1) Het PapHTMLEmail-scherm opent zich automatisch na het aanmaken van facturen e.d.

 

2) De knoppen voor versturen van e-mail bevinden zich in het correspondentie overzicht bij relaties, bedrijven, projecten en medewerkers.

 

 

1) E-mail via PapHTMLEmail

 

Het standaard e-mailprogramma van Pap moet u apart installeren. U kunt het gratis downloaden via ftp://www.papsoftware.nl/PapHTMLEmail.exe .

Wanneer u het programma geinstalleerd hebt kunt u na inboeken van verkoopfacturen, offertes, inkoopbonnen etc. het Word document automatisch versturen als e-mail in HTML-opmaak.

De opmaak van het Word document is exact gelijk aan het oorspronkelijke document.

 

Helemaal handig is dit bij het versturen van grote hoeveelheden aanmaningen of abonnementsfacturen! U kunt dan met 1 druk op de knop alle documenten naar de verschillende afzenders versturen.

Het e-mailadres dat hiervoor gebruikt wordt moet opgeslagen zijn in het veld email_werk in het detailscherm van de contactpersoon die als geadresseerde is ingevuld.

 

Hieronder een voorbeeld:

 

Plaatje 1: Het gewone verkoopboek met de optie ‘per e-mail versturen’ aangevinkt.

 

Plaatje 2: Nadat u de aangemaakte factuur in Word gesloten hebt komt het PapHTMLEmail-scherm naar voren.

E-mail via PapHTMLEmail

Aan

Dit adres wordt opgeslagen in / dan wel overgenomen van het veld ‘email werk’ van de contactpersoon.

Van

Wordt automatisch onthouden

CC

Niet meer dan 1 adres invullen of leeglaten

BCC

Niet meer dan 1 adres invullen of leeglaten

Attachment

U kunt een attachment meesturen (bv voor de algemene voorwaarden).

Onderwerp

Onderwerp boven het mailtje

SMTP server

De naam van de mailserver van uw internetprovider

Verzendopties

De bovenste optie is voor direct versturen van de e-mail. De pickupmap kunt u gebruiken als u de e-mail nog niet direct wilt versturen maar opslaan op schijf voor latere verzending.

Z-index conversie

Voor compatibiliteit met Firefox

Ontvangstbevestiging

Aanvinken als u een ontvangstbevestiging wilt

Dit scherm niet meer tonen

Vinkt u dit aan dan staat ‘per e-mail versturen’ in plaatje 1 standaard uitgevinkt.

Opties voor opslaan

Laatste wijzigingen in het Word document opslaan voordat u verstuurt?

Niet versturen

Scherm sluiten zonder versturen

Versturen

Email versturen

 

Plaatje 3: De verstuurde e-mailfactuur. De opmaak is exact gelijk aan het oorspronkelijke Word document.

 

 

 

 

 

2) E-mail via Outlook

Naast de normale correspondentie in Word® kunt u in dit programma ook e-mail versturen en opslaan via Outlook®. Voorwaarde is uiteraard dat Outlook® op uw computer geïnstalleerd is (dit is onderdeel van het Office® pakket en niet hetzelfde als Outlook Express®). Voor de gebruikers van Exchange Server® is er een aparte module beschikbaar die e-mail vanuit de mailbox naar Pap kan wegschrijven. Deze module is niet meegeleverd met het standaardpakket.

 

Plaatje 4) E-mail maken als normale correspondentie.

Plaatje 5) Bestaand document versturen via Outlook.

Plaatje 6) Mail versturen naar e-mail groep.

 

 

Voor normale e-mail gaat u naar de knop ‘Nieuwe correspondentie invoeren’ linksboven in een correspondentieoverzicht. Kies als briefsoort E-mail en klik op Invoeren.

Typ uw e-mail in Outlook® en klik op versturen. De e-mail wordt bij versturen automatisch in de database geïmporteerd. Wanneer er een e-mail adres bij bedrijf of contactpersoon is ingevuld wordt dit automatisch overgenomen in Outlook®.

Plaatje 4: E-mail aanmaken.

 

 

Voor het versturen van een bestaand document selecteert u het te versturen document in het correspondentieoverzicht door er met de cursor op te gaan staan. Klik dan op de knop bij 1 en het document wordt als attachment in een nieuw bericht toegevoegd.

Plaatje 5: Een bestaand document versturen via e-mail.

 

 

Voor e-mail mailings moet u eerst via: (Hoofdmenu)->Beheer->Extra Tools ->E-mail groepen één of meer e-mail groepen hebben aangemaakt en voorzien van leden.

Hierna kunt u via: (Hoofdmenu)->Beheer->Extra Tools ->E-mail mailings een e-mail naar één of meer van deze groepen versturen. Na klikken op knop 4 opent Outlook® met de bewuste e-mail adressen in de adresbalk.

Plaatje 6: E-mailen naar een groep.

E-mail Mailings

1

Kiest u BCC dan zijn de adressen voor de geadresseerde niet zichtbaar.

2

Geselecteerde groepen links uit adreslijst verwijderen.

3

Geselecteerde groepen rechts aan adreslijst toevoegen.

4

Outlook® openen om e-mail aan te maken en versturen.