1) Het PapHTMLEmail-scherm opent zich automatisch na het aanmaken
van facturen e.d. 2) De knoppen voor versturen van e-mail bevinden zich in het
correspondentie overzicht bij relaties, bedrijven, projecten en medewerkers. |
1) E-mail via PapHTMLEmail
Het
standaard e-mailprogramma van Pap moet u apart installeren. U kunt het gratis
downloaden via ftp://www.papsoftware.nl/PapHTMLEmail.exe
.
Wanneer
u het programma geinstalleerd hebt kunt u na inboeken van verkoopfacturen,
offertes, inkoopbonnen etc. het Word document automatisch versturen als e-mail
in HTML-opmaak.
De
opmaak van het Word document is exact gelijk aan het oorspronkelijke document.
Helemaal
handig is dit bij het versturen van grote hoeveelheden aanmaningen of
abonnementsfacturen! U kunt dan met 1 druk op de knop alle documenten naar de
verschillende afzenders versturen.
Het
e-mailadres dat hiervoor gebruikt wordt moet opgeslagen zijn in het veld
email_werk in het detailscherm van de contactpersoon die als geadresseerde is
ingevuld.
Hieronder
een voorbeeld:
Plaatje 1: Het gewone
verkoopboek met de optie ‘per e-mail versturen’ aangevinkt.
Plaatje 2: Nadat u de aangemaakte
factuur in Word gesloten hebt komt het PapHTMLEmail-scherm naar voren.
E-mail via PapHTMLEmail |
|
Aan |
Dit adres
wordt opgeslagen in / dan wel overgenomen van het veld ‘email werk’ van de contactpersoon. |
Van |
Wordt
automatisch onthouden |
CC |
Niet meer
dan 1 adres invullen of leeglaten |
BCC |
Niet meer
dan 1 adres invullen of leeglaten |
Attachment |
U kunt
een attachment meesturen (bv voor de algemene voorwaarden). |
Onderwerp |
Onderwerp
boven het mailtje |
SMTP
server |
De naam
van de mailserver van uw internetprovider |
Verzendopties |
De
bovenste optie is voor direct versturen van de e-mail. De pickupmap kunt u
gebruiken als u de e-mail nog niet direct wilt versturen maar opslaan op
schijf voor latere verzending. |
Z-index
conversie |
Voor
compatibiliteit met Firefox |
Ontvangstbevestiging |
Aanvinken
als u een ontvangstbevestiging wilt |
Dit
scherm niet meer tonen |
Vinkt u
dit aan dan staat ‘per e-mail versturen’ in plaatje 1 standaard uitgevinkt. |
Opties
voor opslaan |
Laatste
wijzigingen in het Word document opslaan voordat u verstuurt? |
Niet
versturen |
Scherm
sluiten zonder versturen |
Versturen |
Email
versturen |
Plaatje 3: De verstuurde
e-mailfactuur. De opmaak is exact gelijk aan het oorspronkelijke Word document.
2) E-mail via Outlook
Naast de
normale correspondentie in Word® kunt u in dit programma ook e-mail versturen
en opslaan via Outlook®. Voorwaarde is uiteraard dat Outlook® op uw computer
geïnstalleerd is (dit is onderdeel van het Office® pakket en niet hetzelfde als
Outlook Express®). Voor de gebruikers van Exchange Server® is er een aparte
module beschikbaar die e-mail vanuit de mailbox naar Pap kan wegschrijven. Deze
module is niet meegeleverd met het standaardpakket.
Plaatje 4) E-mail maken als normale correspondentie.
Plaatje 5) Bestaand document versturen via Outlook.
Plaatje 6) Mail versturen naar e-mail groep.
Voor
normale e-mail gaat u naar de knop ‘Nieuwe correspondentie invoeren’ linksboven
in een correspondentieoverzicht. Kies als briefsoort E-mail en klik op
Invoeren.
Typ uw
e-mail in Outlook® en klik op versturen. De e-mail wordt bij versturen
automatisch in de database geïmporteerd. Wanneer er een e-mail adres bij
bedrijf of contactpersoon is ingevuld wordt dit automatisch overgenomen in
Outlook®.
Plaatje 4: E-mail aanmaken.
Voor het
versturen van een bestaand document selecteert u het te versturen document in
het correspondentieoverzicht door er met de cursor op te gaan staan. Klik dan
op de knop bij 1 en het document wordt als attachment in een nieuw bericht
toegevoegd.
Plaatje 5: Een bestaand document
versturen via e-mail.
Voor e-mail
mailings moet u eerst via: (Hoofdmenu)->Beheer->Extra Tools ->E-mail
groepen één of meer e-mail groepen hebben aangemaakt en voorzien van leden.
Hierna kunt
u via: (Hoofdmenu)->Beheer->Extra Tools ->E-mail mailings een e-mail
naar één of meer van deze groepen versturen. Na klikken op knop 4 opent
Outlook® met de bewuste e-mail adressen in de adresbalk.
Plaatje 6: E-mailen naar een groep.
E-mail Mailings |
|
1 |
Kiest u
BCC dan zijn de adressen voor de geadresseerde niet zichtbaar. |
2 |
Geselecteerde
groepen links uit adreslijst verwijderen. |
3 |
Geselecteerde
groepen rechts aan adreslijst toevoegen. |
4 |
Outlook®
openen om e-mail aan te maken en versturen. |