Voorraad

(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en Voorraad

Voorraad en artikelen

Inleiding

In Pap hebben we twee verschillende manieren om de voorraad bij te houden. Beide methodes kunnen door elkaar worden gebruikt in uw administratie:

Methode 1: Zonder subadministratie in het grootboek. Aantallen kunnen dan via kassa, orders of projecten per filiaal in een aparte tabel worden bijgehouden. De boekwaarde kan desgewenst via de inkoopprijs (plaatje 1 bij 10) in het grootboek worden bij- of afgeschreven op een balansrekening naar keuze (plaatje 1 bij 4).

Methode 2: Als subadministratie per artikel in het grootboek. Met deze methode bent u minder flexibel. U wordt dan ook aangeraden om deze methode alleen te gebruiken voor bulkgoederen e.d. die u gedurende lange tijd tegen een variabele prijs inkoopt. GEBRUIK IN ALLE ANDERE GEVALLEN METHODE 1.

Artikelen
Methode	Boekwaarde
1 Zonder subadministratie	Met inkoopwaardeboeking	Wanneer u ‘inkoopprijs’ en ‘rekening inkoopprijs’ invult wordt er bij verkoop een tegenboeking gemaakt op de balansrekening voor inkoopprijs. Hiermee houdt u dus wel de boekwaarde in het grootboek bij, niet de aantallen (deze worden bij gebruik van kassa, orders of projecten in een aparte filiaalvoorraad tabel wel bijgehouden).
2 Met subadministratie	Fifo	First in first out
	Lifo	Last in first out
	Gemiddelde Boekwaarde	Gemiddeld over alle eerdere in-en verkopen
	Vaste prijs	Vaste prijs

1 Zonder subadministratie	Voordelen	Werkt veel makkelijker. U kunt bijvoorbeeld tijdelijk een negatieve voorraad aanhouden door verkopen te boeken voordat u de inkoopboeking hebt ingevoerd
	Nadelen	Boekwaarde van de totale voorraad kunt u op de balans bijhouden, maar aantallen en boekwaarde per artikel alleen wanneer u gebruik maakt van kassa, orders of projecten (in de aparte tabel voor voorraad per filiaal).
2 Met subadministratie	Voordelen	Nauwkeurige boekwaardeberekening aan de hand van de gehele in- en verkoopgeschiedenis.
2 Met subadministratie	Nadelen	U kunt geen verkoopboeking doen wanneer er geen boekwaarde berekend kan worden, u moet dus altijd eerst uw inkoop geboekt hebben op een boekdatum voorafgaand aan uw verkoop-boekdatum. U kunt minder makkelijk de voorraad van een artikel naar een andere grootboekrekening verplaatsen omdat er journaalposten aan ‘hangen’ die niet zomaar verplaatst mogen worden. Corrigeren van boekwaarde is minder makkelijk

1) Artikelen zonder subadministratie (methode 1)

Nieuwe artikelen invoeren kan in Pap op veel manieren. Bijvoorbeeld door in het kassascherm een barcode in te voeren die niet bestaat, of in het artikelzoekscherm op de knop ‘Nieuw artikel’ (knop 1, plaatje 9) te klikken.

Ook is er een mogelijkheid om artikelen te importeren dan wel bij te werken vanuit een extern Excel bestand. Hieronder het invoerscherm voor artikelen.

Plaatje 1: Invoerscherm artikelen (grootboekrekening ‘-1 geen voorraad’ betekent dat u zonder subadministratie werkt).

Nieuw artikel toevoegen
1	Kiest u bij 1: '-1 Geen voorraad bijhouden' dan legt u geen subadministratie aan voor dit artikel (methode 1)
2	De rekening waarop de omzet bij verkoop wordt weggeschreven (winst/verliesrekening).
3	De rekening waarop de inkoopwaarde van de omzet bij verkoop wordt weggeschreven (winst/verliesrekening).
4	Balansrekening voor bij- of afboeken van de inkoopprijs (hierop wordt dus de boekwaarde van de voorraad bijgehouden).
5	U kunt de artikelen indelen in categorieen, deze worden op verschillende plaatsen in het programma weer gebruikt.
6	Desgewenst kunt u een artikelcode toevoegen. Hierop kan het artikel worden opgezocht (zie plaatje 9 bij 4). Kan ook in de factuur worden afgedrukt.
7	Verkoopprijs.
8	Moet de prijs inclusief of exclusief geinterpreteerd worden? Belangrijk voor de afronding van de BTW. Bv: In geval van inclusief wordt de inclusieve prijs altijd aangehouden, de exclusieve prijs kan varieren door afrondingsverschillen in de BTW. Simpel gezegd: Een artikel kost 0,10 ex BTW. Dit is dan 0,12 inclusief. Maar verkoopt u er 10 stuks van dan is dit 1,19 inclusief. Verkoopt u 10 stuks van een artikel dat 0,12 inclusief BTW geprijsd is dan is dat 1,20 inclusief.
9	Het BTW-tarief (in de vorm van een BTW-alias) dat standaard bij inkoop en verkoop moet worden gehanteerd.
10	Inkooprijs. Ook hiervoor geldt: Inclusief of exclusief aan de hand van wat er bij 8 is ingevuld.
11	Naam artikel (moet uniek zijn).
12	Omschrijving eenheid. Bijvoorbeeld: ‘doosje 10 st.’ of ‘kilogram’.
13	Omschrijving eenheid wel of niet vermelden in de factuur.
14	De omschrijving voor het artikel zoals die in de factuur zal worden gebruikt. Laat u dit leeg dan wordt de omschrijving bij 11 gebruikt.
15	Barcode (moet uniek zijn).

Voor artikelen die eenmaal zijn ingevoerd is er het detailscherm met extra tabbladen voor minder gebruikte gegevens en eventueel zelf gemaakte extra velden.

Plaatje 2: Artikeldetailscherm tabblad ‘Algemeen’.

Hier vindt u de meest gebruikte gegevens. Bij ‘Actief J/N’ kunt u aangeven wanneer een artikel niet meer gangbaar is. De gegevens blijven dan bestaan (om volledige rapportage over eerdere boekjaren te kunnen opleveren) maar u ziet het artikel in de meeste overzichten en zoekschermen niet meer terug.

Plaatje 3: Artikeldetailscherm tabblad ‘Boekhouding’.

Hier vindt u de grootboekrekeningen voor omzet en voorraad.

Plaatje 4: Artikeldetailscherm tabblad ‘Kassa en Orders’.

Kassa en Orders
Default magazijnlocatie	Gebruikt als standaardlocatie bij orders en projecten
Artikelgroep	Bij staffelkortingen (zie orders) worden kortingen per artikelgroep berekend.
Gewicht	Gebruikt bij verzendkosten (orders)
Volume
Standaard leverancier	Bijvoorbeeld bij projecten wordt dit gebruikt om de leverancier in te vullen wanneer deze niet expliciet is opgegeven (tabblad calculatie plaatje 1, knop 14 en 15)
Melding weergeven	Een opmerking of waarschuwing voor de kassiere bij aanslaan van het artikel.
Serienummer opgeven	Indien aangevinkt moet de kassiere een serienummer opgeven (kassaverkoop) bij aanslaan van het artikel.
Prijs vragen	Indien aangevinkt moet de kassiere een prijs opgeven bij aanslaan van het artikel.
Artikelnaam vragen	Indien aangevinkt moet de kassiere een omschrijving opgeven bij aanslaan van het artikel.
Bestelcodes per leverancier	Als u voor een artikel verschillende leveranciers hebt kunt u een artikelnummer en prijs per leverancier opgeven. Bv. Inkoopprijs bij Boersma is 25,00 per 10 stuks. Bestelt u via een inkooporder 1 eenheid bij Boersma dan wordt dit intern in Pap omgerekend naar 10 stuks. Op de bestelbon komt ‘1 doos’ te staan voor 25,00. Bij één op één omrekenfactor leeglaten.

Plaatje 5: Artikeldetailscherm tabblad ‘Voorraad per Filiaal’.

Hier kunt u de voorraad in verschillende filialen bekijken en eventueel bijwerken via de rechtermuisknop.

Plaatje 6: Artikeldetailscherm tabblad ‘Gekoppelde artikelen/Actieprijzen’.

In het voorbeeld hierboven willen we 4 binnenbanden voor de prijs van 3 aanbieden. Bij elke vierde binnenband (via kassacherm) wordt automatisch 1 binnenband in mindering gebracht.

Ook andere mogelijkheden voor actieprijzen en kortingen zijn aanwezig. Zie hiervoor kassa en orders.

Plaatje 7: Verkoop binnenband vanuit het losse verkoopboek.

2) Artikelen met subadministratie (methode 2)

Om voorraad en artikelen in een subadministratie op te nemen moet aan de volgende twee voorwaarden voldaan zijn:

1) Er moet tenminste één grootboekrekening voor voorraad in het systeem aanwezig zijn (zie voor het aanmaken van grootboekrekeningen en dagboeken aldaar).

2) Er moeten artikelen zijn ingevoerd (ga hiervoor naar (Boekhouding)->Stamgegevens->artikelen en voorraad->artikelen).

Een overzicht van de speciale grootboekrekeningen die gebruikt worden in de voorraadadministratie:

Rekening voor voorraad

Deze rekeningen moeten door de gebruiker worden aangemaakt. Iedere boekingsregel op één van deze rekeningen heeft betrekking op één artikel en op een aantal eenheden van dit artikel. Van geen van de artikelen mag de voorraad op enig moment een negatieve boekwaarde krijgen. De rekening moet dus in het totaal ook altijd een debet saldo hebben. Het aantal beschikbare eenheden voor een artikel mag ook op geen moment kleiner dan nul worden. Wanneer een boeking gedaan wordt waarbij het aantal eenheden nul wordt moet ook de boekwaarde nul worden en andersom.

Winst/Verliesrekening voor verkoop

Hiervoor kan iedere grootboekrekening uit de Winst/Verlies administratie worden gebruikt. Wordt gebruikt om winst of verlies bij verkoop op te boeken.

Wanneer een artikel wordt verkocht voor een bepaalde prijs wordt een deel van de prijs gebruikt om de boekwaarde van het verkochte artikel af te boeken (creditboeking op de rekening voor voorraad). Het restant is winst en gaat naar de winst/verliesrekening (creditboeking op winst/verliesrekening).

Hebt u bij ‘rekening kostprijs’ iets ingevuld dan wordt de winst nog gesplitst in omzet en kostprijs.

De artikelen hebben in het algemeen geen constante inkoopprijs. Het kan dus zijn dat we iedere maand een hoeveelheid van een bepaald artikel inkopen, telkens tegen een andere inkoopprijs. Tussendoor worden er dan ook nog hoeveelheden van dit artikel verkocht.

U kunt zich voorstellen dat het bepalen van de boekwaarde onder deze omstandigheden geen eenduidige zaak is. Bij het aanmaken van een artikel moet u dan ook één van vier methodes voor boekwaardeberekening opgeven:

First in first out	Hier wordt de oudste inkoopprijs als eerste verkocht. Wanneer de voorraad voor deze oudste inkoop in z’n geheel verkocht is gaan we verder met de één na oudste inkoop etc.
Last in first out	Hier wordt de meest recente inkoopprijs als eerste verkocht.
Gemiddelde boekwaarde	Hier wordt telkens de totale boekwaarde van de aanwezige voorraad voor een bepaald artikel gedeeld door het aantal aanwezige eenheden op dat moment.
Vaste verrekenprijs	Hier wordt gebruik gemaakt van een vaste prijs per eenheid die van tijd tot tijd met de hand kan worden bijgesteld.

	De boekwaardeberekening voor een artikel kan tussentijds worden veranderd.

Wanneer uw bedrijf een fabriek of werkplaats is waar eindproducten worden gemaakt uit grondstoffen of onderdelen dan zal het van tijd tot tijd nodig zijn een nieuwe voorraad eindproducten bij te boeken, waarbij dan tegelijkertijd een hoeveelheid grondstoffen of onderdelen moet worden afgeboekt.

Om dit mogelijk te maken kunnen recepten worden gemaakt. Het aanmaken (assembleren) van een hoeveelheid eindproduct kan dan door in het memoriaal het recept aan te geven samen met de hoeveelheid die ervan moet worden aangemaakt. Het bijboeken van het eindproduct en het afboeken van de grondstoffen gaat dan verder automatisch.

De-assembleren kan ook. Wanneer een te grote hoeveelheid van een eindproduct is aangemaakt en er wordt besloten het product uit elkaar te halen en in onderdelen terug te boeken naar de voorraad grondstoffen kunnen we op dezelfde manier als hierboven te werk gaan. Het enige verschil is dat we dan bij hoeveelheid (zie plaatje 13) aan te maken artikelen een negatief getal moeten invullen.

Gebruik

Voorbeeld: een rijwielhandelaar koopt 200 fietsbellen, 100 bagagedragers en 100 fietsen. In de werkplaats monteert hij de bagagedragers en fietsbellen op de fietsen en hij noemt het zo ontstane eindproduct: ‘Mountainbike Rasmussen’.

Plaatje 8: Aanmaken van een artikel.

Plaatje 9 – 11: Inkopen onderdelen.

Plaatje 12: Recept maken voor assembleren eindproduct.

Plaatje 13 – 15: Assembleren 15 stuks eindproduct.

Plaatje 16 – 19: Verkopen van 3 stuks eindproduct.

Een nieuw artikel aanmaken via (Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en Voorraad->Artikelen. Na invullen van de gegevens wordt het scherm gesloten en is het artikel ingevoerd.

Plaatje 8: Invoerscherm artikelen met subadministratie (methode 2).

Nieuw artikel toevoegen
1	Kiest u bij 1 een grootboekrekening voor voorraad dan legt u voor dit artikel een subadministratie aan.
2	De rekening waarop de omzet bij verkoop wordt weggeschreven (winst/verliesrekening).
3	De rekening waarop de inkoopwaarde van de omzet bij verkoop wordt weggeschreven (winst/verliesrekening).
4	Boekwaardeberekening (FIFO, LIFO, gemiddeld of vaste prijs).
5	U kunt de artikelen indelen in categorieen, deze worden op verschillende plaatsen in het programma weer gebruikt.
6	Desgewenst kunt u een artikelcode toevoegen. Hierop kan het artikel worden opgezocht. Kan ook in de factuur worden afgedrukt.
7	Verkoopprijs.
8	Moet de prijs inclusief of exclusief geinterpreteerd worden? Belangrijk voor de afronding van de BTW. Bv: In geval van inclusief wordt de inclusieve prijs altijd aangehouden, de exclusieve prijs kan varieren door afrondingsverschillen in de BTW. Simpel gezegd: Een artikel kost 0,10 ex BTW. Dit is dan 0,12 inclusief. Maar verkoopt u er 10 stuks van dan is dit 1,19 inclusief. Verkoopt u 10 stuks van een artikel dat 0,12 inclusief BTW geprijsd is dan is dat 1,20 inclusief.
9	Het BTW-tarief (in de vorm van een BTW-alias) dat standaard bij inkoop en verkoop moet worden gehanteerd.
10	Inkooprijs. Ook hiervoor geldt: Inclusief of exclusief aan de hand van wat er bij 8 is ingevuld.
11	Naam artikel (moet uniek zijn).
12	Omschrijving eenheid. Bijvoorbeeld: ‘doosje 10 st.’ of ‘kilogram’.
13	Omschrijving eenheid wel of niet vermelden in de factuur.
14	De omschrijving voor het artikel zoals die in de factuur zal worden gebruikt. Laat u dit leeg dan wordt de omschrijving bij 11 gebruikt.
15	Barcode (moet uniek zijn).

Hier heeft men juist de grootboekrekening ‘Voorraad’ geselecteerd in het inkoopboek. Het scherm ‘Artikel zoeken’ vraagt om artikel en hoeveelheid. Na sluiten van dit scherm worden de gegevens ingevuld.

Plaatje 9: Zoekscherm artikelen

Zoekscherm artikelen
Met de opties bij 7, 9, 10 en 12 kunt u het totale artikelenbestand filteren. Door op één van de regels boven te gaan staan (zie ‘fietsbel’) selecteert u een artikel. Door het scherm te sluiten voert u de keuze door.
1	Als het artikel nog niet in het systeem staat kunt u het met deze knop direct aanmaken.
2	<Alt + F>. Artikeldetailscherm openen (voor de geselecteerde regel).
3	<Alt + C>. Aantal eenheden (bij ruilen/terugnemen negatief invullen).
4	<Alt + B>. Spring direct via de artikelcode naar het gewenste artikel.
5	<Alt + Z> of <Home>. Spring direct via de naam naar het gewenste artikel.
6	<Alt + A> of <Page up>. Spring direct via barcode/streepjescode naar het gewenste artikel.
7	<Alt + Q> of <End>. Filter op categorie van het artikel.
8	<Alt + D> Eerdere filters verwijderen.
9	<Alt + W>. Filter op leverancier van het artikel.
10	<Alt + S>. Filter op begin van de naam van het artikel.
11	<Alt + E> of <Page down> Geselecteerd artikel invoeren en scherm sluiten.
12	<Alt + X>. Filter op deel van de naam van het artikel.
13	Barcode intoetsen en direct naar het detailscherm gaan

Het inkoopboek klaar om ingevoerd te worden.

Plaatje 10: Inkoopboek met gegevens artikelen

Na boeken vind u het volgende overzicht bij (Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en Voorraad->Artikelen.

Plaatje 11: Overzicht voorraad

Intussen is ook artikel ‘Mountainbike Rasmussen’ aangemaakt. We maken nu (plaatje 12) een recept voor dit eindproduct via: (Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en Voorraad->Receptuur en assemblage.

Plaatje 12: Detailscherm recepten

Recept detail
1	Dit artikel is het eindproduct van dit recept.
2	Benaming van het recept. Er kunnen meer recepten bestaan voor hetzelfde artikel.
3	Maak met deze knop een nieuwe receptuurregel.
4	Dit zijn de receptuurregels. Het eindproduct (1 mountainbike Rasmussen) wordt dus gemaakt uit 1 bagagedrager, 1 fietsbel en 1 herenfiets nr. 3.
5	Gebruik deze knop om een bestaande receptuurregel bij te werken.

Het memoriaal is nu geopend en er is op de knop ‘Assembleren artikelen’ geklikt (zie memoriaal knop 11). Na invullen van de gegevens wordt dit scherm gesloten en komen we bij plaatje 14.

Plaatje 13: Assembleren hoeveelheid eindproducten volgens een recept

Wizard assembleren/deassembleren
1	Het artikel dat moet worden aangemaakt.
2	Recept dat hierbij wordt gebruikt.
3	Aantal eenheden. Negatief bij deassembleren.
4	Boekdatum.

Zo komt het memoriaal er dan uit te zien.

Plaatje 14: De memoriaalboeking

Na boeken vind u het volgende overzicht bij (Boekhouding)->Stamgegevens->Artikelen en Voorraad->Artikelen.

Plaatje 15: Overzicht voorraad

Nu gaan we het verkoopboek gebruiken om 3 fietsen te verkopen voor 588,24 per stuk excl. BTW.

Eerst de voorraadwizard (zie verkoopboek plaatje 2 knop 5). Na invullen van de gegevens kunt u het scherm sluiten en komt u bij plaatje 17.

Plaatje 16: Wizard verkoop voorraad

Het eerste scherm van het verkoopboek.

Plaatje 17: Verkoopboek stap 1

Het derde scherm van het verkoopboek.

Plaatje 18: Verkoopboek stap 3

Na boeken vind u het volgende overzicht bij Stamgegevens->Artikelen en Voorraad->Artikelen.

Plaatje 19: Factuurbrief en Overzicht voorraad

Herwaarderen van de voorraad en inkoopwaarde

Met knop 1 in plaatje 19 kunt u een rapport uitdraaien van de voorraad per boekdatum (hierbij worden alle boekingen na de opgegeven boekdatum buiten beschouwing gelaten). Op deze manier kunt u dus de mutaties in de voorraad weergeven. Naast de gegevens in plaatje 19 is in dit rapport ook het veld ‘inkoopwaarde’ beschikbaar. De inkoopwaarde is gelijk aan de boekwaarde tenzij u via het memoriaal een speciale ‘herwaarderingsboeking’ hebt gedaan. Een herwaarderingsboeking is een memoriaalboeking waarin u in één en dezelfde boeking (niet noodzakelijk met dezelfde boekdatum voor alle regels) alle beschikbare voorraad voor een bepaald artikel afboekt en tegelijkertijd weer bijboekt met een andere boekwaarde. Een dergelijke boeking wordt in het memoriaal herkend als een herwaardering van de boekwaarde en een correctie voor het omrekenen van de nieuwe boekwaarde naar de oude inkoopwaarde wordt automatisch opgeslagen.

Vanaf het moment van herwaarderen wordt aan de hand van de in- en verkoop van het artikel automatisch een inkoopwaardecorrectie bijgehouden.

Opmerkingen

Bij artikelen kunnen tabbladen met vrije velden worden aangemaakt om extra gegevens te verschaffen en een betere rapportage mogelijk te maken.

Een eindproduct kan meer dan één recept hebben. Dit maakt het onder andere mogelijk een artikel op een andere manier te deassembleren dan het is geassembleerd.

Stel dat in het voorbeeld hierboven op de geleverde fietsen al een bagagedrager aanwezig was. In dat geval komt er bij assembleren van de fietsen dus ook een product vrij! Stel dat de rijwielhandelaar besluit dat de vrijgekomen bagagedragers als een nieuw artikel (bagagedrager nr. 2) in de voorraad moeten worden bijgeboekt. Dit kan door het eindproduct in recept hierboven (plaatje 12 ) te beschouwen als een halffabrikaat bestaande uit: 1 mountainbike en 1 bagagedrager nr. 2.

Door het maken van een tweede recept voor dit halffabrikaat dat alleen bij de-assemblage gebruikt wordt kunnen we het halffabrikaat splitsen in 1 mountainbike en 1 bagagedrager nr. 2.