Electronisch bankieren

(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Telebankieren

Elektronisch bankieren

Inleiding

Elektronisch bankieren kan u veel tijd besparen! U kunt crediteurenbetalingen selecteren en automatisch laten wegschrijven naar een clieop bestand. Dit bestand kan vervolgens zonder extra handelingen worden geïmporteerd in uw bankpakket.

Bestanden met bankboekingen kunnen automatisch worden ingelezen in uw bankboek waarbij een groot deel van de boekingsregels direct herkend wordt als openstaande debiteuren- of crediteurenpost.

U hoeft dus geen bedragen en omschrijvingen meer in te typen en voor slechts een klein deel van de boekingen hoeft u zelf de grootboekrekening in te vullen. Ook de kans op fouten wordt kleiner.

Om elektronisch bankieren te kunnen gebruiken moet aan de volgende twee voorwaarden voldaan zijn:

1) Er moet tenminste één bankboek aanwezig zijn waarvoor de gegevens voor telebankieren zijn ingevuld (ga hiervoor naar (Boekhouding)->Stamgegevens->dagboeken). Zie ook plaatje 1.

2) Er moet een koppeling gemaakt kunnen worden met de bank. In de meeste gevallen zal dit betekenen dat software van de bank op uw computer geïnstalleerd moet zijn waarmee verbinding met de bank gemaakt kan worden (bijvoorbeeld Rabo telebankieren extra of Girotel). Het kan ook zijn dat er geen speciale software geïnstalleerd is omdat alle communicatie met de bank via Internet verloopt.

Deze module bestaat uit drie gedeelten die los van elkaar te gebruiken zijn:

1) Crediteurenbetalingen. Hiermee kunt u openstaande crediteurenposten selecteren die u via uw bankpakket wilt betalen. Het programma maakt een Clieop03-bestand aan dat in uw bankpakket kan worden ingelezen. Let op! De eigenlijke betaling vindt dus nooit binnen dit programma plaats! Het enige dat dit programma doet is het klaarzetten van de betalingen in de vorm van een clieop tekstbestand voor verwerking in het bankpakket. Clieop03 is de standaard van Interpay voor elektronisch betalingsverkeer in Nederland.

2) Incassobetalingen. Hiermee kunt u via een clieop batch incasso opdrachten verwerken.

3) Mutaties inlezen. Hiermee kunt u de tekstbestanden met mutaties die door uw bank worden aangeleverd inlezen in het bankboek. Dit kan op dit moment in vier verschillende formaten (zie tabel). Het elektronisch inlezen van bankmutaties heeft als groot voordeel dat de inkoop- en verkoopfacturen die in het systeem aanwezig zijn voor het grootste deel automatisch zullen worden herkend. Dit kan dus een grote tijdsbesparing opleveren. Wanneer u van deze optie gebruik maakt is het zeer aan te bevelen om ook uw crediteurenbetalingen via dit programma te laten verlopen (eerste optie). De crediteurenbetalingen zullen dan allemaal herkend worden.

Inleesstandaards
Swift-MT940 (Rabo)	Swift-MT940 is een internationale standaard. De meeste banken hanteren een eigen aangepaste versie van deze standaard. Het programma ondersteunt Swift-MT940 van de Rabobank met als extra beperking dat alleen de Euro als valuta kan worden gebruikt.
Mut.asc (Rabo)	Dit is één van de andere formaten van de Rabobank. Geschikt voor Rabo telebankieren.
Internet Tabgescheiden (ABN Amro)	Dit formaat kan via Internetbankieren bij ABN Amro worden gedownload.
Swift-MT940 (OfficeNet ABN Amro)	Swift formaat van ABN
ASCII Vaste afstanden (ING)	Eén van de formaten die door Girotel worden ondersteund.
CSV (ING, Girotel)	Kommagescheiden Girotel
CSV kommagescheiden SNS/CVB	SNS bank of CVB bank.
CSV 2004 puntkommagescheiden SNS/CVB	SNS bank of CVB bank.
Swift-MT940 (Fortis)	Swift formaat van Fortis
Mut.CSV Fortis	CSV formaat Fortis
Mut.CSV Bizner	CSV formaat Bizner-Bank
CSV Puntkommagescheiden ING Internet	ING
Swift MT 940 ING	ING
ING Inside Business CSV	ING
Internet tabgescheiden Argenta	Argenta
CSV kommagescheiden Frieslandbank	Frieslandbank
CSV Triodosbank	Triodos

	Stuur ons een mailtje wanneer uw formaat nog niet ondersteund wordt!

Helaas worden nog niet alle importstandaards van alle banken ondersteund. Veel van de standaards die door de banken gebruikt worden zijn niet volledig gedocumenteerd. In sommige gevallen wordt er in de praktijk afgeweken van de eigen specificaties. Wanneer u problemen ondervindt bij inlezen of herkennen van betalingen of wanneer uw bankpakket bovengenoemde formaten niet ondersteunt, neemt u dan contact met ons op. Bij het importeren van gegevens is het van belang dat u van tijd tot tijd het saldo blijft controleren aan de hand van de papieren afschriften.

De volgorde waarin mutaties in de mutatiebestanden verschijnen is niet altijd gelijk aan de volgorde op het papieren bankafschrift. Om deze volgorde te kunnen manipuleren bij het inlezen in het bankboek zijn extra opties ingebouwd (zie plaatje 4).

Bij het exporteren (Clieop03) vindt de eigenlijke betaling binnen het bankprogramma plaats. Wanneer het clieop bestand in het bankprogramma is ingelezen moet u altijd nog een keer alle betalingen goed nalopen voordat u de gegevens naar de bank verstuurt!

De clieop standaard maakt onderscheid tussen zuivere betalingen en onzuivere betalingen.

Een zuivere betaling is een betaling aan een normale bankrekening. De geldigheid van een bankrekeningnummer kan worden gecontroleerd aan de hand van een rekenkundige formule (de elfproef). Wanneer een betaling aan een bankrekening wordt gedaan geldt deze elfproef als voldoende controle.

Een girorekeningnummer kent een dergelijke check niet. Voor deze betalingen (onzuivere betalingen) moet dan ter controle volgens de clieop standaard altijd een naam en woonplaats worden gespecificeerd.

Formeel mag volgens de clieop standaard bij een zuivere betaling geen naam en woonplaats worden toegevoegd. Sommige bankpakketten verlangen dit echter toch, daarom is dit optioneel gemaakt (zie plaatje 7 knop 4).

Gebruik de documentatie van uw bankpakket voor het wegschrijven van de mutaties naar één van bovenstaande formaten.

Herkennen van geïmporteerde mutaties in het bankboek

Het bankboek zal proberen de geïmporteerde boekingsregels op de volgende manier te herkennen:

Eerst wordt gekeken of het bankrekeningnummer al in het systeem bekend is. Wanneer dit zo is zal de betaling worden herkend wanneer er één (en niet meer) openstaande post voor het geboekte bedrag is bij het bedrijf dat bij de bankrekening hoort (het exacte bedrag van de boeking moet dus overeenkomen met het openstaande bedrag).

In tweede instantie wordt gekeken naar omschrijving en betalingskenmerk. Wanneer hieruit een factuurnummer gehaald kan worden (dit is niet altijd mogelijk vanwege typfouten, extra karakters etc. etc.) waarvan het bedrag exact overeenkomt met het geboekte bedrag dan wordt de betaling in tweede instantie alsnog herkend.

Bij crediteurenbetalingen wordt in eerste instantie gekeken naar de omschrijving. We gaan er immers vanuit dat de crediteurenboekingen via een clieop bestand in het bankpakket zijn geïmporteerd! In dat geval zijn de omschrijvingen dus bekend! (zie plaatje 10). Op deze manier kunnen dus de crediteurenbetalingen voor 100% worden herkend!

Uit bovenstaande blijkt dat het voor de herkenning belangrijk is dat de bankrekeningnummers van bedrijven zo goed mogelijk zijn ingevuld (om herkenning mogelijk te maken en ook bij crediteurenbetalingen voor het maken van clieop bestanden). Zowel bij importeren als bij exporteren zal u dan ook telkens wanneer een koppeling tussen bedrijf en banknummer kan worden gemaakt gevraagd worden of u dit nummer in de bedrijfsgegevens wilt overnemen (zie plaatje 8). Het verdient aanbeveling hier zoveel mogelijk ‘Ja’ op te antwoorden. Na verloop van tijd zullen de betalingen dan steeds beter herkend worden!

De naam van een debiteur of crediteur wordt niet gebruikt bij het herkennen van regels. Dit gegeven is in de praktijk niet betrouwbaar genoeg.

Zoals hierboven al is opgemerkt is niet altijd duidelijk op welke manier de verschillende banken de mutaties naar de betalingsbestanden wegschrijven. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat uw bank gegevens toevoegt aan de omschrijving van de boeking waardoor herkenning bemoeilijkt wordt.

Laat ons weten wanneer de bestanden van uw bank problemen geven bij het herkennen van de betalingen!

Gebruik

Bij plaatje 1 is te zien hoe de gegevens voor telebankieren bij de dagboekgegevens voor het bankboek kunnen worden ingevuld.

Plaatje 2 en 3 laten zien het meegeleverde voorbeeldbestand ‘voorbeeld.asc’ kan worden geïmporteerd.

Plaatje 4 t/m 6 laten zien hoe deze gegevens in het bankboek kunnen worden geïmporteerd.

Plaatje 7 t/m 10 laten zien hoe een clieop bestand wordt aangemaakt.

Omdat het bestand voorbeeld.asc is meegeleverd met het programma kunt u de voorbeelden t/m plaatje 6 zelf uitvoeren in de Demo administratie.

Ga hiervoor naar (Boekhouding)->Stamgegevens->dagboeken. Ga op de regel staan van het bankboek waarvoor u de gegevens wilt invullen en klik op de knop: ‘Gegevens voor telebankieren’ (menu oproepen met rechtermuisknop kan ook). Vul de gegevens in en sluit af (Niet met kruisje linksonder! Hiermee verwijdert u de gegevens).

Plaatje 1: Gegevens telebankieren voor dagboek bij bankrekening

Gegevens telebankieren invoeren
1	Het bank- of gironummer van de rekening behorend bij dit bankboek.
2	Naam van uw bedrijf. Benodigd voor aanmaken clieop bestand.
3	Nodig voor clieop. Wanneer u zich niet bewust bent een inzenderidentificatie te hebben vult u hier een willekeurige afkorting voor uw bedrijf in.
4	Ingevulde gegevens verwijderen. Bijvoorbeeld wanneer u deze rekening niet meer bij telebankieren wilt betrekken.

Importeren

Ga naar (Boekhouding)->Telebankieren->betalingen / afschriften importeren. Met de knop met het gele mapje rechts selecteert u het bestand dat u wilt inlezen. Selecteer dan het formaat en klik op ‘Importeren’.

Plaatje 2: Importeren mutatiebestand van bankpakket

Geïmporteerde gegevens bekijken: Ga naar (Boekhouding)-> Telebankieren->Import overzicht. U kunt nu zien wat u geïmporteerd hebt. Normaal gesproken zullen al deze geïmporteerde regels na verloop van tijd via het bankboek verwerkt zijn. Ze verdwijnen dan ook automatisch uit dit overzicht. Wanneer dit om een bepaalde reden niet gebeurd is kunt u de regels zelf verwijderen (zie de recordkiezers links).

Let op de onderste drie regels in plaatje 3. Deze zijn van de bankrekening die bij plaatje 1 is ingevuld. Voor de onderste twee regels staat de rekening van begunstigde op 0. Dit is omdat het buitenlandse rekeningen zijn en deze specifieke standaard (mut.asc) buitenlandse rekeningnummers niet toont. Let op dat er zo per standaard verschillen kunnen zijn!

Plaatje 3: Overzicht geïmporteerde mutaties

Inlezen van onderste drie regels uit plaatje 3 in het bankboek (zie ook bankboek).

Plaatje 4: Geïmporteerde mutaties inlezen in bankboek

Hier kunt u zien hoe de regels zijn ingelezen in het bankboek. Aan het feit dat nog geen van de grootboekrekeningen is ingevuld kunt u zien dat geen van de drie regels is herkend door het bankboek als een openstaande debiteuren- of crediteurenpost. Logisch omdat het hier een voorbeeld betreft waarvan de eigenlijke posten niet in de administratie aanwezig zijn. Om toch door te kunnen boeken zult u dus in dit geval de grootboekrekeningen moeten invullen en daarmee de bijbehorende debiteuren- en crediteurenposten opgeven.

Stel nu dat de betaling van bovenste regel (1245,00) in feite een betaling van twee facturen in één keer is. U kunt beide posten dan afboeken door op de bovenste regel eerst de grootboekrekening ‘debiteuren’ te selecteren. Het programma vraagt u nu het factuurnummer aan te geven. Kiest u nu één van de twee openstaande facturen en sluit het zoekvenster. Er verschijnt een dialoog met de vraag of u door wilt gaan met het zoeken naar een volgende factuur. Kiest u ‘Ja’ dan wordt het bedrag in regel 1 aangepast en een tweede regel voor het verschilbedrag gemaakt. Hierna verschijnt het zoekscherm voor een tweede keer. U kunt op deze manier dus gemakkelijk een reeks facturen van hetzelfde bedrijf afboeken (afletteren).

Plaatje 5: Bankboek

Wanneer u met de rechtermuisknop op de onderste regel in plaatje 5 klikt en kiest: ‘Importdetails telebankieren’ dan krijgt u extra informatie over de geïmporteerde regel te zien (plaatje 6).

Plaatje 6: Importgegevens bekijken vanuit bankboek

Exporteren

Hier ziet u het aanmaken van een clieop-bestand (Bij (Boekhouding)->Telebankieren->Excasso Opdrachten). Eerst hebben we dagboek (1) en verwerkingsdatum (2) ingevuld en d.m.v. de knop met de gele map (7) een naam en bestandslocatie opgegeven voor het aan te maken clieop-bestand. Eén betalingsregel is ook al ingevoerd (door knop met de zaklantaarn (6) en selecteren factuur 2304). Door klikken op de knop met zaklantaarn (6) hebben we voor een tweede keer het zoekscherm opgeroepen. We gaan nu op de bovenste regel staan en klikken op de rode knop (8). Zo komen we bij plaatje 8.

Plaatje 7: Clieop bestand voor crediteurenbetalingen maken

Clieop03 bestand maken
1	Kies hier het bankboek waarmee u de betaling wilt doen.
2	Bank of girorekening van de crediteur.
3	Datum waarop u wilt dat de betaling wordt afgeschreven. Wanneer deze datum niet meer dan 30 dagen in de toekomst ligt zal deze datum normaal gesproken worden aangehouden.
4	Aanvinken wanneer uw bankpakket vereist dat naam en adres ook bij zuivere betalingen worden ingevuld.
5	Plaats begunstigde.
6	Openstaande posten zoeken.
7	Met deze knop geeft u de bestandslocatie aan voor het clieop-bestand.
8	Openstaande post doorvoeren.
9	Dit aanvinken wanneer u wilt dat alle ingevulde posten direct worden afgeboekt op een tussenrekening. Dit kan o.a. handig zijn wanneer de verschillende posten op uw bankafschrift als één verzamelpost worden weergegeven!

Omdat de rekeningnummers voor beide crediteuren nog niet in het systeem stonden (bij pijltje 2 plaatje 7) vullen we deze nu in. Het systeem vraagt ons nu of we deze nummers ook in de bedrijfsgegevens willen bijwerken.

Plaatje 8: Rekeningnummer invullen

Omdat het om twee onzuivere betalingen gaat moeten we ook de plaatsnamen invullen (pijltje 5 plaatje 7). Nu kunnen we op ‘Invoeren’ (plaatje 9) klikken. Er wordt nu een bestand “C:\Program files\Pap\Documents\CLIEOP03.CLI” aangemaakt. Dit bestand kunt u met uw bankpakket verder verwerken (zie hiervoor de documentatie van uw bankpakket).

Plaatje 9: Gegevens onzuivere betalingen

Geëxporteerde gegevens bekijken (plaatje 10): Ga naar (Boekhouding)->Telebankieren->clieop overzicht. Ook deze gegevens zullen na verloop van tijd vanzelf verdwijnen (wanneer de bankafschriften verwerkt zijn). Gebeurt dit niet dan kunt u ze met de hand verwijderen (zie recordkiezers).

Let op! Wanneer een crediteurenpost is meegenomen in een clieop bestand blijft deze post bij het crediteurenoverzicht gewoon openstaan totdat ook het bankafschrift van deze betaling geboekt is. Het is echter niet meer mogelijk dezelfde post voor een tweede keer in een clieop-betaling mee te nemen! Wanneer dit toch zou moeten (bijvoorbeeld omdat het bewuste clieop-bestand nooit voor betaling in het bankpakket geïmporteerd is of wanneer de adresgegevens bij een onzuivere betaling niet juist waren etc.) moeten we eerst de bewuste regel uit het clieop overzicht (plaatje 10) verwijderen met de recordkiezers. In het omgekeerde geval (de betaling heeft wél plaatsgevonden maar de regel is te vroeg met de hand uit overzicht in plaatje 10 verwijderd) zal de betaling bij importeren in het bankboek niet automatisch herkend worden. In dat geval moet u dus met de hand de crediteurengegevens van deze betaling in het bankboek invullen.

Plaatje 10: Geëxporteerde gegevens

Incasso opdrachten

Via (Boekhouding)->Telebankieren->Incasso opdrachten kunt u een clieop-bestand voor incasso opdrachten maken. Bij incasso opdrachten moet in geval van een telefonische machtiging de tekst: “TELEFONISCHE MACHTIGING” als eerste in de omschrijving worden geplaatst. U kunt dit doen door bij de bewuste regels het veldje ‘Telefonische machtiging’ aan te vinken (zie 1 in plaatje 11). Met het vakje bij 2 kunt u telefonische machtiging voor alle regels in één keer aan- of uitzetten.

Plaatje 11: Incasso opdrachten