Acties kunnen worden gevonden in de detailschermen bij: (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Relaties of Contactpersonen (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Bedrijven, Klanten en Leveranciers (Hoofdmenu)->Beheer->Medewerkers onder tabblad: ‘Acties’.

 

Acties plannen

 

Inleiding

 

Met acties kunnen belnotities en memo’s (met uitvoerdatum en verantwoordelijke persoon/afdeling) per klant worden vastgelegd (bijvoorbeeld t.b.v. de verkooporganisatie) maar ook kunnen trajecten van opeenvolgende handelingen binnen de eigen organisatie worden ingepland.

 

Een voorbeeld van het eerste:

Bij het eerste telefonisch contact met een klant kan een actie worden aangemaakt waarin notities van het gesprek worden gemaakt. Na het gesprek wordt deze actie afgesloten en een vervolgactie aangemaakt waarin wordt genoteerd dat over twee maanden nog eens zal worden gebeld. Wanneer twee maanden later een tweede gesprek plaatsvindt zijn de gegevens van het eerste gesprek makkelijk terug te vinden. Tabbladen met vrije velden kunnen worden gebruikt om de status van de acties nauwkeurig vast te leggen. De op deze manier vastgelegde gegevens kunnen ook later weer gebruikt worden om meer informatie te verschaffen over klanten en potentiële klanten. Ook kan een reeks acties worden gebruikt om een mailing te versturen aan alle bedrijven die bij de eerste belactie interesse hebben getoond.

 

Voorbeeld van het tweede:

Denk hierbij bijvoorbeeld aan bestellingen. Een klant plaatst een bestelling. De verkoper maakt eerst een actie voor de afdeling ‘magazijn’ voor het versturen van het artikel. Direct daarna (dus nog voordat de eerste actie is afgesloten) maakt de verkoper een vervolgactie voor de afdeling ‘boekhouding’ voor het versturen van een factuur. De tweede actie wordt automatisch actief op het moment dat de eerste actie is afgesloten. Op deze manier kan zowel op afdelingsniveau als op klantniveau gekeken worden naar de status en voortgang van de activiteiten.

 

Acties worden (net als bij correspondentie) altijd gerelateerd aan een contactpersoon bij een bedrijf. Ook wordt bij iedere actie bijgehouden voor welke medewerker of groep van medewerkers binnen het eigen bedrijf de actie bestemd is. Op deze manier is een actie dus altijd gekoppeld aan een bedrijf, contactpersoon en medewerker of groep. We vinden het tabblad ‘Acties’ dan ook in de detailschermen van bedrijven, relaties en medewerkers. Van hieruit kunnen we nieuwe acties aanmaken, bijwerken, verwijderen etc.

 

 

Gebruik

Plaatje 1 en 2: Invoeren van een nieuwe actie

Plaatje 3: Medewerkersgroep maken t.b.v. actie/planning

 

Ga naar (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Bedrijven, Klanten en Leveranciers en open het detailscherm van een bedrijf. Klik op tabblad ‘Acties’ en klik op knop 1 in plaatje 1. Het venster ‘Selecteer contactpersoon’ wordt geopend (zie plaatje 1).

Plaatje1: Nieuwe actie invoeren

Tabblad acties
1	Nieuwe actie invoeren.
2	Verwijderen van een actie.
3	Printen overzicht.
4	Alleen openstaande acties tonen aan/uit zetten.
5	Speciale filter gebruiken.
6	Actie aanmaken.

 

Knop 1 in plaatje 2 opent het detailscherm. In het blauwe vakje kunt u de tekst voor deze actie kwijt.

Plaatje 2: Detailscherm van de actie openen

Openen acties detailscherm
1	Open vorige actie in reeks bedrijf op volgorde van datum.
2	Open volgende actie in reeks bedrijf op volgorde van datum.
3	Open vorige actie in reeks van vervolgacties.
4	Open volgende actie in reeks van vervolgacties.
5	Actie verwijderen.
6	Actie afsluiten. Hierna worden eventuele vervolgacties automatisch actief.
7	Vervolgactie aanmaken. Een nieuwe actie wordt aangemaakt als vervolgactie op de huidige actie. Deze actie wordt actief wanneer de huidige actie wordt afgesloten.
8	Open bedrijfsgegevens.
9	Print lijst van acties voor dit bedrijf.
10	Uitvoerdatum van actie aanpassen.
11	Actie aan andere medewerker of groep koppelen. Dit kan alleen wanneer u op dit moment uitvoerder van de actie bent of wanneer u de actie hebt ingevoerd.

 

Om een actie op een groep van medewerkers te kunnen inplannen moeten medewerkersgroepen worden aangemaakt. Ga naar (Hoofdmenu)->Beheer->Medewerkers en klik op de groene knop voor een nieuwe medewerkersgroep. In plaatje 3 ziet u hoe in het medewerkers detailscherm van de groep via tabblad ‘Leden groep’ medewerkers aan de groep kunnen worden toegevoegd. De eigenaar van de groep (zie plaatje) is degene die rechten heeft om de groep te wijzigen.

Plaatje 3: Medewerkersgroep invoeren