(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Administratie

(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->Nieuwe administratie

 

 

 

Beheer administraties

 

In Pap kunt u tegelijkertijd de administratie van verschillende bedrijven bijhouden. Per bedrijf kunnen meer dan één boekjaren openstaan. Een (boekhoudkundige) jaargang van een bedrijf noemen we in dit programma meestal een administratie.

Administraties zijn dus aan elkaar gekoppeld in een reeks van opeenvolgende jaargangen zolang ze nog actief zijn (niet afgesloten). Daarnaast kunnen er voor een bedrijf nog afgesloten administraties bestaan.

In een reeks gekoppelde actieve administraties worden bepaalde gegevens gedeeld (bijvoorbeeld de subadministraties voor debiteuren/crediteuren en voorraad).

 

De levenscyclus van een administratie ziet er zo uit:

Nieuwe administratie aanmaken

Al dan niet als vervolg op een eerdere administratie.

Vervolgadministratie toevoegen

Hiermee maakt u een grootboekschema aan voor het nieuwe jaar en boekt u daarin eventuele afschrijvingsboekingen voor vaste activa die nog niet geheel zijn afgeschreven.

Afsluiten

Alle gegevens worden losgekoppeld van de vervolgadministratie en de eindsaldi worden als beginbalansboeking in de vervolgadministratie weggeschreven. Het saldo van de Winst-verliesrekeningen wordt naar ‘onverdeeld resultaat’ geschreven etc.

Verwijderen

Na de administratie eventueel enkele jaren bewaard te hebben verwijdert u de gegevens definitief.

 

 

In het hoofdmenu van Pap kunt u een nieuwe administratie aanmaken die nog geen voorganger heeft. Doe dit via (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->Nieuwe administratie.

.

Plaatje 1: Nieuwe administratie aanmaken

Nieuwe administratie maken

Omschrijving administratie

Een aanduiding voor deze administratie ( = jaargang van de boekhouding van het bedrijf).

Administratiecode

Korte code voor deze jaargang (moet uniek zijn binnen de database).

Naam

Algemene naam voor alle jaargangen (naam bedrijf, moet uniek zijn voor deze reeks jaargangen).

Boekjaar

Boekjaar voor deze jaargang.

Voorvoegsel Intern

Deze code komt voor alle interne boekstuknummers te staan en moet uniek zijn binnen de database. Het intern boekstuknummer is een uniek nummer dat aan een journaalboeking wordt meegegeven. Alle journaalboekingen zijn opeenvolgend genummerd.

Voorvoegsel facturen

Deze code komt voor alle verkoopfactuurnummers te staan en moet uniek zijn binnen de database. Het extern boekstuknummer is bij verkoopfacturen het factuurnummer en bij inkoopfacturen het factuurnummer van de leverancier.

Eerste boeknummer intern

Dit invullen wanneer u niet wilt dat de interne nummering bij 1 begint.

Eerste factuurnummer

Dit invullen wanneer u niet wilt dat de factuurnummering bij 1 begint.

Kopiëren van:

Als u dit invult kunt u het grootboekschema kopiëren van een bestaande administratie.

 

 

U kunt vervolgens de nieuwe administratie openen en het administratiescherm bekijken via: (Boekhouding)->Stamgegevens->Administratie.

Plaatje 2: Het administratiescherm

Detailscherm administratie

1

Een vervolgadministratie op deze administratie maken (volgend boekjaar). De administratie moet dan de laatste zijn in een reeks actieve administraties.

2

Deze administratie afsluiten en loskoppelen van de actieve administraties. De administratie moet dan vooraan in een reeks actieve administraties staan. Alle debiteuren-/crediteurenposten moeten zijn afgeboekt en er mogen geen openstaande projecten meer zijn etc.

3

Wanneer de BTW-aangifte tot een bepaalde datum is bijgewerkt kunt u deze datum verhogen. Er kan dan geen BTW meer geboekt worden in de periode waarover reeds aangifte is gedaan.

4

Op dezelfde manier als bij BTW kunt u ook de boekdatum afsluiten. Het resultaat over de afgesloten periode ligt dan vast.

 

 

Klikt u in het administratiescherm op knop 1 (Plaatje 2 hierboven!) dan kunt u een volgend boekhoudkundig jaar openen. Dit is dus een volgend boekjaar in een reeds bestaande administratie, iets geheel anders dan wat er bij plaatje 1 te zien is!

Plaatje 3: Vervolgadministratie invoeren

 

Plaatje 4: Het administratiescherm van de nieuwe administratie

 

Met knop2 (plaatje 2) kunt u administraties afsluiten.

Plaatje 5: Het afsluiten van de oude administratie

 

Wanneer u de administratie van 2010 niet langer wilt bewaren gaat u weer naar het administratiescherm in de afgesloten administratie. Knop 1 geeft dan de mogelijkheid om de administratie te verwijderen.

Plaatje 6: Administratiescherm van een afgesloten administratie

Detailscherm administratie

1

Wanneer de administratie reeds eerder werd afgesloten/ontkoppeld kunt u met deze knop de gegevens geheel uit de database verwijderen. Eventuele projecten blijven bestaan maar kunnen via (Hoofdmenu)->Beheer->Opschonen database->Oude projecten verwijderen worden weggegooid.

 

 

Opmerkingen

 

Let op! Het afsluiten van een administratie (plaatje 5) is onomkeerbaar! De boekhouding wordt dan geheel losgekoppeld van de opvolgende jaargang(en). Het is aan te raden om een administratie pas af te sluiten als u op het punt staat om deze ook geheel te verwijderen (dus pas na de wettelijke bewaarperiode van 7 jaar). U kunt zonder problemen administraties open laten staan, wanneer u niet wilt dat er nog geboekt kan worden in de oude openstaande administraties kunt u de boekdatum verhogen (zie plaatje 2 bij 4).

 

Bij het verwijderen en afsluiten van administraties en het aanmaken van nieuwe administraties is het verstandig om ervoor te zorgen dat er op dat moment geen gebruikers in de database aan het werk zijn!