Projecten

(Hoofdmenu)->Projecten en uren->Projectenoverzicht

(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Projecten->Projectenoverzicht

Projecten

Let op! Projecten kunt u gebruiken wanneer u uren wilt factureren, externe kosten wilt doorberekenen, offertes maken etc.

U kunt echter in Pap ook een volledige boekhouding voeren met facturatie etc. zonder gebruik te maken van projecten.

Wanneer u niet projectmatig werkt hoeft u dit gedeelte niet te gebruiken.

De projectenmodule wordt meestal gebruikt wanneer er met meer mensen wordt samengewerkt aan hetzelfde project. Alle gegevens

rond het project worden hiermee centraal opgeslagen en verwerkt.

De projectenregistratie geeft de mogelijkheid om een interne planning te maken van activiteiten, materialen en externe kosten. Deze planning dient enerzijds als basis voor de urenregistratie en externe kosten. Anderzijds dient deze planning als basis voor het maken van offerte en (deel)factu(u)r(en).

Boekhoudkundig gezien zijn projecten verzamelposten voor inkomsten en uitgaven die allemaal naar de rekening ‘Onderhanden werk’ worden geboekt. Na het afsluiten van een project kunnen alle inkomsten en uitgaven in het grootboek gelijktijdig van ‘Onderhanden werk’ naar de winst en verliesrekening worden geboekt. Ook op projectniveau kunnen tabbladen met vrije velden worden aangemaakt.

De projectenmodule biedt vele extra’s die het mogelijk maken de projectenregistratie te gebruiken in de dagelijkse praktijk van uw bedrijf.

Voorbeelden zijn:

-	Uurtarieven per factuurregel.
-	Factuurregels opgesplitst in twee niveaus die verdicht of gespecificeerd kunnen worden weergegeven.
-	Afsluiten en actief maken van urenposten
-	Uren begroten op individuele medewerkers, groepen of het hele bedrijf
-	100% aanpasbare sjablonen voor offerte en factuur in Word® met per regel de mogelijkheid om aan te geven of een regel verdicht of gespecificeerd moet worden weergegeven.
-	Factuurregels kunnen activeren en deactiveren.
-	Begroting en offerte geheel of gedeeltelijk kunnen kopiëren uit eerder aangemaakt project.
-	Facturen maken voor andere bedrijven dan waarop het project is aangemaakt.
-	Naast externe kosten ook uit eigen voorraad kunnen verkopen via projecten.
-	Mogelijkheid om projecten door te boeken naar een volgend boekhoudkundig jaar.
-	Kortingspercentages en toeslagen in verschillende niveaus.
-	Kilometers registreren en factureren.
-	Correspondentieoverzicht waarin ook planningen en besprekingsverslagen die op meer dan één project van toepassing zijn.
-	Vaste maandoverzichten voor het projectresultaat zijn in het programma aanwezig en m.b.v. de rapportagemodule kunnen daar eigen overzichten, rapporten en grafieken aan worden toegevoegd.
-	Per factuurregel kunnen aangeven of op basis van offerte of op basis van nacalculatie gefactureerd moet worden.
-	Bij aanmaken van offerte en factuur kunnen de door het systeem berekende bedragen worden overschreven.

Plaatje 1: Schema projecten: verschillende manieren om van calculatie tot een factuur te komen.

Plaatje 1 : Verschillende manieren om van calculatie tot facturatie te komen
1	Bij tabblad kosten kunt u direct externe kosten opvoeren op posten die bij calculatie zijn ingevoerd. Er wordt dan geen gebruik gemaakt van materialen die vooraf begroot zijn. De kosten worden ingevoerd zodra de inkoopopdracht heeft plaatsgevonden, dus nog voordat de factuur binnen is. Gebruikt dit b.v. bij inkoop van diensten, freelancers etc. of wanneer u geen artikelenbestand bijhoudt.
2	Uren kunnen worden geboekt via (hoofdmenu)->projecten en uren->uren invoeren. Let op dat de urenposten bij calculatie vooraf moeten zijn ingevoerd. Wanneer er geen posten zijn waarop betreffende gebruiker kan en mag boeken zijn er in het urenscherm bij ‘bedrijf’ geen keuzemogelijkheden.
3	Desgewenst kunt u naast een begroting bij ‘calculatie’ ook een begroting van de te gebruiken materialen maken. De materialen worden gekoppeld aan kostenposten bij ‘calculatie’. De koppeling tussen calculatie en materialen kan in twee richtingen: - Bij ‘calculatie’ kunt u een kostenpost openen en gebruik maken van de voorraadknop, selecteer een artikel en prijs en omschrijving van de post worden aangepast. Tevens wordt er bij ‘materialen’ een extra regel aangemaakt. - U kunt ook bij ‘materialen’ vooraf de materialen begroten en via de knop ‘overnemen in begroting bij calculatie’ de begroting bij ‘calculatie’ aanpassen.
4	Als u materialen hebt begroot kunt u de bestelling hiervan opvoeren bij tabblad ‘kosten’ door op ‘artikelen uitleveren/bestellen’ te klikken. Kosten worden ingevoerd bij tabblad ‘kosten’ en er wordt automatisch een bestelformulier gegenereerd. Ook is het mogelijk om in één keer op verschillende projecten en of orders te bestellen.
5	Als u een vaste prijsafspraak hebt gemaakt kunt u deze vastleggen bij tabblad ‘offerte’. Een offertebrief kan worden uitgedraaid.
6	De bedragen die niet op basis van nacalculatie zijn worden vanuit de offerte overgenomen in de factuur.
7	Gemaakte kosten op basis van nacalculatie worden evt. met een toeslag overgenomen in de factuur.
8	Uren op nacalculatie worden op basis van de uurprijs overgenomen in de factuur.
9	U kunt ook direct vanuit de calculatie een factuur maken en de bedragen zelf invullen.

Aanmaken nieuw project

Dit gaat gewoonlijk via (Hoofdmenu)->Projecten en uren->Nieuw Project maken. Maar ook in het overzichtscherm projecten kunt u bijvoorbeeld op F2 drukken om een nieuw project aan te maken. Lees verder.

Openen van bestaande projecten

Het projectendetailscherm kunt u openen via (Hoofdmenu)->Projecten en uren->Projectenoverzicht. Hierna klikt u op de gekleurde knop links van het project dat u wilt openen.

Plaatje 2: Detailscherm projecten

Projectenscherm
Knop 1	Project verwijderen. Dit kan alleen wanneer de administratie waarop dit project is aangemaakt verwijderd is.
Knop 2	Project doorboeken naar volgend boekhoudkundig jaar.
Knop 3	Project Afsluiten. Bij reeds afgesloten projecten kunt u deze knop gebruiken om het project weer actief te maken.
Tabblad algemeen	Algemene gegevens en samenvatting inkomsten uitgaven.
Tabblad calculatie	Begroting invoeren.
Tabblad materialen	Begroting materialen op basis van artikelenbestand (facultatief).
Tabblad offerte	Offerte maken (facultatief).
Tabblad kosten	Externe kosten en voorraadverkoop.
Tabblad uren	Uren bekijken en wijzigen. Let op: het invoeren van gemaakte uren gaat via (Hoofdmenu)->Projecten en uren->Uren invoeren.
Tabblad factureren	Factuur maken.
Tabblad overige facturen	Facturen op ander bedrijf invoeren.
Tabblad inkomsten	Overzicht inkomsten.
Tabblad correspondentie	Overzicht correspondentie van project.
Toeslag externe kosten	Dit percentage wordt als toeslag gebruikt bij doorverkopen externe kosten.