

 

Inkoop kosten en voorraadverkoop op projecten

 

Bij tabblad kosten kunnen we alle uitgaven kwijt die niet onder de door het eigen bedrijf gemaakte uren vallen (nl: externe kosten en gebruik van materialen uit eigen voorraad). De hier gemaakte kosten- en voorraadverkoopposten worden altijd geboekt op een bij calculatie gemaakte specificatieregel voor kosten (al dan niet op basis van nacalculatie).

U kunt bij tabblad 'kosten' direct kosten en voorraadmutaties invoeren zoals hieronder beschreven. U kunt echter ook inkoop en voorraadmutaties invoeren via tabblad 'materialen' (zie aldaar).

 

Externe kosten

Zie hiervoor het bovenste paneel in plaatje 1. Kosten worden geboekt op een kostengroep (dit is een specificatieregel bij tabblad calculatie), kostensoort (dit zijn de categorieën die bij systeeminstellingen zijn ingevuld) en een bedrijf (de crediteur of leverancier). Daarnaast krijgt een kostenpost een begroot bedrag mee dat later bij het inboeken van de inkoopfactuur kan worden vergeleken met het werkelijk gefactureerde bedrag.

Na invoeren van de kostenpost is het mogelijk een inkoopbon/opdrachtbevestiging te maken die (eventueel per e-mail) naar de leverancier gestuurd kan worden.

Uiteindelijk moeten alle kostenposten worden afgesloten (anders kan het project niet worden afgesloten) door middel van het inboeken van een inkoopfactuur in de boekhouding. Dit kan vanuit de boekhouding en vanuit het hoofdmenu van Pap.

 

Verkoop uit voorraad

Wanneer voor een project bijvoorbeeld benodigde materialen uit eigen voorraad moeten worden doorberekend kan dit via het onderste paneel in plaatje 1. Bij het invullen wordt gecontroleerd op het aanwezig zijn van de af te boeken voorraad op de beoogde boekdatum. Als de voorraad aanwezig is rekent het programma een verkoopprijs uit aan de hand van de boekwaarde of vaste verkoopprijs. Deze verkoopprijs mag door de gebruiker worden overschreven. Bij invoeren van de verkooppost wordt de voorraad afgeboekt met ‘Onderhanden werk’ als tegenrekening.

 

In het eerste voorbeeld willen we 2,5 emmers muurverf uit eigen voorraad in het project doorberekenen. Hiertoe klikken we op de knop bij 7. We vullen het invoerscherm in tot en met ‘hoeveelheid’. Hierna rekent het systeem een verkoopprijs uit. Deze prijs kan direct daarna worden aangepast indien gewenst. Let op: Afhankelijk van de manier waarop de voorraad voor het gekozen artikel wordt bijgehouden is het mogelijk dat het veld 'hoeveelheid' op nul springt wanneer er geen voorraad van het artikel aanwezig is op de gekozen datum (voorraad als subadministratie in het grootboek). Bij deze manier van invoeren wordt geen filiaalvoorraad bijgehouden. Na invullen sluiten we het invoerscherm en komen we bij plaatje 2.

Plaatje 1: Voorraadverkoop

Tabblad Kosten
Knop 1	Nieuwe kostenpost aanmaken.
Knop 2	Geselecteerde kostenpost verwijderen (indien nog niet doorgeboekt/afgesloten).
Knop 3	Geselecteerde kostenpost bekijken.
Knop 4	Inkoopbon maken/bekijken voor geselecteerde kostenpost.
Knop 5	Geselecteerde kostenpost afsluiten en doorboeken als inkooppost in de boekhouding.
Knop 6	Overzicht printen.
Knop 7	Nieuwe voorraadverkoop invoeren.
Knop 8	Geselecteerde voorraadverkooppost annuleren door tegenboeking.
Knop 9	Overzicht printen.
Snelmenu (rechtermuisknop)	In het snelmenu van het kostenoverzicht (klik met de rechtermuisknop op de geselecteerde regel) heeft u naast bovenstaande opties ook nog de mogelijkheid om de geselecteerde kostenpost op een andere factuurregel te boeken

 

Plaatje 2: Voorraadverkoop is ingevoerd.

 

 

Nu voeren we externe kosten in. We klikken op knop 1 in plaatje 1. De leverancier stond nog niet in de database. We hebben daarom in de lijst bij ‘bedrijf’ een nieuwe naam getypt en daarmee een nieuw bedrijf ingevoerd! Hierna sluiten we het invoerscherm.

Plaatje 3: Externe kosten invoeren.

 

Zoals eerder vermeld moeten uiteindelijk na levering door de leverancier en ontvangst van de factuur hiervoor alle kostenposten worden afgesloten. Als u wilt zien hoe de hierboven ingevoerde kostenpost wordt afgesloten en doorgeboekt als inkooppost in de crediteurenadministratie gaat u naar ‘inkoop afboeken’.

 

 

We voeren nu nog een kostenpost in (zie ‘vervolgtraject’ in plaatje 4) om te illustreren hoe een inkoopbon wordt gemaakt. We klikken daarvoor op de knop bij 1 (inkoopbon maken/bekijken). In dit geval bestond de contactpersoon ‘Opdam’ bij bedrijf ‘Opdam’ nog niet. We hebben daarom in het veld bij ‘Geadresseerde’ een nieuwe naam getypt en deze contactpersoon daarmee ingevoerd in het systeem. We klikken op ‘Invoeren’ om de bon te maken.

Let op! Wanneer er bij sjablonen meer dan één sjabloon als inkoopbonsjabloon is aangemaakt komt er hierna nog een scherm waarin ons wordt gevraagd welke sjabloon we willen gebruiken.

Plaatje 4: Inkoopbon maken

 

 

Na het aanmaken van de inkoopbon in plaatje 5 maken we de inkoopbon af door opdrachtspecificaties en gemaakte prijsafspraken etc. in het document in te typen. Daarna kunnen we printen en versturen.

Plaatje 5: Inkoopbon is klaar