(Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Relaties of Contactpersonen

(Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Bedrijven, Klanten en Leveranciers

 

 

Bedrijven en relaties

 

Inleiding

Via bedrijven en relaties kunnen adresgegevens, correspondentie, geplande activiteiten en debiteuren- of crediteurengegevens worden bijgehouden. Klant- en leveranciersgegevens kunnen worden betrokken bij het versturen van mailings en het maken van selecties en overzichten. Zowel bij bedrijven als bij contactpersonen kan een onbeperkt aantal tabbladen met vrije velden worden aangemaakt waaraan per gebruiker lees- en schrijfrechten kunnen worden toegekend. De vrije velden kunnen worden gebruikt in selecties en correspondentiesjablonen.

 

Terminologie

In het programma wordt de term 'bedrijven' gebruikt voor alle soorten van klanten en leveranciers. Wanneer u wilt factureren aan privépersonen dan zult u die ook als 'bedrijf' moeten invoeren. U maakt zo bijvoorbeeld als bedrijf 'Familie Jansen' aan, met contactpersoon 'Jansen'. Hierna kunt u factureren aan de heer Jansen. Pap maakt geen onderscheid tussen bedrijven en privépersonen om de gegevens zoveel mogelijk op een uniforme manier op te kunnen slaan. Om dezelfde reden wordt er geen onderscheid gemaakt tussen debiteuren en crediteuren. U kunt op hetzelfde bedrijf zowel inkoop als verkoop boeken.
De term 'relaties' wordt in het programma gebruikt om contactpersonen bij bedrijven (of privé klanten dus) aan te geven.

 

Gebruik

 

Via (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Bedrijven, Klanten en Leveranciers komen we bij het bedrijvenoverzicht. Klik op knop 1 in plaatje 1 om het detailscherm bedrijven te openen.

Plaatje 1: Overzicht bedrijven en detailscherm bedrijf

Bedrijven

Knop 1

Opent detailscherm geselecteerde regel.

Knop 1

Nieuw bedrijf invoeren.

Knop 2

Hiermee kunt u dit bedrijf ontdubbelen wanneer het meer dan één keer in de database voorkomt.

Knop 3

Printen overzicht.

Knop 4

Speciale filter gebruiken.

Knop 5

Bedrijf verwijderen.

Knop 6

Opent detailscherm geselecteerde regel.

Knop 7

Zoeken naar bedrijf

Knop 8

Nieuwe brief invoeren

Factuur aan:

Wanneer hier iets is ingevuld wordt deze persoon automatisch ingevuld als contactpersoon bij nieuwe facturen.

Bezoekadres

Wordt gebruikt bij correspondentie/factuur wanneer correspondentie/factuur-adres niet ingevuld is.

Correspondentieadres

Wordt (indien aanwezig) gebruikt bij correspondentie en bij factuur wanneer factuuradres niet ingevuld is.

Factuuradres

Wordt (indien aanwezig) gebruikt bij factureren.

Bank / Giro

Rekeningnummer. Belangrijk bij elektronisch bankieren.

Betaaltermijn

Voor het bepalen van de betaaldatum bij aanmaken facturen (ook bij inkoop). Laat u dit leeg dan wordt dit als 21 dagen gerekend.

Tabblad Contactpersonen

Relaties bij dit bedrijf.

Tabblad Acties

Acties van dit bedrijf.

Tabblad Correspondentie

Correspondentie van dit bedrijf.

Tabblad Staffels

Kortingsstaffels voor dit bedrijf (zie orders)

Tabblad Orders

Overzicht van de orders voor deze klant of leverancier (zie orders). Indien gewenst kan dit tabblad onzichtbaar gemaakt worden.

Tabblad Facturen

Overzicht van alle facturen voor deze klant of leverancier. Indien gewenst kan dit tabblad onzichtbaar gemaakt worden. Vanuit dit scherm kunnen facturen ook per kassa worden afgerekend.

Tabblad Abonnementen

Overzicht van alle abonnementen voor deze klant. Indien gewenst kan dit tabblad onzichtbaar gemaakt worden.

Tabblad Kassaverkopen

Overzicht van alle kassabonnen en overige magazijnmutaties voor deze klant of leverancier. Makkelijk om na te zoeken wat een klant per kassa of order aan artikelen bij u gekocht heeft. Indien gewenst kan dit tabblad onzichtbaar gemaakt worden.

 

 

Via (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Relaties of Contactpersonen komen we bij het contactpersonenoverzicht. Kan ook via tabblad contactpersonen in plaatje hierboven.

Plaatje 2: Overzicht relaties en detailscherm relatie

Relaties of contactpersonen

E-mail werk

Wordt gebruikt in combinatie met PapHTMLEmail

Tabblad Acties

Acties van deze relatie.

Tabblad Correspondentie

Correspondentie van deze relatie.

 

 

Opmerkingen

Op de meeste plaatsen in het programma kunnen bedrijven en relaties direct worden aangemaakt door een nieuwe naam te typen in het keuzelijstje waaruit namen moeten worden geselecteerd. Typt u bijvoorbeeld bij ‘factuur aan:’ in plaatje 1 de tekst ‘Peters’ dan wordt (nadat u uw keuze bevestigd heeft) contactpersoon: ‘Peters’ automatisch aangemaakt onder bedrijf: ‘Adema’ en ingevuld als contactpersoon voor facturatie.