1) (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Projecten->Inkoop op projecten 2) (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Projecten->Inkoop op projecten zonder begroting vooraf

 

1) Inkoopboek projecten

 

Inleiding

In dit scherm kunt u inkoopfacturen inboeken die als kostenpost reeds op een project zijn ingevoerd. Ook is het mogelijk nieuwe kostenposten op projecten aan te maken vanuit dit scherm (zie plaatje 1). Het inkoopboek voor projecten kan ook gebruikt worden om één enkele inkoopfactuur te verdelen over verschillende kostenposten op verschillende projecten. De projecten kunnen ook van een ander boekjaar zijn dan de administratie waarin de factuur wordt ingevoerd.

Om dit mogelijk te maken wordt iedere kostenpost ingevoerd als aparte subfactuur. De zo gemaakte subfacturen worden echter direct afgeboekt (waardoor het saldo nul wordt) en bijgeboekt op een groepsfactuur. De groepsfactuur bevat het totale bedrag van de inkoopfactuur en wordt ingevoerd in de administratie waarin het inkoopboek projecten is geopend. Hierdoor verkrijgen we dus alle afzonderlijke posten die nodig zijn om de verschillende projecten onafhankelijk van elkaar naar de winst/verliesrekening te kunnen doorboeken en tegelijkertijd hebben we in de huidige administratie één openstaande factuur aangemaakt voor het volledige bedrag die dienst doet in de crediteurenadministratie en BTW registratie.

 

Zoals in het gewone inkoopboek kan er gekozen worden voor inclusief of exclusief boeken. Bij deze keuze moet echter direct worden aangegeven van welke BTW-tarieven men gebruik wil maken (zie plaatje 2 nummer 4). Meestal zal men hier IH (inclusief BTW Hoog) of EH (exclusief BTW Hoog) kiezen.

Ter illustratie in het voorbeeld van plaatje 2 hebben we IHL gekozen (inclusief hoog en laag tarief). In dat geval worden voor elke kostenpost twee regels aangemaakt: één voor het bruto bedrag m.b.t. het hoge tarief en één voor het bruto bedrag m.b.t. het lage tarief (zie plaatje 3)

Alle mogelijke tarieven zijn:

 

IH	Inclusief het hoge BTW-tarief.
IL	Inclusief het lage BTW-tarief.
IHV	Inclusief hoog- en  0% tarief.
ILV	Inclusief laag- en  0% tarief.
IHL	Inclusief hoog- en  laag tarief.
IHLV	Inclusief hoog-, laag- en  0% tarief.
EH	Exclusief het hoge BTW-tarief.
EL	Exclusief het lage BTW-tarief.
EHV	Exclusief hoog- en  0% tarief.
ELV	Exclusief laag- en  0% tarief.
EHL	Exclusief hoog- en  laag tarief.
EHLV	Exclusief hoog-, laag- en  0% tarief.
V	Alleen het 0% tarief.

 

 

Gebruik

In het voorbeeld wordt een inkoopfactuur geboekt die uit drie delen bestaat.

1)       107,10 incl. BTW hoog voor project A600320. Deze kostenpost is nog niet in het project aanwezig en moet in plaatje 1 worden aangemaakt door klikken op knop 9 in plaatje 2.

2)       142,80 incl. BTW hoog en 50,00 incl. BTW laag voor project A600321. Deze kostenpost was al in de projecten aanwezig.

3)       155,10 incl. BTW die niet op een project geboekt moet worden.

 

De leverancier is de Boer, factuurdatum is 15-06-2010 en het factuurnummer is 004.

 

Hieronder wordt de nieuwe kostenpost aangemaakt. Als het bedrijf bij leverancier nog niet voorkomt kunt u het aanmaken door een nieuwe naam te typen.

Plaatje 1: Kostenpost op project aanmaken vanuit inkoopboek projecten (zie ook tabblad kosten)

 

Plaatje 2: Gegevens invullen, bedrijf uitkiezen en klikken op knop 7

Inkoopboek projecten stap 1
1	Boekdatum voor de groepsfactuur
2	BTW-datum voor de groepsfactuur
3	Totaalbedrag
4	BTW-boeksoort (de verschillende BTW-tarieven die gebruikt gaan worden)
5	Verschilbedrag
6	Factuurnummer
7	Door naar plaatje 3
8	Leverancier
9	Nieuwe kostenpost aanmaken op een project
10	Bedrijf opzoeken
11	Factuurdatum

 

Als u klaar bent met invullen klikt u op knop 7 om verder te gaan naar plaatje 3.

 

Plaatje 3: De inkoopfactuur verdelen over verschillende inkoopposten

Inkoopboek projecten stap 2
1	Deze vakjes aanvinken als u de regel wilt meenemen in de subfacturen
2	Bedrag debet
3	Verschil met totaalbedrag
4	Omschrijving
5	Terug naar plaatje 2
6	Invoeren
7	Nieuwe kostenpost aanmaken
8	BTW-tarief
9	Boekdatum voor de subfactuur
10	Gebruik dit wanneer de factuur reeds voldaan is. U kunt dan direct bij het inboeken de factuur alweer afboeken.

 

Klik op Invoeren. In dit geval is de boeking nog niet klaar omdat er nog een verschilbedrag is. Zo komen we terecht bij plaatje 4.

 

Plaatje 4: Wanneer er een bedrag overblijft via gewone inkoopboek wegboeken

Eventueel verschilbedrag via het gewone inkoopboek
1	Recordkiezers, u kunt hiermee eventueel records verwijderen
2	Bedrag debet
3	Bedrag credit
4	Omschrijving
5	Verschilbedrag
6	Invoerknop
7	Grootboekrekening
8	Activawizard (voor vaste activa)
9	Nieuwe regel
10	BTW tarief
11	Inkoop op ‘Overig’. Als u om wat voor reden dan ook het ‘N’-tarief (BTW Niet van toepassing) wilt gebruiken.

 

Dit is in feite hetzelfde als het gewone inkoopboek. Als u bij 11 ‘inkoop op overig’ aanvinkt kunt u eventueel het verschilbedrag op een gekoppelde rekening boeken waarna een nieuw projectinkoopscherm wordt geopend voor de gekoppelde administratie. Zo is het dus zelfs mogelijk om een enkele inkoopfactuur te verdelen over verschillende projecten in verschillende jaargangen van verschillende administraties!

 

 

2) Inkoopboek projecten zonder begroting vooraf

 

Inleiding

Normaal gesproken boekt u de kosten in een zo vroeg mogelijk stadium in de projecten in. Dat is dus direct nadat u de bestelling bij de leverancier geplaatst heeft, en nog voordat u de factuur van de leverancier binnen heeft.

Het voordeel van deze werkwijze is dat de andere medewerkers van uw bedrijf op ieder moment kunnen zien wat er aan kosten op het project te verwachten is.

In dat geval heeft u dus bij het inboeken van de definitieve inkoopfactuur de kostenposten bij tabblad kosten (zie projecten) allang ingevoerd en moet u dus bij het inboeken van de inkoopfactuur reeds bestaande kostenposten afboeken.

U doet dit op de manier die hierboven bij 1) beschreven is.

 

In andere gevallen zult u echter de kosten achteraf op de projecten willen boeken (dus direct bij het inboeken van de inkoopfactuur). Denk bijvoorbeeld aan het inboeken van inkopen die u zelf bij een groothandel heeft afgehaald en contant heeft afgerekend.

In die gevallen kunt u terecht bij het ‘inkoopboek projecten zonder begroting vooraf’ (zie plaatje 5). U kunt hierin de kosten direct op de projecten inboeken. De posten bij tabblad kosten worden automatisch aangemaakt, alsmede een regel bij tabblad materialen.

Ga hiervoor naar: (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Projecten->Inkoop op projecten zonder begroting vooraf

 

Plaatje 5: Inkoop direct op een project boeken

 

 

 

 

Opmerkingen

Debet of credit?

Normaal gesproken voert u bedragen debet in (plaatje 3 nr. 2). Bij creditfactuur credit. Het bedrag dat bij 3 in plaatje 2 moet worden ingevuld is dus normaal credit (en bij een creditfactuur debet).

 

Het aanmaken en invoeren van de boeking in bovenstaand plaatje gaat dus als volgt:

 

1)       Open het inkoopboek projecten

2)       Maak eventueel nieuwe posten op de projecten aan (knop 9 plaatje 2).

3)       Vul datum (1, 2 en 11), factuurgegevens (4, 6 en 8) en totaalbedrag (3) in plaatje 2 in.

4)       Klik op knop 7 in plaatje 2.

5)       Vink de regels aan die u wilt gebruiken (1) en vul daarvoor de bedragen in (2) in plaatje 3.

6)       Klik op ‘Invoeren’ in plaatje 3.

7)       Als er een verschilbedrag is voert u dit in als een normale inkoopfactuur.

8)       Wanneer hierna weer ‘Invoeren’ wordt gekozen wordt de gehele boeking ingevoerd. Wordt de boeking bij stap 7 afgebroken dan wordt de gehele boeking niet ingevoerd.