Orders

(Hoofdmenu)->Kassaverkoop en orders->Lopende orders

(Hoofdmenu)->Kassaverkoop en orders->Verkoop- en Inkooporders aanmaken

(Hoofdmenu)->Kassaverkoop en orders->Overzicht filiaalvoorraad

Inkoop- en Verkooporders

Inleiding

Wanneer u beschikt over een multiuserlicentie heeft u toegang tot de orders module.

Orders kunt u gebruiken voor de inkoop en verkoop van artikelen, waarbij het gehele traject van offerte, bestelling, facturatie en levering wordt bestreken:

-Inkoop en verkoop

Inkoop- en verkooporders onderscheiden zich niet alleen in de gebruikte BTW-tarieven. Het is bijvoorbeeld ook niet mogelijk om artikelen te reserveren bij een inkooporder, bij facturatie van een inkooporder wordt geen factuurbrief gemaakt en staffelkortingen en verzendkosten werken niet bij inkooporders.

-Actief en verlopen

Wanneer een order actief is wordt deze geacht besteld te zijn. Is de order nog niet actief dan wordt het beschouwd als een offerte (zie ook plaatje 8).

Daarnaast heeft elke order een verloopdatum zodat hij na verloop van tijd vanzelf uit het systeem verdwijnt wanneer het niet tot een bestelling is gekomen.

-Levering , facturatie en reservering

Levering en facturatie zijn niet automatisch aan elkaar gekoppeld. Op deze manier is het bijvoorbeeld mogelijk om eerst een factuur te versturen en pas wanneer deze is betaald tot levering over te gaan.

De registratie van de magazijnvoorraad blijft dan op ieder moment overeenkomen met de werkelijkheid. U moet dus zowel bij het maken van een factuur als bij het uitleveren van de artikelen een aparte handeling verrichten (knoppen ‘factuur boeken’ en ‘levering doorvoeren’ in plaatje 5).

In sommige gevallen zult u beide handelingen direct na elkaar uitvoeren.

U kunt een order ook in gedeeltes factureren en/of leveren door bepaalde artikelregels inactief te maken (bij 6 in plaatje 3).

Bij verkooporders kunt u de order ook reserveren. Dit doet u bijvoorbeeld wanneer u slechts een deel van een order in voorraad hebt en een ander deel moet worden bijbesteld. U wilt dan voorkomen dat bij de levering van de ontbrekende artikelen de artikelen die u wel in voorraad had inmiddels weer uitverkocht zijn.

Door te reserveren worden alle artikelen die wel leverbaar zijn gereserveerd. Wanneer het artikel uitverkocht dreigt te raken omdat u het in een andere order wilt gaan leveren krijgt u hiervan een waarschuwing.

-Kortingen en verzendkosten

Bij verkooporders kunt u ook kortingsstaffels per klant per artikelgroep hanteren. Op basis van het gewicht van de te leveren artikelen kunt u ook verzendkosten in rekening brengen.

Hieronder ziet u hoe u een order kunt invoeren en worden de verschillende tabbladen van het ordersscherm verklaard.

Plaatje 1: (Hoofdmenu)->kassaverkoop en orders->lopende orders

Nieuwe verkooporder invoeren
1	Nieuwe order invoeren
2	Bestaande order op geselecteerde regel openen
3	Overzicht lopende orders printen als Excelbestand
4	Geselecteerde order verwijderen. Orders kunnen op ieder moment uit het systeem verwijderd worden. Eventuele facturen en voorraadmutaties blijven uiteraard wel in het systeem bestaan.
5	Zelfde als 2
ordernummer	Uniek nummer (u mag ook letters gebruiken)
inkoop/verkoop	Inkoop- of verkooporder
administratie	Naam van de administratie waarin deze order moet worden ingevoerd
filiaal	Het magazijn van waaruit de artikelen standaard geleverd moeten worden (u kunt hiervan afwijken, zie plaatje 3)
kostenplaats	Wanneer u de boekingen een kostenplaats wilt meegeven
bedrijf	De klant of de leverancier
contactpersoon	U moet altijd een ‘contactpersoon’ meegeven. ‘Afd. administratie’ e.d. mag natuurlijk ook.
geldig tot	Na deze datum vervalt de offerte automatisch

Na invoeren van de nieuwe order kunt u bij tabblad ‘Algemeen’ eventueel verzendadres, verzendkostenstaffel etc. kwijt.

Plaatje 2: Tabblad algemeen

Tablad Algemeen
actief	Wanneer de order actief is wordt deze beschouwd als een bestelling. Niet actief betekent dat de order zich in de offertefase bevindt.
orderstatus	Zie stamgegevens orders. Voor uw eigen overzicht kunt u de order een status meegeven. Bijvoorbeeld: ‘in afwachting van betaling’. Zo kunt u de lijst doorlopen voor alle orders met een specifieke status en hierop actie ondernemen.
verzendwijze	Zie stamgegevens orders. Voor uw eigen overzicht. Wordt door het programma verder niet gebruikt.
leveringsconditie	Zie stamgegevens orders. Voor uw eigen overzicht. Wordt door het programma verder niet gebruikt.
staffel verzendkosten	Zie staffels. Hier geeft u aan of er verzendkosten in rekening moeten worden gebracht en zo ja tegen welk tarief.
BTW-tarief verzendkosten	Het BTW-tarief voor de verzendkosten.
rekening verzendkosten	Rekening waarop de verzendkosten geboekt moeten worden.
kortingen boeken op rekening	Desgewenst kunt u alle kortingen op een aparte rekening wegschrijven. Vult u hier niets in dan worden de kortingen op de standaardrekeningen van de verkochte artikelen weggeschreven.
verzendadres	Wordt afgedrukt op de pakbon.
verlopen op	Na deze datum vervalt de order automatisch. Artikelen die reeds gefactureerd zijn worden wel nog meegeteld in het voorraadoverzicht bij plaatje 8.
leverdatum	Voor uw eigen overzicht. Wordt door het programma verder niet gebruikt.
geplande factuurdatum	Voor uw eigen overzicht. Wordt door het programma verder niet gebruikt.
referentie	Referentienummer van de klant die in de factuurbrief kan worden afgedrukt.

Nu kunt u de artikelen gaan invoeren. Artikelen kunnen via het zoekscherm (knop 3, zie ook plaatje 9) worden opgezocht. Maar u kunt ook de barcodescanner gebruiken (zie 2 , handig wanneer u de artikelen direct tijdens het invoeren wilt in- of uitpakken). U kunt de barcodes met een scanner invoeren maar ook met de hand intypen. Op uw toetsenbord kunt u de toetsen <Home> en <End> gebruiken om van het ‘aantal’ vakje naar het ‘barcode’ vakje te springen en vice versa.

Plaatje 3: Artikelen invoeren

Tablad Artikelen
1	Aantal eenheden van het artikel dat u wilt gaan invoeren. Hoeft geen geheel getal te zijn.
2	Scan of typ hier een barcode (bij typen eindigen met <Enter>) en het artikel wordt ingevoerd.
3	Artikel opzoeken (plaatje 9)
4	Als u de artikelen met een afwijkend BTW-tarief wilt invoeren.
5	Regelafstand vergroten of verkleinen.
6 (Inactief)	Overschrijfbaar. U maakt het artikel tijdelijk inactief zodat het bij tabblad ‘facturatie en levering’ wordt overgeslagen. Bijvoorbeeld wanneer u een deellevering of deelfactuur wilt boeken.
7 (Kolom Aantal)	Overschrijfbaar. Het aantal eenheden.
8 (Omschrijving)	Overschrijfbaar. Factuuromschrijving van het artikel.
Kolom Netto	Overschrijfbaar. Netto bedrag. U kunt de standaardwaarde hier aanpassen. BTW wordt doorgerekend.
Kolom Korting	Overschrijfbaar, niet in gebruik bij inkooporders. Wordt bij staffels automatisch ingevuld. Maar u kunt ook zelf een bedrag ingeven.
Kolom BTW	Overschrijfbaar. U kunt dit overschrijven wanneer BTW bij een een inkooporder anders is afgerond.
Kolom Bruto	Alleen lezen.
Kolom BTW-code	Overschrijfbaar. Het standaard BTW-tarief kan eventueel op de regel worden aangepast.
9 (Kolom magazijn)	Overschrijfbaar. Als u uit een ander magazijn wilt leveren past u dit hier aan.
10 (GeReserveerd)	Alleen lezen. Kan worden aangezet door op ‘artikelen reserveren’ te klikken (plaatje 5)
11 (GeLeverd)	Alleen lezen. Kan worden aangezet door op ‘levering doorvoeren’ te klikken (plaatje 5)
12 (GeFactureerd)	Alleen lezen. Kan worden aangezet door op ‘factureren’ te klikken (plaatje 5)
Snelmenu Artikelen (rechtermuisknop)
Naar detailscherm	Opent het detailscherm van het gekozen artikel
Prijs bijwerken	Wanneer u bij ‘netto’ een andere prijs hebt ingevoerd kunt u ‘prijs bijwerken’ kiezen om de ingevulde prijs door te voeren als de nieuwe standaard inkoop- of verkoopprijs.
Barcode toevoegen	Nieuwe barcode voor dit artikel invoeren (een artikel kan meer dan 1 barcode hebben)
Regel verwijderen	Regel verwijderen mits het artikel nog niet gefactureerd of geleverd is.
Regel splitsen	Van 1 regel twee maken. Bijvoorbeeld wanneer er 10 stuks van het artikel besteld zijn en u wilt er 5 gaan uitleveren.
Eenheden wijzigen	Aantal eenheden wijzigen en prijs herberekenen
Regel omhoog	Normaal gesproken worden de artikelen gegroepeerd in de factuurbrief (verschillende regels met hetzelfde artikel worden dan bij elkaar opgeteld). De invoervolgorde van de artikelen in de factuur gaat dan verloren en de artikelen worden alfabetisch gesorteerd. U kunt echter met een extra optie (informeer hiervoor bij de helpdesk) instellen dat de artikelen op volgorde van invoer in de factuurbrief moeten worden afgedrukt. In dat geval kan het handig zijn om artikelen omhoog en omlaag te verplaatsen.
Regel omlaag	Zie hierboven
Nieuw artikel	Artikelzoekscherm openen (plaatje 9)

Bij ‘Voorraadgegevens’ kunt u nakijken of de artikelen voor deze order leverbaar zijn.De kolommen ‘order best(eld)’ en ‘order geres(erveerd)’ geven aan wat er in deze order besteld en gereserveerd is. In de vijf kolommen rechts daarvan ziet u de gegevens van de andere orders voor deze artikelen. Zie ook plaatje 8.

Plaatje 4: Overzicht van de voorraad van de bestelde artikelen.

Alle mutaties op de lopende order zoals facturen, leveringen, offertebrieven etc. voert u in bij tabblad ‘Facturatie en levering’.

Plaatje 5: Factuur maken, levering doorvoeren, offertebrief maken, reserveren, magazijnbon afdrukken en gegevens importeren

Tablad Facturatie en Levering
Offerte / Inkoopbon	Maakt een offertebrief (bij verkoop) of een inkoopbon (bij inkooporder). Hierdoor wordt er niets in het systeem gewijzigd. Het gaat hier alleen om het uitdraaien van een Word document.
Sjabloon Offerte /Inkoopbon	Sjabloon voor de offertebrief of inkoopbon
Artikelen reserveren	Bij verkooporders kunt u de order ook reserveren. Dit doet u bijvoorbeeld wanneer u slechts een deel van een order in voorraad hebt en een ander deel moet worden bijbesteld. U wilt dan voorkomen dat bij de levering van de ontbrekende artikelen de artikelen die u wel in voorraad had inmiddels weer uitverkocht zijn. Door te reserveren worden alle artikelen die wel leverbaar zijn gereserveerd. Wanneer het artikel uitverkocht dreigt te raken omdat u het in een andere order wilt gaan leveren krijgt u hiervan een waarschuwing.
Magazijn	Wanneer u een magazijnbon wilt maken of de levering van artikelen wilt doorvoeren moet u hier kiezen uit welk magazijn er geleverd moet worden. In geval van ‘Levering doorvoeren’ kunt u hier ook ‘Alle magazijnen’ kiezen.
Magazijnbon	Maakt een magazijnbon. Hierdoor wordt er niets in het systeem gewijzigd. Het gaat hier alleen om het uitdraaien van een Word document.
Sjabloon magazijnbon	Sjabloon voor de magazijnbon.
Artikelen importeren	Importeren van artikelen uit een extern bestand en in deze order invoeren.
Documenten versturen per e-mail	De aangemaakte documenten per e-mail versturen met PAPHtmlEmail.
Boekdatum vragen	Als dit uitgevinkt is worden de boek- en BTW-datum van de eventueel gemaakte boekingen op vandaag gezet. Vinkt u het aan dan kunt u de datums zelf opgeven.
Factuur boeken	Maakt een factuurbrief en een boeking op de debiteuren of crediteurenrekening in de boekhouding.
Sjabloon factuur	Sjabloon die u voor de factuur wilt gebruiken.
Levering doorvoeren	Magazijnvoorraad af- of bijboeken. Er wordt ook een boeking in het grootboek gedaan. Desgewenst kunt u hiervan ook een pakbon uitdraaien.
Sjabloon pakbon	Sjabloon voor de pakbon

Plaatje 6: Betalingsoverzicht van de gemaakte facturen. U kunt hier ook afrekenen via de kassa

Snelmenu Tabblad Facturen (rechtermuisknop)
Factuur per kassa afrekenen	Een factuur die bij tabblad ‘facturatie en levering’ gemaakt is kan eventueel via een kassaboeking worden afgeboekt in geval van contante betaling.

Plaatje 7: Alle documenten van deze order

Voorraad per filiaal

Bij inkoop en verkoop van een artikel via de kassa-, orders- en projectenmodules wordt per filiaal (of magazijn) de voorraad van dat artikel gemuteerd. In het overzicht hieronder ziet u de voorraad (kolom filiaal) per filiaal.

Daarnaast bevat het overzicht gegevens over de aantallen die gereserveerd of in bestelling zijn. Orders die niet actief zijn (en ook nog niet verlopen) worden meegerekend als ‘offerte’.

Het overzicht dient o.a. als hulpmiddel om te bepalen hoeveel u moet inkopen.

Plaatje 8: Overzicht voorraad per filiaal

Filiaalvoorraad
Grootboek	Wanneer u een subadministratie bijhoudt voor dit artikel is dit het aantal eenheden in voorraad
Boekwaarde	Wanneer u een subadministratie bijhoudt voor dit artikel is dit de boekwaarde in het grootboek
Filiaal	Aantal eenheden voorraad in dit filiaal
Inkoopwaarde	Aantal maal inkoopprijs
Te bestellen	Indicatie hoeveel er besteld moet worden (projecten niet meegerekend): gereserveerd + verkoop besteld - filiaalvoorraad - inkoop besteld
Inkoop offerte	Totaal aantal eenheden in inkooporders die niet verlopen en niet actief zijn
Inkoop besteld	Totaal aantal eenheden in inkooporders die niet verlopen en wel actief zijn of reeds gefactureerd
Verkoop offerte	Totaal aantal eenheden in verkooporders die niet verlopen en niet actief zijn
Gereserveerd	Totaal aantal eenheden in verkooporders die gereserveerd zijn en niet verlopen
Verkoop besteld	Totaal aantal eenheden in verkooporders die niet verlopen en wel actief zijn of reeds gefactureerd en niet gereserveerd
Projecten	Aantal eenheden in projecten (wordt niet meegenomen bij berekening van de indicatie ‘te bestellen’)

Schematische weergaven van de berekening van de geoffreerde, bestelde en gereserveerde aantallen.

‘Verlopen’ betekent dat de ‘verlopen op’ datum van de order verstreken is.

	soort	actief	verlopen	geleverd	gereserveerd	gefactureerd
Inkoop offerte	Inkooporder	Nee	Nee	Nee	NVT
OF:	Inkooporder	Nee	Ja	Nee	NVT	Ja

Inkoop besteld	Inkooporder	Ja	Nee	Nee	NVT
OF:	Inkooporder	Ja	Ja	Nee	NVT	Ja

Verkoop offerte	Verkooporder	Nee	Nee	Nee	NVT
OF:	Verkooporder	Nee	Ja	Nee	NVT	Ja

Gereserveerd	Verkooporder	Ja	Nee	Nee	Ja
OF:	Verkooporder	Ja	Ja	Nee	Ja	Ja

Verkoop besteld	Verkooporder	Ja	Nee	Nee	Nee
OF:	Verkooporder	Ja	Ja	Nee	Nee	Ja

Projecten	Project (uit voorraad)	NVT	NVT	Nee	NVT

Zoekscherm artikelen

Plaatje 9: Het artikel zoekscherm: Klik met de muis op het gewenste artikel en sluit af d.m.v. rode knop linksonder om de selectie door te voeren.

Zoekscherm artikelen
Aantal	Aantal eenheden (bij ruilen/terugnemen negatief invullen). <Alt + C>
Direct kiezen op code	<Alt + B>. Spring direct via de artikelcode naar het gewenste artikel.
Direct kiezen op naam	<Alt + Z> of <Home>. Spring direct via de naam naar het gewenste artikel.
Op barcode	<Alt + A> of <Page up>. Spring direct via barcode/streepjescode naar het gewenste artikel.
Filteren op categorie	<Alt + Q> of <End>. Filter op categorie van het artikel.
Op leverancier	<Alt + W>. Filter op leverancier van het artikel.
Op begin van naam	<Alt + S>. Filter op begin van de naam van het artikel.
Op deel van naam	<Alt + X>. Filter op deel van de naam van het artikel.