Tabblad offerte

 

Offerte maken

 

Via de offerte kunnen de gemaakte afspraken met de klant definitief worden vastgelegd. De offertebrief kan worden uitgedraaid en ter ondertekening aan de klant worden aangeboden. In het geval dat de klant niet accoord gaat met de offerte is het mogelijk de oude offerte te overschrijven door een nieuwe aan te maken (knop 5 plaatje 1).

Omdat de offertebrief hiermee een officeel karakter krijgt (een contract waarin de prijsafspraak wordt vastgelegd en ondertekend) onderscheiden we bij het maken van de offerte twee fasen:

 

Conceptfase:

Dit is wanneer er nog geen offertebrief is uitgedraaid. Omschrijvingen en bedragen kunnen nog worden gewijzigd en de conceptofferte kan nog in z’n geheel worden verwijderd.

Let op! Wanneer de meest recente offerte zich nog in de conceptfase bevindt zullen de bedragen hiervan toch gebruikt worden bij het maken van een nieuwe factuur.

 

Definitieve fase:

Wanneer er een offertebrief is uitgedraaid. De kolom bij prijs (zie 8 plaatje 1) is dan grijs geworden. De gegevens kunnen dan niet meer worden gewijzigd en bij het maken van een nieuwe factuur worden de bedragen uit de prijskolom overgenomen (indien er geen sprake is van nacalculatie uiteraard!). Hierbij wordt natuurlijk wel rekening gehouden met eventuele eerder gemaakte facturen (deelfacturen). De offerte kan in deze fase wel in z’n geheel worden overschreven (wanneer deze niet door de klant is goedgekeurd) door een nieuwe offerte (knop 5 plaatje 1)!

 

Offerte als brug tussen calculatie en facturatie:

Ook wanneer u geen gebruik maakt van de mogelijkheid om offertebrieven uit te draaien kan de offerte nuttig zijn. Wanneer de offerteregels worden aangemaakt worden de bedragen uitgerekend aan de hand van de calculatie. De calculatie is echter een interne begroting (hier legt u o.a. vast hoeveel uren de medewerkers van uw bedrijf op dit project mogen boeken!). De bedragen die hieruit voortkomen zijn niet altijd de bedragen die u aan de klant in rekening wilt brengen. Door een offerte aan te maken en de bedragen hiervan aan te passen aan wat u van plan bent te gaan factureren kunt u een brug vormen tussen interne begroting en gefactureerde bedragen. Wanneer later de factuur wordt gemaakt zullen de bedragen die u hier heeft vastgelegd (voor zover geen nacalculatie) worden overgenomen.

 

Als voorbeeld maken we een nieuwe offerte (via plaatje 1 knop 5). We kunnen eventueel omschrijvingen en bedragen wijzigen.

Plaatje 1: Offerte maken (conceptfase)

Tabblad Offerte
1	Regelafstand (zie 10) vergroten of verkleinen.
2	Proefofferte uitdraaien.
3	Printen totalen.
4	Printen.
5	-Nieuwe offerteregels invoeren (Wanneer de offerte reeds definitief is gemaakt door het uitdraaien van de offertebrief of er nog geen offerte gemaakt was.). Hiermee wordt de eventueel eerder ingevoerde offerte ongeldig. De meest recente offerte is altijd bepalend bij factureren ongeacht of hiervan een brief is gemaakt. of: -Offerteregels opnieuw invoeren (Conceptfase, wanneer de offertebrief nog niet is uitgedraaid). In dat geval blijven de bedragen onveranderd maar worden de omschrijvingen opnieuw overgenomen van de calculatie en eventueel nieuwe regels toegevoegd of regels verwijderd waarvoor ‘factureren’ bij calculatie is uitgezet.
6	-Nieuwe offertebrief maken (Conceptfase, wanneer de brief nog niet is aangemaakt). of: -Bestaande brief bekijken.
7	U kunt de gehele offerte met deze knop verwijderen.
8	De bedragen die in de offerte staan worden bij aanmaken door het systeem ingevuld maar kunnen daarna wel overschreven worden zolang de offertebrief nog niet is uitgedraaid.
9	Dit zijn de bedragen zoals die uit de begroting worden berekend (calculatie).
10	Hier komen bij aanmaken de factuuromschrijvingen van tabblad calculatie te staan. Wanneer bij systeeminstellingen is gekozen voor ‘tekstregels factuur bijwerken’ kunnen deze omschrijvingen overschreven worden.
11	Hier kunt u een omschrijving kwijt die eventueel via sjablonen in de offertesjabloon kan worden gebruikt.
12	Wanneer u de offertebrief wilt uitdraaien moet u altijd een geadresseerde invullen. U kunt hier ook een nieuwe naam typen en daarmee een nieuwe contactpersoon aanmaken.

 

 

 

Vervolgens klikken we op knop 6 in plaatje 1 nadat we geadresseerde (12 plaatje 1) hebben ingevuld. Wanneer u meer dan één offertesjabloon heeft komt er eerst nog een scherm waarin u de te gebruiken sjabloon selecteert. De offertebrief wordt uitgedraaid. U kunt eventueel de tekst nog aanpassen.

Plaatje 2: Offerte is definitief gemaakt door uitdraaien offertebrief