(Hoofdmenu)->Beheer->Extra velden

 

Extra velden of vrije velden

 

Inleiding

Extra velden kunnen door de gebruiker worden aangemaakt om gegevens bij te houden die niet standaard in het programma zijn opgenomen.

De velden kunnen worden aangemaakt voor contactpersonen, bedrijven, acties, projecten, medewerkers en artikelen en worden gerangschikt in tabbladen die zichtbaar worden in het detailscherm van het desbetreffende item (contactpersoon, bedrijf, actie, project, medewerker, order of artikel).

Per tabblad kunnen via autorisaties lees- en schrijfrechten worden toegekend aan gebruikersgroepen.

 

Extra velden kunnen worden gebruikt op drie manieren:

1)       Gegevens bijhouden die via de detailschermen kunnen worden ingezien.

2)       Indelen van gegevens in categorieën die kunnen worden gebruikt voor het maken van overzichten (in het voorbeeld hieronder in plaatje 3 kan bijvoorbeeld een overzicht worden gemaakt van de totale voorraad gegroepeerd naar damesfietsen, herenfietsen en accessoires).

3)       In geval van bedrijven, contactpersonen, projecten, orders en artikelen kunnen de velden worden gebruikt om gegevens af te drukken in de correspondentiesjablonen (plaatje 6).

 

Er kan een ongelimiteerd aantal velden en tabbladen worden aangemaakt.

 

Extra velden kunnen in vijf verschillende gegevenstypen worden gebruikt:

1)       String. Tekstveld van maximaal 255 karakters

2)       Long. Geheel getal

3)       Valuta. Getal met 2 cijfers achter de komma

4)       Ja/Nee. Kan in feite drie verschillende waarden aannemen: ‘Ja’, ‘Nee’ en leeg (Null).

5)       Datum. Veld van type datum

 

Alle gegevenstypen behalve ‘Ja/Nee’ kunnen worden gebruikt voor vrij in te vullen velden (plaatje 6) en velden met vaste waarden (bij dit laatste kunnen vaste waarden via een uitklaplijstje worden geselecteerd, zie plaatje 3).

 

Gebruik

Het scherm voor tabbladen en extra velden bestaat uit twee panelen. In het linkerpaneel kiest u telkens een tabblad uit, in het rechterpaneel verschijnen dan de velden die op dit tabblad zijn aangemaakt (zie ook calculatie).

 

Plaatje 1 t/m 5 laten zien hoe tabbladen en velden gemaakt en gebruikt kunnen worden. In dit geval worden drie velden gemaakt (‘soort’, ‘bestelnummer’ en ‘merknaam’) onder een tabblad genaamd ‘Gegevens leverancier’ bestemd voor het detailscherm voor artikelen. Plaatje 5 laat zien hoe de gegevens van tabblad: ‘Gegevens leverancier’ kunnen worden ingevuld in het detailscherm van artikel: ‘Bagagedrager’.

Plaatje 6 is een voorbeeld van een veld op bedrijfsniveau dat wordt gebruikt in de correspondentiesjablonen.

 

Voor plaatje 1 gaan we naar (Hoofdmenu)->Beheer->Extra velden.

Plaatje 1: Tabbladen en velden

Tabbladen en extra velden
1	Hiermee kunt u een nieuw tabblad maken.
2	Bekijken gegevens van geselecteerde regel in linkerpaneel.
3	Nieuw extra veld maken onder in linkerpaneel geselecteerd tabblad. Zijn er links nog geen tabbladen aangemaakt dan werkt deze knop nog niet.
4	Geselecteerde regel in rechterpaneel omhoog verplaatsen. Het veld komt dan ook één plaats hoger te staan in het detailscherm.
5	Geselecteerde regel in rechterpaneel omlaag verplaatsen. Het veld komt dan ook één plaats lager te staan in het detailscherm.
6	Bekijken/bijwerken gegevens van geselecteerde regel in rechterpaneel.

 

Klikken we op knop 1 in plaatje 1 dan krijgen we het invoerscherm voor een nieuw tabblad (plaatje 2). We maken een tabblad genaamd: ‘gegevens leverancier’ voor artikelen. Bij extra info kunnen we nog wat tekst kwijt. Deze informatie komt naar voren wanneer we met de muis over het label van het tabblad bewegen.

Plaatje 2: Nieuw tabblad maken

 

Na aanmaken van het tabblad klikken we op knop 3 van plaatje 1 om een nieuw veld aan te maken. We vinken ‘vaste waarden’ aan en vullen daarna de drie categorieën in.

Plaatje 3: Nieuw veld maken

 

 

In plaatje 4 zijn ook de overige velden aangemaakt.

Plaatje 4: Tabbladen en velden

 

Wanneer we in de boekhouding gaan naar (Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en voorraad->Artikelen kunnen we in de lijst van artikelen het artikel: ‘Bagagedrager’ openen (uiteraard moet dit dan wel zijn aangemaakt). We zien dat er een tabblad ‘Gegevens leverancier’ is verschenen. In plaatje 5 zien we hoe dit kan worden ingevuld.

Plaatje 5: Invullen gegevens in detailscherm artikelen

 

 

Tot slot nog een voorbeeld van een veld dat ook gebruikt kan worden in de correspondentiesjablonen (zie ‘naar sjablonen’ in plaatje 6).

Plaatje 6: Maken veld voor correspondentiesjablonen

 

NB: Voor artikelen (plaatje 3) komen de extra velden altijd in de lijstsjablonen beschikbaar voor de orderoffertes, orderfacturen, pakbonnen en magazijnbonnen!

Daarvoor hoeft ‘naar sjablonen’ dus niet aangevinkt te worden.