(Hoofdmenu)->Overzichten

 

Selecties

 

Selecties zijn dynamische zoekopdrachten die gegevens uit de tabellen van de database als resultaat hebben. Met dynamisch wordt bedoeld dat ze telkens opnieuw kunnen worden uitgedraaid met telkens de meest recente gegevens uit de database als resultaat. De gegevens kunnen als Excel® - of Word® bestand worden geprint of bewerkt.

De zoekopdrachten kunnen op meer dan één tabel tegelijk betrekking hebben. Ook is het mogelijk totalen en gemiddelden in de resultaten naar voren te laten komen etc.

 

Voor het maken van nieuwe selecties wordt u verwezen naar één van de onderstaande onderwerpen.

-	Nieuwe selecties kunnen worden samengesteld uit één of meer basisoverzichten maar ook eerder gemaakte selecties kunnen dienen als basis voor nieuwe selecties! Dit vergroot het aantal mogelijkheden aanzienlijk. Naast inner joins zijn ook left- en right outer joins mogelijk.
-	Op de gegevens uit de basisoverzichten kunnen vervolgens alle mogelijke selectiecriteria worden toegepast. Ook het gebruik van parameters is hier mogelijk.
-	Vervolgens kunnen velden aan de selectie worden toegevoegd. Hierbij kan ook gegroepeerd worden met het gebruik van statistische functies als som, maximum, minimum en gemiddelde. Ook kruistabellen en het gebruik van speciale ingebouwde functies is mogelijk. Tenslotte kunnen samengestelde tekst- en rekenvelden aan de selectie worden toegevoegd waarbij ook ‘als-dan-anders’ constructies kunnen worden gebruikt.
-	De selecties en basisoverzichten worden ook volledig meegenomen in het systeem van autorisatie en beveiliging.

 

Voor het uitdraaien van bestaande selecties en grafieken gaat u naar: (Hoofdmenu)->Overzichten->Overzichten uitdraaien.

In het plaatje ziet u hoe selectie: ‘uren_gegroepeerd’ wordt uitgedraaid als: ‘C:\Program files\Pap\Documents\uren_gegroepeerd.xls’. Klik op de Excel® knop om een lijst uit te draaien of op de Word® knop voor een rapport.

Het vakje ‘Ontdubbelen’ kunt u aanvinken wanneer u dubbele regels uit het overzicht wilt verwijderen.

 

 

In sommige gevallen kunnen gemaakte selecties dienen als basis voor filters en mailings.

 

Filters: Wanneer een selectie zo is gemaakt dat elke regel van de output gerelateerd is aan een record in één van de stamtabellen van projecten, relaties, acties of bedrijven (hiervoor moet het veld ‘projectenid’, ‘relatiesid’, ‘actiesid’ of ‘bedrijvenid’ in de selectie zijn opgenomen!) dan kan de selectie worden gebruikt als filter.

Zo kunnen we bijvoorbeeld een selectie maken van het veld ‘bedrijvenid’ (dit is het unieke nummer van een bedrijf) waarin alleen de bedrijven voorkomen die als debiteur in de boekhouding voorkomen. Wanneer u vervolgens naar (Hoofdmenu)->Klanten en contactpersonen->Bedrijven, Klanten en Leveranciers gaat en daar deze selectie als filter toepast worden alle bedrijven die geen debiteur zijn uit het overzicht gefilterd zodat u alleen de debiteuren overhoudt.