(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Debiteuren crediteuren->Aanmaningen

 

Inleiding

 

In Pap kunt u op twee manieren aanmaningen versturen:

1)       Door administratiekosten en rente in rekening te brengen voor een aantal facturen (zie plaatje 1 en 2). Na invoeren van de journaalposten voor deze extra kosten opent zich automatisch het scherm bij plaatje 4 en kunt u de betalingsherinneringen aanmaken en versturen.

2)       Zonder administratiekosten en rente. U klikt dan bijvoorbeeld op: ‘(Boekhouding)->Debiteuren Crediteuren->Aanmaningen->Aanmaningen per bedrijf’ en komt bij plaatje 3. Daar kunt u een voorselectie maken van welke facturen moeten worden aangemaand.

 

De aanmaningsbrieven kunnen vanuit Word worden afgedrukt en per post verstuurd, maar u kunt ze ook per e-mail versturen. Hiervoor moet u het programma ftp://www.papsoftware.nl/PapHTMLEmail.exe gedownload en geinstalleerd hebben.

 

Een aantal basisbegrippen zijn van belang:

            1) Factuurdatum: Zoals opgegeven bij inboeken van de factuur (zie debiteuren/crediteuren).

            2) Betaaldatum: Factuurdatum plus betalingstermijn (zie klantgegevens en debiteuren/crediteuren).

            3) Aantal dagen verlopen: Aantal dagen tussen de huidige- en de betaaldatum.

            4) Aantal aanmaningen: Het aantal eerder verstuurde aanmaningen voor de bewuste factuur. Hiermee kunt u ervoor zorgen dat de klant de tweede keer een andere aanmaningsbrief krijgt.

 

 

We behandelen nu eerst het ophogen van de facturen met rente en administratiekosten. Daarna komt het maken van de aanmaningsbrieven aan bod.

 

 

1) Administratiekosten en rente berekenen

Hiervoor gaat u naar (Boekhouding) ->Debiteuren crediteuren->Aanmaningen->Administratiekosten en rente in rekening brengen

 

U vult de gegevens in aan de hand van de tabel hieronder. De gegevens in de roze kolommen moeten worden gezien als bijtellingen op de eventueel eerder opgelopen administratiekosten en rente.

U vult de kolommen voor bij te tellen administratiekosten door eerst de eventueel afwijkende bedragen in te vullen, daarna kunt u door dubbelklikken de nog niet ingevulde bedragen invullen. Dubbelklikt u bijvoorbeeld in plaatje 1 op de 5 (zie 3) dan wordt 5,00 ingevuld als bij te tellen administratiekosten in de onderste drie regels (zie plaatje 2).

De bijtelkolom voor rente kunt u invullen met behulp van 9 en 10 in plaatje 1. Knop 10 rekent automatisch de rente uit op basis van het percentage (op jaarbasis) bij 9. U kunt kiezen of u de rente wilt laten ingaan per factuurdatum of per betaaldatum (zie 8 , plaatje 1)

De zo ingevulde bedragen in de roze kolommen worden pas definitief gemaakt wanneer u op ‘Invoeren’ klikt.

 

Na het bijboeken van de kosten in het grootboek opent zich het scherm in plaatje 4. U moet immers de klant wel op de hoogte stellen van de opgelopen kosten, dat doet u door het versturen van een aanmaningsbrief.

 

Plaatje 1:

Administratiekosten en Rente
1	Alle facturen in één keer aan- of uitzetten (zie bij 2)
2	De gekozen factuur aan- of uitzetten. Is dit vakje uitgevinkt dan wordt de factuur niet meegenomen bij het bijtellen of aanmanen.
3	De beoogde bijtelling voor de administratiekosten. Dubbelklikken op een ingevuld veld neemt dat bedrag over in alle lege vakjes.
4	De boek- en BTW-datum voor de boeking van administratiekosten en rente.
5	Grootboekrekeningen en BTW-tarieven voor administratiekosten- en renteboeking.
6	Aanmaningsbrieven per debiteur of per individuele factuur aanmaken (zie aanmaningen versturen).
7	De boeking invoeren en het scherm bij plaatje 4 openen.
8	Rente berekenen (zie ook 9 en 10) per factuurdatum of per betaaldatum.
9	Rentepercentage op jaarbasis.
10	Berekenen rente en invullen in kolom ‘bijtellen’.

 

Plaatje 2: Alle roze vakjes zijn ingevuld. Klikken op ‘Invoeren’ brengt ons bij plaatje 4.

Plaatje 2:

 

 

2) Aanmaningen versturen

Wij adviseren u bij het maken van aanmaningen uw virusscanner tijdelijk te deactiveren (zie virusscanners)!

 

 

In Pap kunt u in één keer een document aanmaken met betalingsherinneringen aan alle bedrijven die facturen langer dan een bepaald aantal dagen hebben openstaan. Om het printen makkelijker te maken worden de brieven per 100 exemplaren samengevoegd tot één Word® document. De brieven worden ook per exemplaar geïmporteerd in de database en gekoppeld aan het desbetreffende bedrijf.

Het systeem houdt bij hoeveel aanmaningen er per factuur verstuurd zijn. Hierdoor is het mogelijk een andere tekst te gebruiken voor de eerste aanmaning dan voor bijvoorbeeld de vierde. Hiertoe kunnen verschillende aanmaningssjablonen worden gemaakt (zie sjablonen). Bij het uitdraaien van de aanmaningen kan dan worden aangegeven welke sjabloon moet worden gebruikt voor welk aantal aanmaningen (zie plaatje 5).

De sjablonen voor aanmaningen bestaan uit een hoofddocument (waarin u de tekst voor de aanmaning kwijt kunt) en eventueel een lijst met op elke regel een specificatie van factuurnummer, datum, openstaand saldo etc. Deze lijst is ook geheel naar eigen behoefte op te maken.

 

In plaats van het printen van een Word document met de verzamelde aanmaningen kunt u ze ook automatisch per e-mail versturen. U moet daarvoor het programma ftp://www.papsoftware.nl/PapHTMLEmail.exe gedownload en geinstalleerd hebben. In plaatje 4 bij 4 vinkt u ‘per e-mail versturen’ aan.

 

 

Er zijn twee manieren om aanmaningen te versturen: per bedrijf en per factuur. Normaal gesproken heeft de ‘per bedrijf’ methode de voorkeur.

 

Per bedrijf

Per bedrijf (debiteur) één brief met daarin een lijst van alle openstaande facturen (inclusief eventuele creditfacturen en facturen die nog niet te lang openstaan*). Uiteraard worden alleen die bedrijven aangemaand die tenminste één openstaande factuur hebben die over tijd is.

 

Per factuur

Wanneer u de aanmaningen wilt versturen per factuurnummer (een bedrijf krijgt dan dus één brief per factuur die over tijd is) kan dat ook.

Een voordeel hiervan kan zijn dat facturen die nog niet over tijd zijn niet in de lijst met openstaande facturen worden meegenomen en dus niet in de brief worden afgedrukt (zie bij * hierboven). Maar ieder voordeel heeft zijn nadeel: wanneer er een creditfactuur is gemaakt voor een deel van het totaalbedrag van een factuur wordt dit in de aanmaningsbrief niet zichtbaar! In deze gevallen zult u dus zelf aanpassingen moeten doen. Daarnaast kan het zijn dat sommige bedrijven twee of meer brieven ontvangen (één per factuur). In de meeste gevallen zal het daarom beter zijn de methode van aanmaningen per bedrijf  te hanteren!

 

 

Voor het maken van aanmaningen per factuur kunt u op dezelfde wijze te werk gaan als bij aanmaningen per bedrijf. De sjablonen en sjabloonlijsten zijn onderling uitwisselbaar. Het enige verschil is dat bij aanmaningen per bedrijf de sjabloonlijst met openstaande posten uit meer dan één factuur kan bestaan en dat het aantal eerder verstuurde aanmaningen in dat geval wordt bepaald door de factuur met het hoogste aantal aanmaningen!

 

Wanneer u na het uitdraaien van aanmaningen besluit bepaalde brieven niet te versturen kunt u via het aanmaningen overzicht het aantal aanmaningen voor deze facturen verlagen (zie plaatje 9).

 

Gebruik

Bij plaatje 3 t/m plaatje 6 zien we hoe aanmaningen per debiteur worden aangemaakt.

Plaatje 7 en 8 laten zien hoe we aanmaningen per factuur maken.

Plaatje 9 is het aanmaningen overzicht.

 

 

2a) Eén brief per bedrijf (=per debiteur)

(Boekhouding)->Debiteuren Crediteuren->Aanmaningen->Aanmaningen per bedrijf. Klikt u op de groene pijl dan komt het scherm van plaatje 4 naar voren.

Plaatje 3: Aanmaningen maken (één brief per bedrijf). Deze stap wordt overgeslagen wanneer u administratiekosten en rente berekend hebt.

Aanmaningen genereren
Aantal dagen verlopen >	Alleen aanmanen wanneer er tenminste één factuur is die meer dit aantal dagen openstaat.
Aanmaningen tot nu	In dit geval is gekozen om aanmaningen te genereren voor alle facturen die tussen 0 en 99 keer zijn aangemaand. U kunt dit gebruiken wanneer u bijvoorbeeld facturen die meer dan 3 keer zijn aangemaand niet meer wilt meenemen (bijvoorbeeld omdat daarvoor reeds een incassobureau is ingeschakeld). In dat geval vult u 3 in waar in het plaatje 99 staat.
Min. Saldo openst. >	Alleen aanmanen wanneer het saldo groter is dan dit bedrag.
Ophogen als dagen verlopen >	Omdat in de brief een lijst is opgenomen met alle openstaande facturen (niet alleen de facturen die over tijd zijn) kunt u hier aangeven voor welke facturen het aantal aanmaningen (zie bv. Plaatje 9) moet worden opgehoogd. In dit geval worden dus alle facturen die meer dan 0 dagen over de betaaldatum zijn opgehoogd.

 

 

Hier kunt u eventueel bedrijven uit de lijst verwijderen wanneer u niet wilt dat deze worden aangemaand. Vink hiervoor het vakje bij 1 uit. Met het vakje bij 2 kunt u alle regels in de lijst aan of uit zetten. Klik nu op tabblad sjablonen om de aanmaningsjablonen te kiezen (plaatje 5).

Plaatje 4: Handmatig bijwerken lijst van bedrijven

Anmaningen versturen
1	Alle debiteuren in één keer aan- of uitzetten (zie bij 2)
2	De gekozen debiteur aan- of uitzetten. Is dit vakje uitgevinkt dan wordt de debiteur niet meegenomen bij het aanmanen.
3	Aanmaningsbrieven maken en aantal aanmaningen ophogen.
4	Aanmaningen per e-mail versturen met PapHTMLEmail. Zie ftp://www.papsoftware.nl/PapHTMLEmail.exe

 

 

Kies één voor één m.b.v. de lijst bij 2 de sjablonen die u wilt gebruiken. Bij 1 ziet u het aantal aanmaningen waarvoor ze gebruikt worden. Dus voor de eerste aanmaning wordt sjabloon ‘aanmaning met adm kosten en rente’ gebruikt. Voor de tweede aanmaning is dat ‘tweede_aanmaning’. Voor alle overige aanmaningen gebruiken we ‘Derde_en_hoger’. U kunt nu op de knop bij 3 klikken (plaatje 4) om de aanmaningen te genereren.

Plaatje 5: Sjablonen kiezen per aantal eerder verzonden aanmaningen

 

Plaatje 6: Het verzameldocument met aanmaningen.

 

 

 

2b) Eén brief  per factuur

Ga hiervoor naar: (Boekhouding)->Debiteuren Crediteuren->Aanmaningen->Aanmaningen per factuur.

Ten opzichte van plaatje 3 ontbreekt de optie ‘ophogen als dagen verlopen >’ omdat er per factuur wordt aangemaand. Alle facturen die worden afgedrukt moeten dus worden opgehoogd.

Plaatje 7: Aanmaningen aanmaken (één brief per factuur)

 

Dit is hetzelfde als plaatje 4. alleen uitgesplitst per factuur.

Plaatje 8: Lijst van facturen die aangemaand moeten worden

 

Overzicht

(Boekhouding)->Debiteuren Crediteuren->Aanmaningen->Overzicht aanmaningen.

Omdat we in plaatje 4 op de invoerknop geklikt hebben staat het aantal aanmaningen nu op 1 voor alle facturen waarvoor het aantal dagen na de uiterste betaaldatum groter dan nul is.

Met de knop bij 2 kunt u het aantal aanmaningen kunstmatig ophogen. Knop 1 is voor verlagen.

Plaatje 9: Aantal aanmaningen handmatig ophogen of verlagen (alleen wanneer er correcties moeten worden gedaan)

 

 

Opmerkingen

 

Na aanmaken van de aanmaningen krijgt u een melding met na(a)m(en) van de document(en)  waarin de aanmaningen zijn opgeslagen. De map waarin de documenten zijn opgeslagen is normaal gesproken de standaardlocatie voor documenten ( C:\Program files\Pap\Documents ).