Calculatie of voorcalculatie

Tabblad calculatie

Calculatie/Begroting

De begroting dient als basis voor offertes en facturen maar is ook de basis voor het invoeren van de uren en externe kosten. Op deze manier worden dus begroting, inkomsten en uitgaven en gemaakte uren in de bij calculatie ingevoerde posten samengebracht en kan er achteraf op verschillende niveaus gerapporteerd worden over de winstgevendheid van een project.

De begroting wordt ingevoerd in twee niveaus: Factuurregels en onder elke factuurregel één of meer Specificatieregels. In plaatje 1 t/m 3 is te zien hoe tabblad calculatie uit twee panelen bestaat. In het bovenste paneel wordt telkens op een andere factuurregel geklikt en in het onderste paneel verschijnen de specificatieregels die daarbij horen. Wanneer we bijvoorbeeld onder ‘Nagekomen kosten’ een specificatieregel (onderste paneel!) willen toevoegen gaan we eerst in het bovenste paneel op ‘Nagekomen kosten’ staan. Daarna klikken we op knop 9 in plaatje 1 om een nieuwe specificatieregel aan te maken.

Eigenschappen factuurregels
Offerte/Percentage/Nacalculatie	- Offerte: De prijs van de laatste offerte wordt overgenomen bij het maken van de factuur voor alle specificatieregels onder deze factuurregel. - Nacalculatie: De posten hieronder worden beschouwd als nacalculatie. Bij factureren worden dus de werkelijk gemaakte bedragen in rekening gebracht. - Percentage: Onder deze regels maken we kortingspercentages of toeslagen. Het bedrag wordt dus bepaald door de subtotalen erboven.
Bestemd voor	Wanneer hier ‘Overig’ wordt gekozen is deze regel bestemd voor facturen die gemaakt worden via tabblad ‘Overige facturen’.
Verdichten	Wanneer verdichten aan staat wordt de regel als verdichte hoofdregel in de factuursjabloon afgedrukt zonder subregels.
Omschrijving	De omschrijving voor intern gebruik.
Factuuromschrijving	De omschrijving die in de offerte/factuurbrief moet worden afgedrukt.

Specificatieregels bestaan in vier soorten: Uren, Kosten, Extra posten en Percentages. Het volgende schema geeft aan onder welke omstandigheden de verschillende soorten gebruikt kunnen worden.

Bestemd voor	Soort factuurregel	Uren	Kosten	Extra posten	Percentages
Normaal	Offerte	Ja	Ja	Ja	Nee
	Nacalculatie	Ja	Ja	Ja	Nee
	Percentage	Nee	Nee	Nee	Ja
Overig (voor factureren aan andere bedrijven bij tabblad ‘overige facturen’)	Offerte	Nee	Nee	Ja	Nee
	Nacalculatie	Nee	Nee	Ja	Nee
	Percentage	Nee	Nee	Nee	Ja

De soorten specificatieregels:

Soorten specificatieregels
Uren	Dit zijn posten waarop door uw eigen bedrijf uren geboekt kunnen worden.
Kosten	Extern gemaakte kosten en verkoop uit voorraad.
Extra posten	Wanneer iets niet onder uren of kosten valt en er moet toch een bedrag in rekening gebracht worden.
Percentages	Een bepaald percentage (positief of negatief) van het subtotaal erboven.

In de volgende vier tabellen vindt u de eigenschappen van de verschillende soorten specificatieregels.

Eigenschappen specificatieregels Uren
Begin- en einddatum	Ter referentie voor uzelf en eventueel voor toekomstig gebruik door het systeem.
Uursoort	De uursoort bepaalt de uurprijs die voor deze post berekend zal worden.
Handeling	Handelingen zijn een onderverdeling van uursoorten. Kunnen bijvoorbeeld worden gebruikt in overzichten.
Kilometers berekenen J/N	Wanneer dit aan staat moet er bij het invoeren van de uren een locatie en kilometers worden ingevuld. De gemaakte kosten worden op een aparte regel verrekend in de factuur.
Aantal uren begroot	De begroting voor deze post in hele uren op één decimaal nauwkeurig.
Urengroep	Wanneer hier een urengroep is ingevuld kunnen alleen leden van die groep hun uren hierop boeken.
Usernaam	Hier kan in combinatie met urengroep een medewerker worden gekozen. As hier iets is ingevuld kan alleen die medewerker zijn of haar uren boeken op deze post.
Omschrijving	Interne omschrijving.
Factuuromschrijving	Omschrijving voor in factuur en offerte.
Naar factuur J/N	Wanneer dit niet is aangevinkt wordt de post beschouwd als overhead: De uren worden wel gemaakt maar niet doorberekend in offerte en factuur.
Actief J/N	Wanneer de post niet actief is (afgesloten) kan er niet op worden geboekt.

Eigenschappen specificatieregels Kosten
Kosten begroot	De begroting voor deze post exclusief eventuele toeslag (zie externe kosten factor).
Omschrijving	Interne omschrijving.
Factuuromschrijving	Omschrijving voor in factuur en offerte.
Naar factuur J/N	Wanneer dit niet is aangevinkt wordt de post beschouwd als overhead: De kosten worden wel gemaakt maar niet doorberekend in offerte en factuur.

Eigenschappen specificatieregels Extra posten
Prijs	De prijs voor deze post (wordt één op één doorberekend).
Omschrijving	Interne omschrijving.
Factuuromschrijving	Omschrijving voor in factuur en offerte.
Naar factuur J/N	Wanneer dit niet is aangevinkt wordt de post niet doorberekend in offerte en factuur.

Eigenschappen specificatieregels Percentages
Percentage	Percentage voor toeslag of korting (negatief voor korting).
Omschrijving	Interne omschrijving.
Factuuromschrijving	Omschrijving voor in factuur en offerte.
Naar factuur J/N	Wanneer dit niet is aangevinkt wordt de post niet doorberekend in offerte en factuur.

Enkele voorbeelden

In plaatje 1 t/m 3 kunt u zien hoe telkens een andere factuurregel in het bovenste paneel wordt geselecteerd. In het onderste paneel bij specificatieregels verschijnen telkens de regels die bij de geselecteerde hoofdregel horen.

Plaatje 1: Specificatieregel(s) voor factuurregel ‘Overleg’

Tabblad calculatie
1	Nieuwe factuurregel maken
2	Factuurregel verwijderen met alle specificatieregels. Kan alleen wanneer hier nog niets op geboekt is.
3	Geselecteerde regel openen.
4	Geselecteerde regel één positie omhoog verplaatsen.
5	Geselecteerde regel één positie omlaag verplaatsen.
6	Alle regels in één overzichtelijk scherm. Bedoeld voor bijwerken begroting en factuurteksten.
7	Printen.
8	Begroting (en eventueel offerte) van ander project toevoegen aan deze begroting.
9	Nieuwe specificatieregel maken onder in bovenste paneel geselecteerde factuurregel.
10	Geselecteerde specificatieregel verwijderen indien mogelijk.
11	Geselecteerde specificatieregel openen.
12	Geselecteerde specificatieregel één regel omhoog verplaatsen.
13	Geselecteerde specificatieregel één regel omlaag verplaatsen.
14	Kostenpost toevoegen op basis van artikelentabel. U voert automatisch ook een post in bij tabblad materialen.
15	Kostenpost toevoegen op basis van receptuur. U voert automatisch ook posten in bij tabblad materialen.

Plaatje 2: Specificatieregel(s) voor factuurregel ‘Ontwerp en tekeningen’

Plaatje 3: Specificatieregel(s) voor factuurregel ‘Nagekomen kosten’

Wanneer we in plaatje 3 achtereenvolgens klikken op 1 en 2 komen we bij plaatje 4.

Plaatje 4: Detailschermen van factuur- en specificatieregel

Detailschermen factuur- en specificatieregels
1	Factuurregel verwijderen indien mogelijk.
2	Factureren (=‘Naar factuur’) uitzetten voor alle specificatieregels onder deze factuurregel.
3	Factureren (=‘Naar factuur’) aanzetten voor alle specificatieregels onder deze factuurregel.
4	Alle urenposten onder deze regel actief maken (zodat er op geboekt kan worden).
5	Alle urenposten onder deze regel afsluiten (zodat er niet op geboekt kan worden).
6	De verschillende soorten factuurregels.
7	Bestemd voor (normaal of overig).
8	Verdichten J/N in offerte en factuurbrief.
9	Interne omschrijving
10	Omschrijving in factuur en offerte.
11	Specificatieregel verwijderen indien mogelijk.
12	Alle uren die hierop geboekt zijn op een andere specificatieregel boeken.
13	Urenpost afsluiten of (indien reeds afgesloten) opnieuw actief maken.
14	Begindatum voor deze activiteit.
15	Soort
16	Einddatum voor deze activiteit.
17	Uursoort (en daarmee uurprijs) voor deze post.
18	Kilometers-registratie aan of uitzetten.
19	Soort werk.
20	Begroot aantal uren. Dubbelklikken op dit veld opent een rekenhulpje.
21	Eventueel hier urengroep. Leeglaten betekent dat iedereen hierop kan boeken.
22	Eventueel individuele gebruiker uit boven gekozen urengroep (die mag dan als enige hierop boeken).
23	Omschrijving intern.
24	Omschrijving in factuur en offerte.
25	Factureren aan- of uitzetten. Wanneer deze regel niet is aangevinkt gebruikt u deze post alleen intern voor boeken van uren en kosten, maar de post komt nooit in een factuur of offerte te staan.
26	Het BTW-tarief voor deze regel.
27	Vink dit aan wanneer u kilometers wilt registreren maar niet in de factuur wilt doorberekenen (gebruik in combinatie met vakje 18).

In de volgende drie plaatjes kunt u zien hoe we de usernaam- en urengroepinformatie kunnen leegmaken van een specificatieregel die tot op usernaam-niveau (HANS) is ingevuld.

In het eerste plaatje kan alleen ‘HANS’ uren boeken op deze regel. We selecteren de tekst ‘HANS’ en drukken op de ‘Delete’ toets. Zo komen we bij plaatje 6.

Plaatje 5: Uren alleen voor user: ‘Hans’

Nu kan er door de gehele urengroep ‘Algemeen’ geboekt worden. We selecteren de tekst ‘Algemeen’ en drukken op de ‘Delete’ toets. Zo komen we bij plaatje 7.

Plaatje 6: Uren alleen voor groep: ‘Algemeen’

Plaatje 7: Nu kan iedereen z’n uren hierop boeken

Plaatje 8 is een voorbeeld van een specificatieregel voor kosten.

Door klikken op knop 1 in plaatje 2 openen we een specificatieregels-detailscherm voor kosten.

Plaatje 8: Specificatieregel kosten

Detailscherm specificatieregels Kosten
1	Specificatieregel verwijderen indien mogelijk.
2	Alle kosten die hierop geboekt zijn op een andere specificatieregel boeken.
3	Met deze knop kunt u omschrijving, prijs, BTW-tarief en hoeveelheid overnemen uit de artikelentabel. Er wordt automatisch ook een boeking gedaan in de materialentabel.
4	Begroot bedrag exclusief toeslag. Dubbelklikken op dit veld opent een rekenhulpje.

Tot slot laten we zien hoe een factuur- en specificatieregel voor 10% korting worden toegevoegd.

Met knop 1 in plaatje 1 maken we een factuurregel voor percentages.

Plaatje 9: Factuurregel percentages

Vervolgens gaan we in het bovenste paneel op de nieuwe regel staan en klikken op knop 9 in plaatje 1. We vullen bij percentage -10,00 in.

Plaatje 10: Specificatieregel percentages

Plaatje 11: Klaar