(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Invoeren boekingen->Kasboek

 

Kasboek

 

Inleiding

Het kasboek is het invoerscherm waarmee mutaties van een bepaalde kasrekening kunnen worden bijgehouden. Er kan meer dan één kasrekening in een administratie aanwezig zijn en voor iedere kasrekening kan een kasboek aangemaakt worden (zie voor het aanmaken van grootboekrekeningen en dagboeken aldaar).

Het kasboek is dus een dagboek met een vaste tegenrekening. Zie in onderstaand plaatje de grijze regel boven de drie blauwe boekingsregels (bij ‘Totaal van deze boeking’). Deze regel vertegenwoordigt de vaste tegenrekening.

Er kunnen BTW-gerelateerde boekingen met het kasboek worden gedaan en (vaste-) activaboekingen en debiteuren/crediteuren boekingen kunnen ook via het kasboek lopen.

Alle bedragen die in het kasboek worden gebruikt worden beschouwd als inclusief BTW.

De BTW-soorten waaruit gekozen kan worden zijn:

 

BTW Niet van toepassing	Voor boekingen die niets met BTW te maken hebben. Zoals het verplaatsen van geld van de ene naar de andere rekening. Het afboeken van openstaande debiteuren- of crediteurenposten gaat ook via het ‘N-tarief’. De BTW is hier immers bij het uitschrijven of inboeken van de factuur al verrekend en moet niet nog een keer geboekt worden!
Overige BTW-tarieven voor inkoop en verkoop	Zie: BTW-rubrieken

 

 

Gebruik

Uit onderstaand plaatje is de functionaliteit van het kasboek af te lezen. Het voorbeeld is een inkoop via de kas van een aantal producten bestemd voor gebruik in de kantine. Er zit BTW op de producten (IL = Inkoop Laag). Voor de onderste regel is een andere boekdatum gekozen (15-5-2010) omdat de aanschaf op een ander tijdstip heeft plaatsgevonden. Alle regels hebben dezelfde BTW-datum. De grootboekrekening is voor alle regels: ‘Kantinekosten’ (een Winst/Werlies rekening waarop met de inkoop BTW-tarieven kan worden geboekt).

 

 

Het kasboek
1	De recordkiezers. Klik hierop met de muis om een regel te selecteren. Met de delete knop kunt u de regel dan verwijderen.
2	Bedrag debet. Er is in dit plaatje dus sprake van drie debetboekingen op grootboekrekening kantinekosten.
3	Bedrag credit.
4	Omschrijving van de boeking.
5	Beginsaldo en eindsaldo bij deze boeking. Als bij boeken blijkt dat het kassaldo op enig moment in de toekomst kleiner dan nul wordt treedt er een fout op.
6	Klik op deze knop om de boeking in te voeren.
7	Grootboekrekening. Dubbelklikken op een ingevulde rekening zorgt ervoor dat deze rekening wordt overgenomen in de regels waar nog geen rekening is ingevuld.
8	Met deze knop maakt u nieuwe boekingsregels aan.
9	Met deze knop kunt u openstaande debiteuren of crediteurenposten opzoeken om via dit kasboek af te boeken. Wanneer bij 7 de rekening ‘debiteuren’ of ‘crediteuren’ wordt gekozen verschijnt het zoekscherm ook automatisch.
10	BTW berekening. IL (Inkoop Laag) betekent dat voor de BTW het lage tarief zal worden gebruikt en dat de BTW zal worden beschouwd als voorbelasting (BTW uit inkoop). In kas- en bankboek zijn de boekingen altijd inclusief. Dit betekent dat het bedrag van 24,70 bij Frisdrank zal worden gesplitst in 1,40 naar ‘BTW 6% voorbelasting’ en 23,30 naar ‘kantinekosten’.
11	De wizard voor verkopen van voorraad. Deze hoeft niet gebruikt te worden voor een voorraadboeking. U kunt ook direct bij 7 een voorraadrekening kiezen. U wordt dan automatisch om de noodzakelijke gegevens gevraagd.
12	Boekdatum. Dit is de datum die voor deze boekingsregel zal worden gebruikt bij het opmaken van de balans en de winst/verliesrekening. Dubbelklikken is de waarde doorvoeren voor alle regels.
13	Wizard vaste activa. Net als bij voorraad kunt u ook direct bij 7 een rekening voor vaste activa kiezen. U wordt dan automatisch om de noodzakelijke gegevens gevraagd.
14	BTW-datum. Deze datum wordt voor de boekingsregel gebruikt als het gaat om de BTW aangifte. Dubbelklikken is de waarde doorvoeren voor alle regels.
15	Verwijderde kasboeking opnieuw inlezen (zie: journaalposten verwijderen)
	Door de horizontale scrollbalk naar rechts te bewegen vindt u nog een veld ‘kostenplaats’ en een aantal velden die alleen van betekenis zijn bij speciale boekingen op debiteuren/crediteuren, vaste activa en voorraad. Deze velden worden automatisch ingevuld maar kunnen (meestal) wel worden overschreven.

 

 

 

Opmerkingen

Let op de grijze regel boven de drie blauwe regels in het plaatje. Samen vormen deze vier regels een journaalpost met 36,45 credit op de kasrekening en 36,45 debet op rekening kantinekosten. Als er verwarring is over of een bedrag debet of credit moet worden geboekt geeft de bovenste regel een houvast: Bij inkoop moet het kasboek worden gecrediteerd. De drie bedragen voor ‘kantinekosten’ moeten dus aan de debetzijde worden ingevuld.

Let op! De echte journaalpost voor deze boeking ziet er anders uit. Hierin zijn ook de BTW-regels meegenomen. Tevens is er voor iedere regel een tegenboeking naar de kasrekening. Dit is noodzakelijk omdat de balans per boekdatum in evenwicht moet zijn en er in het kasboek per regel een andere boekdatum gekozen kan worden.

De werkelijke journaalpost verschijnt na boeken in het ‘Boekingsverslag en BTW-correctie’ scherm (zie hieronder).

 

Voor speciale boekingen (debi- crediteuren, voorraad of vaste activa) zijn de knoppen 9 , 11 en 13. Maar u kunt ook bij 7 één van deze speciale rekeningen selecteren. U wordt dan om de noodzakelijke gegevens gevraagd om de boeking te kunnen voltooien.

 

Het aanmaken en invoeren van de boeking in bovenstaand plaatje gaat dus als volgt:

 

1)       Open het kasboek

2)       Maak drie regels aan met de groene knop. (8)

3)       Vul de omschrijvingen in. (4)

4)       Vul de bedragen in. (2 en 3)

5)       Vul de grootboekrekeningen in. (7)

6)       Vul de BTW-soort in (10).

7)       Kijk of de boek- en BTW-datum goed staat. (12 en 14)

8)       Klik op invoeren. (6)

9)       Na boeken verschijnt eerst het interne boekstuknummer. Dit nummer kan gebruikt worden om de boeking later weer via het grootboek terug te vinden. In bovenstaand voorbeeld is het verstandig om dit nummer te noteren op de kassabon van de winkel waar de artikelen gekocht zijn.

10)   Hierna verschijnt het ‘Boekingsverslag en BTW-correctie’ scherm. Indien er sprake is van BTW uit inkoop (zoals in bovenstaand voorbeeld) kan dit scherm ook gebruikt worden om een correctie toe te passen op de berekende BTW wanneer deze niet gelijk is aan de door de leverancier berekende BTW.

11)   De boeking is nu klaar. Om het makkelijk te maken een aantal boekingen achter elkaar in te voeren opent het kasboek zich nu voor een nieuwe boeking. Dit scherm is gemakkelijk te sluiten d.m.v. de pause/break toets op uw toetsenbord.