Sjablonen

(Hoofdmenu)->Beheer->Correspondentiesjablonen->Sjablonen maken / bijwerken

Sjablonen en sjabloonlijsten

Inleiding

Het programma heeft uitgebreide mogelijkheden voor het bijhouden van correspondentie. Brieven en documenten kunnen worden geïmporteerd of aangemaakt aan de hand van een sjabloon. Alle correspondentie wordt opgeslagen onder het bedrijf, de contactpersoon, de medewerker van uw eigen bedrijf die het document heeft aangemaakt en eventueel het project. Op deze manier zijn alle documenten gemakkelijk terug te vinden. Ook is er de mogelijkheid om documenten op te slaan als besprekingsverslag. In dit geval kan het document tegelijkertijd aan verschillende projecten, bedrijven medewerkers etc. gehangen worden.

We onderscheiden de volgende documentsoorten:

Documentsoort	bevat lijst
Aanmaning	Ja	Worden gebruikt bij het genereren van aanmaningen.
Abonnement	Ja	Facturen voor abonnementen.
Balans	Ja	Sjabloon voor het printen van de balans. Wordt niet gebruikt als normale correspondentie (d.w.z. heeft geen geadresseerde en wordt dus ook niet in de database opgeslagen).
Besprekingsverslag	Nee	Geen normale correspondentie. Besprekingsverslag kan aan meer dan één bedrijf, medewerker, project etc. gekoppeld worden.
Brief	Nee	Normale brief.
E-mail	Nee	Hier zijn geen sjablonen van. E-mails worden zonder sjabloon aangemaakt in Outlook®. Wel wordt automatisch het e-mailadres ingevuld indien aanwezig.
Factuur	Ja	Facturen voor projecten en losse facturen.
Fax	Nee	Net als normale brief maar met de layout van een fax.
Geïmporteerd document	Nee	Hier zijn uiteraard geen sjablonen van.
Inkoopbon	Nee	Inkoopbonnen worden gekoppeld aan kostenposten voor projecten.
Offerte	Ja	Offertebrieven voor projecten.
Orderfactuur	Ja	Voor facturatie op basis van artikelen. Te gebruiken bij orders. Kan ook bij kassaverkoop gebruikt worden.
Orderofferte/inkoopbon	Ja	Voor offerte en inkoopbon op basis van artikelen. Te gebruiken bij orders.
Pakbon	Ja	Voor orders
Magazijnbon	Ja	Voor orders

Voor het maken van nieuwe correspondentie gebruiken we sjablonen. Dit zijn Word® documenten met een eigen opmaak en samenvoegvelden (mailmerge velden). Bij het maken van het document worden op de plaats van de samenvoegvelden gegevens uit de database ingevuld (bijvoorbeeld naam- en adresgegevens). Hierna wordt het document geopend en kunt u uw tekst typen. Alle vaste gegevens als adres, bedrijfsnaam maar bijvoorbeeld ook uw eigen doorkiesnummer zijn dan al ingevuld. Voor het gebruik van mailmerge in Word® (Extra->Brieven en verzendlijsten->Afdruk samenvoegen) wordt u verwezen naar de documentatie van Word®.

Bij facturen, balanssjablonen, offertes etc. is er sprake van een document met daarin weer een lijst met een onbekend aantal regels (voorbeeld: bij facturen is dit de lijst waarin de bedragen gespecificeerd worden). Om het mogelijk te maken zowel het hoofddocument als deze lijst van opmaak en samenvoegvelden te voorzien wordt gebruik gemaakt van aparte lijstsjablonen. Door deze lijstsjablonen aan te passen en als samenvoegveld in de hoofdsjabloon te gebruiken (zie samenvoegveld {{LIJST_standaardfactuur}} in plaatje 2) kan iedere gekozen opmaak worden gerealiseerd. Zo kan bijvoorbeeld een factuursjabloon worden gemaakt waarin alleen de totaalregel wordt afgedrukt. Of een sjabloon voor de balans waarin bedragen voor balans- en winst/verliesrekeningen in dezelfde kolom zijn opgenomen etc.

Gebruik

De sjablonen en lijsten vindt u bij: (Hoofdmenu)->Beheer->Correspondentiesjablonen. Klik op de knop bij 1 in plaatje 1. U komt dan bij plaatje 2.

Plaatje 1: Sjablonen

Sjablonen
1	Hiermee opent u de sjabloon in Word®.
2	Hiermee kunt u de sjabloon zichtbaar maken voor andere gebruikers. Wanneer u hier alles leeg laat is de sjabloon voor iedereen beschikbaar.
3	Nieuwe sjabloon maken.
4	Sjabloon verwijderen.
5	Sjabloon op de geselecteerde regel kopiëren.
6	Naam sjabloon wijzigen.
7	Zelfde werking als knop 1. Werkt op de geselecteerde regel.

U ziet hoe hier in Word® samenvoegvelden worden toegevoegd. Samenvoegvelden die beginnen met: LIJST_ zijn factuurlijsten die via tabblad factuurlijsten zijn aangemaakt. Op de plaats van het samenvoegveld {{LIJST_standaardfactuur}} komt dus in het samengevoegde document de lijst met specificaties, bedragen, BTW en Totaal te staan!

De velden die beginnen met TRANSPORT_ kunnen gebruikt worden in de kop- en voettekst van het document. Deze velden geven tekst en bedrag voor de tussentijdse optelling van de bedragen wanneer de factuur uit meer pagina’s bestaat.

In Word 2007 vindt u de samenvoegvelden via tabblad: ‘Mailings’ knop: ‘Insert Merge field’ of: ‘Samenvoegveld toevoegen’. Zie 1 in plaatje 2 hieronder.

Plaatje 2: Factuursjablonen bewerken

Bij tabblad factuurlijsten hebben we nu één van de lijsten geopend d.m.v. de groene knoppen links. Iedere regel tussen twee dollartekens vertegenwoordigt een bepaald soort regel in de factuurlijst (zie tabel hieronder). Alle bewerkingen die u in Word® kunt doen zijn toegestaan mits u tussen de dollartekens blijft!

Plaatje 3: Factuursjabloonlijst bewerken

Soorten regels in factuurlijst		Alleen bij projecten
Eerste regel	Eerste regel boven de lijst. Hier komen nog geen bedragen in voor.
Hoofdregel onverdicht normaal	Wanneer bij projecten (tabblad calculatie) is gekozen voor onverdicht weergeven wordt deze regel gebruikt voor het weergeven van de tekst die bij de hoofdregel is ingevuld. Samenvoegveld bedrag_verdicht kan hier ook worden gebruikt en geeft dan het totaal van de subregels weer. Deze regel is voor hoofdregels die onder ‘normaal’ vallen.	Ja
Hoofdregel onverdicht percentages	Deze regel is voor onverdichte hoofdregels die onder ‘percentage’ vallen.	Ja
Hoofdregel onverdicht nacalculatie	Deze regel is voor onverdichte hoofdregels die onder ‘nacalculatie’ vallen.	Ja
Hoofdregel verdicht normaal	Wanneer bij projecten (tabblad calculatie) is gekozen voor verdicht weergeven wordt deze regel gebruikt voor het weergeven van de tekst die bij de hoofdregel is ingevuld. Samenvoegveld bedrag_verdicht kan hier ook worden gebruikt en geeft dan het totaal van de subregels weer. Deze regel is voor hoofdregels die onder ‘normaal’ vallen. Voor facturatie buiten de projecten wordt altijd deze regel gebruikt!
Hoofdregel verdicht percentages	Deze regel is voor verdichte hoofdregels die onder ‘percentage’ vallen.	Ja
Hoofdregel verdicht nacalculatie	Deze regel is voor verdichte hoofdregels die onder ‘nacalculatie’ vallen.	Ja
Specificatieregel uren	Specificatieregel die valt onder een onverdichte hoofdregel. Deze regel is voor posten die onder ‘uren’ vallen. Gebruik hier samenvoegveld ‘bedrag’.	Ja
Specificatieregel uren nacalculatie	Deze regel is voor posten die onder ‘uren nacalculatie’ vallen.	Ja
Specificatieregel kilometers	Deze regel is voor posten die onder ‘kilometers’ vallen.	Ja
Specificatieregel kosten	Deze regel is voor posten die onder ‘kosten’ vallen.	Ja
Specificatieregel kosten nacalculatie	Deze regel is voor posten die onder ‘kosten nacalculatie’ vallen.	Ja
Specificatieregel extra posten	Deze regel is voor posten die onder ‘extra posten’ vallen.	Ja
Specificatieregel extra posten nacalculatie	Deze regel is voor posten die onder ‘extra posten nacalculatie’ vallen.	Ja
Specificatieregel percentages	Deze regel is voor posten die onder ‘percentages’ vallen.	Ja
Subtotalen	Subtotalen waarover percentage moet worden berekend. Wordt boven de percentageregels afgedrukt.	Ja
Subtotalen ex. BTW	Subtotalen waarover BTW moet worden berekend. Wordt boven BTW regels afgedrukt. Voor BTW hoog, laag en vrij.
BTW	BTW bedrag. Voor BTW hoog, laag en vrij.
Totalen	Totaalbedrag. Onderste regel van de lijst.

	Voor lijsten bij balans, aanmaning etc. is uiteraard een andere indeling van toepassing. Uit de tekst en de meegeleverde voorbeeldlijsten blijkt de functie van de regels.

Opmerkingen

Wanneer u regels uit lijsten wilt weglaten kunt u alle tekst tussen de dollartekens geheel verwijderen (de dollartekens zelf moeten dan wel blijven staan!). Hiermee kunt u bijvoorbeeld facturen maken waarin alleen BTW en eindtotaal wordt afgedrukt.

Als basissjabloon voor alle documenten in Pap wordt een apart sjabloondocument gebruikt genaamd ‘Mailmerge.dot’. Het bestand ‘Normal.dot’ wordt dus door Pap niet als standaardsjabloon gebruikt! Normaal gesproken bevindt het bestand ‘Mailmerge.dot’ zich in de map: ‘C:\Program files\Pap\Template’. Dus wanneer u voor de opmaak van uw documenten opmaakstijlen wilt definiëren past u ‘Mailmerge.dot’ aan.