Tabblad factureren

 

Factureren

 

Let op! Facturen kunnen OOK BUITEN DE PROJECTEN OM gemaakt te worden! Voor het maken van losse facturen (ook met factuurbrieven) gaat u naar het verkoopboek in de boekhoudmodule. Via orders en kassa kunt u ook artikel- en voorraadverkoop doen.

 

 

Bij het maken van een (deel)factuur wordt voor iedere regel het resterende bedrag ingevuld ten opzichte van het bedrag in de meest recente offerte (al dan niet in conceptfase) tenzij het een post voor nacalculatie betreft, in dat geval worden de nog resterende werkelijk gemaakte bedragen ingevuld (bij externe kosten is dit inclusief de toeslag die u bij systeeminstellingen hebt ingevuld). Wanneer op bepaalde urenposten kilometers zijn ingevuld worden de kosten hiervoor op een extra regel toegevoegd aan de factuur volgens het kilometertarief (zie systeeminstellingen).

De bedragen die door het systeem worden berekend kunnen worden overschreven (alleen bij bedragen die percentages en (sub)totalen vertegenwoordigen kan dit uiteraard niet). Omschrijvingen kunnen worden overschreven indien u bij systeeminstellingen ‘tekstregels fact. bijwerken’ hebt gekozen.

 

De facturen worden in dit tabblad altijd aangemaakt op het bedrijf dat u bij aanmaken van het project als klant hebt ingevuld. Voor facturen aan andere bedrijven moet u bij tabblad ‘overige facturen’ zijn.

 

Net als bij offertes kunt u na het uitdraaien van een factuurbrief niets aan de factuur meer wijzigen. Wel kunt u dan een nieuwe factuur invoeren. Hiermee maakt u de oude factuur niet ongeldig zoals bij offertes. De nieuwe factuur wordt gezien als een tweede gedeelte van het te factureren totaalbedrag.

De factuurbrief zelf kan wel worden aangepast (en daarmee dus ook de bedragen die er in staan!). Wanneer u niet wilt dat er na het uitdraaien van een factuurbrief nog iets aan het document gewijzigd kan worden moet u bij ‘autorisaties’ de functie: ‘Bewerken factuur (incl. eigengemaakte)’ voorzien van een beveiligingsinstelling.

 

Facturen met gemengde BTW-tarieven zijn ook mogelijk. De gebruikte BTW-tarieven worden bij tabblad 'calculatie' opgegeven in het detailscherm van de specificatieregels.

 

In plaatje 1 ziet u het tabblad factureren. Het bovenste paneel is alleen lezen en geeft de totalen weer van gemaakte kosten en gefactureerde bedragen. In het onderste paneel kunt u wijzigingen aanbrengen.

Plaatje 1: Tabblad factureren

Tabblad Factureren
1	-Nieuwe factuurregels invoeren Wanneer de factuur reeds definitief is gemaakt door het uitdraaien van de factuurbrief (we voeren dan een nieuwe deelfactuur in). Of wanneer er nog geen factuur gemaakt is. of: -Factuurregels opnieuw invoeren (Conceptfase, wanneer de factuurbrief nog niet is uitgedraaid). In dat geval blijven de bedragen onveranderd maar worden de omschrijvingen opnieuw overgenomen van de calculatie en eventueel nieuwe regels toegevoegd of regels verwijderd waarvoor ‘factureren’ bij calculatie is uitgezet.
2	-Nieuwe factuurbrief maken (Conceptfase, wanneer de brief nog niet is aangemaakt). De factuur wordt dan ook ingevoerd in de boekhouding (In de debiteurenadministratie van de administratie waarop dit project is aangemaakt) met ‘Onderhanden werk’ als tegenrekening. of: -Bestaande brief bekijken.
3	Wanneer de huidige factuur nog niet definitief is gemaakt (door uitdraaien brief) kunt u alle factuurregels met deze knop verwijderen.
4	Regelafstand vergroten of verkleinen.
5	Proeffactuur uitdraaien.
6	Printen totalen.
7	Printen.
8	Voorafgaand aan het maken van een nieuwe factuur kan hier een percentage worden ingevuld voor het maken van een deelfactuur. Het systeem rekent dan dit percentage van iedere regel in de offerte ongeacht eventuele eerdere deelfacturen. Bij nacalculatie wordt geen percentage berekend maar gewoon het resterende bedrag.
9	Hier kunt u een omschrijving kwijt die eventueel via sjablonen in de factuursjabloon kan worden gebruikt.
10	Wanneer u de factuurbrief wilt uitdraaien moet u altijd een geadresseerde invullen. U kunt hier ook een nieuwe naam typen en daarmee een nieuwe contactpersoon aanmaken.

 

We vullen de geadresseerde in en klikken op knop 2 in plaatje 1 om een factuurbrief te maken. We vullen boekdatum en BTW-datum in en de factuurdatum (datum die in de factuur wordt afgedrukt). Wanneer we twee of meer factuursjablonen hebben wordt ons nu gevraagd een sjabloon te kiezen. Hierna wordt de factuur gemaakt.

Plaatje 2: Factuurbrief maken

 

In plaatje 3 ziet u hoe de factuurbrief eruit kan zien. Wanneer u voor uw brieven een andere lay-out wenst bedenk dan dat u via sjablonen uw eigen opmaak kunt toepassen! Let op de grijze prijskolom in het plaatje. Dit betekent dat er niet meer gewijzigd kan worden omdat de factuurbrief definitief geworden is. U kunt in de boekhouding bij debiteuren/crediteuren de zojuist gemaakte factuur terugvinden.

Plaatje 3: De factuurbrief