(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Invoeren boekingen->Verkoopboek

 

 

Verkoopboek

 

Inleiding

Met het verkoopboek wordt een verkoopfactuur ingeboekt en een factuurbrief aangemaakt.

De vaste tegenrekening is grootboekrekening ‘Debiteuren’. Zie in plaatje 4 de grijze regel boven de drie blauwe boekingsregels (bij ‘Totaal’). Deze regel vertegenwoordigt de vaste tegenrekening.

De boekingen zijn altijd BTW-dragend. De bedragen die worden ingevuld worden beschouwd als exclusief BTW tenzij ‘inclusief BTW boeken’ is aangevinkt (zie plaatje 2 bij 7).

 

 

Gebruik

In dit voorbeeld wordt een artikel (2 muurverf P234) verkocht buiten de subadministratie voor voorraad om (-geen voorraad-, dus geen boeking op een voorraadrekening in het grootboek. Aantallen voorraad worden voor dit artikel dus niet bijgehouden tenzij er via de ordersmodule geboekt wordt). Hierbij wordt als eerste geklikt op knop 5 in plaatje 2 om de voorraadwizard op te roepen (zie plaatje 1). Het verkoopboek kan ook gebruikt worden voor facturatie van bedragen die niet gekoppeld zijn aan artikelen. In dit geval gebruiken we niet de voorraadwizard maar voegen we in plaatje 2 d.m.v. knop 6 een aantal lege regels in waarna bedrag en omschrijving met de hand wordt ingevuld (plaatje 1 wordt dan dus overgeslagen).

 

Plaatje 1: Wizard verkoop voorraad

 

Plaatje 2: Verkoopboek stap 1

Verkoopboek stap 1: regels en bedragen toevoegen

1

De recordkiezers. Klik hierop met de muis om een regel te selecteren. Met de delete knop kunt u de regel dan verwijderen.

2

Het bedrag. Voor een creditfactuur een negatief bedrag invullen.

3

Omschrijving

4

Door naar volgend scherm.

5

Voorraadwizard. Voor verkoop artikelen.

6

Nieuwe regel aanmaken.

7

Aanvinken indien u inclusief BTW wilt boeken. Wanneer uw artikelen inclusief geprijsd zijn (zie voorraad, plaatje 1 bij nr. 8) kunt u zo factureren zonder afrondingsverschil in de totaalprijs. Wanneer dit vakje is aangevinkt worden de bedragen als inclusief BTW geïnterpreteerd.

8

BTW tarief.

 

Als u klaar bent met invullen klikt u op knop 4 om verder te gaan naar plaatje 3.

 

Plaatje 3: Verkoopboek stap 2 datum, bedrijf omschrijvingen etc.

In dit scherm vult u de volgende gegevens in:

1)       Boekdatum.

2)       BTW-datum.

3)       Bedrijf of (prive-debiteur).U kunt hier een nieuw bedrijf aanmaken door een naam te typen die nog niet voorkomt.

4)       Geadresseerde van factuurbrief (u kunt hier een nieuwe relatie aanmaken door een naam te typen die nog niet voorkomt).

5)       Datum factuur (dit is de datum die in de factuurbrief komt te staan, meestal zijn de datums bij 1, 2 en 5 aan elkaar gelijk).

6)       Per e-mail versturen kunt u aanvinken wanneer u PapHtmlEmail geinstalleerd hebt (zie ftp://www.papsoftware.nl). U kunt dan de factuur als e-mail in HTML opmaak versturen (ziet er precies hetzelfde uit als het word document).

 

Verder kunt u hier de omschrijvingen aanpassen zoals u ze in de factuurbrief wilt afdrukken.

Klik op de knop met het pijltje naar rechts om naar het invoerscherm te gaan (plaatje 4).

 

Plaatje 4: Verkoopboek stap 3

Verkoopboek stap 3: bedragen in het grootboek zetten en invoeren factuur

1

De recordkiezers. Klik hierop met de muis om een regel te selecteren. Met de delete knop kunt u de regel dan verwijderen.

2

Bedrag debet.

3

Kies hier een factuursjabloon.

4

Bedrag credit.

5

Omschrijving van de boekingsregel.

6

Extra tekst die aan de factuurbrief wordt toegevoegd. Voorwaarde is wel dat in de factuursjabloon het samenvoegveld: ‘Korte_omschrijving_factuur’ voorkomt!

7

Terug naar plaatje 3

8

Boeking invoeren. En factuurbrief aanmaken.

9

Nieuwe regel aanmaken.

10

Voorraadwizard. Hiermee kan (zie ook plaatje 1 en 2) in tweede instantie alsnog een voorraadboeking worden gedaan.

11

Activa wizard voor verkoop vaste activa.

12

Grootboekrekening.

13

BTW-tarief.

14

Wanneer de factuur reeds voldaan is (bv per kas) kunt u dit aanvinken. U krijgt dan bij invoeren de keuze op welke grootboekrekening u wilt afboeken.

 

 

 

Door de horizontale scrollbalk naar rechts te bewegen vindt u nog een aantal velden die alleen van betekenis zijn bij speciale boekingen op vaste activa en voorraad. Deze velden worden automatisch ingevuld maar kunnen (meestal) wel worden overschreven.

 

 

 

De factuurbrief

 

Tenslotte nog een paar voorbeelden van hoe de factuur later in het grootboek kan worden opgezocht

Het eerste plaatje is het overzicht debiteuren/crediteuren. Dubbelklik in dit plaatje op ‘D10F00005’ in de tweede regel en het ‘boeking detailscherm’ wordt geopend. Vanuit het eerste plaatje kunt u naar het derde plaatje door te dubbelklikken op het saldo in de tweede regel. U krijgt dan het betalingsoverzicht. Hier kunt u zien dat er op de factuur nog geen betaling is geweest.

Plaatje 5: Openstaande posten, journaalpost en betalingsoverzicht factuur

 

 

 

 

Opmerkingen

Debet of credit?

Bij invullen van een negatief bedrag in plaatje 2 wordt een creditfactuur gemaakt.

 

Het aanmaken en invoeren van de boeking in bovenstaand plaatje gaat dus als volgt:

 

1)       Open het verkoopboek

2)       Klik op knop 5 en vul de gegevens in (plaatje 1). Sluit het scherm van de voorraadwizard. Klik op knop 4 om verder te gaan.

3)       Vul gegevens in en klik op pijltje naar rechts.

4)       Kies een sjabloon en klik op ‘Invoeren’

5)       De factuurbrief wordt nu aangemaakt en opgeslagen in de database. Wacht tot het systeem hiermee klaar is.

6)       Het verkoopboek wordt opnieuw geopend.

7)       Print de factuurbrief uit.

 

Dit verkoopboek is niet geschikt voor het boeken van verkoop op projecten of orders. Gebruik hiervoor factureren projecten of overige facturen of gebruik de ordersmodule.

In dit verkoopboek wordt geen boeking gedaan in de aparte tabel voor magazijn of filiaalvoorraad. Gebruik hiervoor orders of projecten.