Nieuwe correspondentie kan worden gemaakt via tabblad: ‘Correspondentie’ in de detailschermen van projecten, medewerkers, bedrijven en contactpersonen.

 

 

Naast facturen, abonnementenfacturen, offertes, pakbonnen, magazijnbonnen en aanmaningen kunnen ook faxen, e-mails, inkoopbonnen, besprekingsverslagen en gewone brieven worden aangemaakt en in het systeem opgeslagen. Elders aangemaakte documenten (Word®, Excel® en andere) kunnen in het systeem worden geïmporteerd of gekoppeld buiten de database om. Voor de gebruikers met Exchange Server® is een module beschikbaar waarmee e-mails uit de mailbox kunnen worden geïmporteerd.

Voor het aanmaken van documenten kan gebruik gemaakt worden van een onbeperkt aantal Word® sjablonen. Per sjabloon kan worden bepaald welke medewerkers ervan gebruik mogen maken.

 

Bij facturen, balanssjablonen, offertes etc. is er sprake van een document met daarin weer een lijst met een onbekend aantal regels (voorbeeld: bij facturen is dit de lijst waarin de bedragen gespecificeerd worden). Om het mogelijk te maken zowel het hoofddocument als deze lijst van opmaak en samenvoegvelden te voorzien wordt gebruik gemaakt van aparte lijstsjablonen. Door deze lijstsjablonen aan te passen en als samenvoegveld in de hoofdsjabloon te gebruiken kan iedere gekozen opmaak worden gerealiseerd. Zo kan bijvoorbeeld een factuursjabloon worden gemaakt waarin alleen de totaalregel wordt afgedrukt. Of een sjabloon voor de balans waarin bedragen voor balans- en winst/verliesrekeningen in dezelfde kolom zijn opgenomen etc.

 

Gegevens afkomstig van vrije velden kunnen ook in de correspondentiesjablonen worden verwerkt en daarnaast is het mogelijk ‘als-dan-anders’ velden in de sjablonen op te nemen.

Voorbeeld:

Als geslacht = ‘Man’	Dan: ‘geachte heer ’ + achternaam
Anders:	Als geslacht = ‘Vrouw’	Dan: ‘geachte mevrouw ’ + achternaam
	Anders:	‘L.S.’

Op deze manier kunnen sjablonen ook geschikt gemaakt worden voor gebruik in andere talen.

 

Alle gemaakte correspondentie wordt opgenomen in de relevante correspondentie overzichten (bij project, bedrijf, contactpersoon en medewerker). Van daaruit kunnen brieven worden geopend, verwijderd, beveiligd (leesbeveiliging per medewerker), gewijzigd, geprint en verstuurd via e-mail. Per medewerkersgroep en correspondentiesoort kunnen ook lees- en schrijfrechten worden verleend via het autorisatievenster.

Wanneer bijvoorbeeld medewerker Administrator een brief maakt voor de heer Jansen van bedrijf Jansen B.V. dan komt deze brief in het correspondentieoverzicht van medewerker administrator, bedrijf Jansen B.V. en relatie Jansen te staan.

Plaatje 1: Correspondentieoverzicht van medewerker administrator

Overzichtscherm Correspondentie
1	Nieuwe brief maken.
2	Geselecteerde brief per e-mail versturen.
3	Geselecteerde brief verwijderen.
4	Geselecteerde brief van leesbeveiliging voorzien.
5	Details bekijken geselecteerde brief.
6	Geselecteerde brief openen.
7	Besprekingsverslag koppelen (alleen zichtbaar wanneer besprekingsverslag is geselecteerd).
8	Klik hierop om de brief te openen.