Abonnementen- ledenadministratie

(Hoofdmenu)->Abonnementen

Abonnementen, ledenadministratie en periodieke facturen

Wij adviseren u bij het maken van de jaarfacturen voor abonnementen uw virusscanner tijdelijk te deactiveren (zie virusscanners)!

Inleiding

De abonnementenmodule kan worden gebruikt voor het bijhouden van verzend- en facturatiegegevens van tijdschriften. De gebruikte terminologie verwijst hier ook naar.

De module kan echter net zo goed worden gebruikt voor andere soorten van periodieke facturatie zoals contracten voor een vast aantal uren per maand, onderhoudscontracten, softwarelicenties, detachering en ledenadministratie van verenigingen.

Wanneer uw bedrijf veel periodieke facturen verstuurt kunt u hiermee veel tijd besparen. Ook wordt door het gestructureerd bijhouden van de gegevens de kans op fouten kleiner.

Om de abonnementenmodule te kunnen gebruiken moet aan de volgende twee voorwaarden voldaan zijn:

1) Er moet tenminste één medium aanwezig zijn. Zie (Hoofdmenu)->Abonnementen->Media en tarieven.

2) Voor dit medium moet tenminste één tarief zijn ingevoerd. Via het tarief wordt de jaarprijs aangegeven. Nul mag ook als prijs worden ingevoerd.

Enkele begrippen:

Medium	Dit is de naam van een tijdschrift of de omschrijving van hetgeen periodiek gefactureerd moet worden.
Edities	Aantal periodes per jaar waarover gefactureerd kan worden. Voor tijdschriften komt dit overeen met het aantal te verschijnen edities.
Abonnement	Bevat gegevens van factuuradres, korting etc. Pap maakt altijd per abonnement 1 factuur aan. Een belangrijk gegeven bij een abonnement is ‘facturatie bijwerken t/m editie:’ (= ‘gefactureerd t/m editie’) zie plaatje 3. Alle mutaties die op het abonnement worden toegevoegd worden automatisch gefactureerd t/m deze editie.
Verzendadres of geadresseerde	Bevat adresgegevens voor verzending van het tijdschrift, aantal exemplaren en begindatum. Eén abonnement kan meer verzendadressen bevatten. Ook als u verschillende tarieven gebruikt binnen één abonnement dan geeft u dat op dit niveau aan.
Exemplaren	Het aantal tijdschriften dat naar het verzendadres verstuurd moet worden of aantal te factureren eenheden. Onder een verzendadres kunnen één of meer exemplaren worden ingevoerd. Dit aantal kan op nul gezet worden wanneer er sprake is van een opzegging. Exemplaren worden altijd ingevoerd als mutaties met ingang van een bepaalde editie, nooit als absolute aantallen. Het programma moet immers op elk moment kunnen bepalen hoeveel exemplaren er voor een bepaalde editie moeten worden gefactureerd.
Verzendlijst	Voor een bepaalde editie van een tijdschrift kan een lijst worden uitgedraaid met de verzendadressen. Hierbij wordt rekening gehouden met de mutaties die op die datum van kracht zijn. Wanneer u geen tijdschriften verstuurt is deze optie voor u niet van belang.
Jaarfacturatie of periodieke facturatie	Alle doorlopende abonnementen worden bij de jaarfacturatie in één keer gefactureerd voor een opgegeven periode. Hiermee kan ook per maand of per kwartaal etc. gefactureerd worden. Wanneer er een groot aantal periodieke facturen moet worden verstuurd kan dit veel tijd besparen. De facturen kunnen automatisch per e-mail verstuurd worden.
Twee soorten facturen	Er zijn dus in feite twee soorten facturen bij een abonnement: - Zie plaatje 7: Een factuur die wordt aangemaakt bij het invoeren van een mutatie (=een wijziging van het aantal exemplaren op een bestaand abonnement). Deze factuur is bedoeld om met de periodieke- of jaarfacturatie te synchroniseren, hierdoor kan de volgende jaarfactuur weer op de normale manier worden uitgedraaid zonder dat er bedragen blijven openstaan. Wordt uitgedraaid voor 1 individueel abonnement. - Zie plaatje 10: De jaarfacturatie. Hierbij wordt met één druk op de knop een groot aantal abonnementen doorgefactureerd naar een volgende periode. Bijvoorbeeld: alle abonnementen die waren gefactureerd t/m 05-2010 krijgen een factuur voor 1 jaar en zijn daarna gefactureerd t/m 05-2011. De jaarfacturatie brengt een wijziging aan in het veld ‘gefactureerd t/m editie’ om te zorgen dat de abonnementen niet nog eens gefactureerd kunnen worden.

Door de vele verschillende mogelijkheden vereist het gebruik van deze module enige oefening. Het is aan te raden voordat u de module in gebruik neemt eerst in de demo administratie e.e.a. uit te proberen.

Het is goed om daarbij de volgende punten in gedachte te houden:

-	Verzendlijsten uitdraaien kan op ieder moment voor elke editie. Eventuele mutaties die voor de gekozen editie nog niet van kracht zijn (zoals een opzegging per einde jaar) worden daarin niet meegenomen.
-	Per abonnement is er één factuur per periode en een verzendlijst met één of meer verzendadressen en tarieven.
-	Bij toevoegen van exempla(a)r(en) aan een abonnement wordt automatisch een factuur gegenereerd tot het eind van de actieve periode waarbij rekening gehouden wordt met het resterend aantal edities. Ook is het mogelijk om voor de eerste periode een speciale prijs te berekenen.
-	Exempla(a)r(en) per opzegdatum (dus niet per direct) uit de verzendlijst verwijderen is mogelijk waarbij desgewenst een creditfactuur kan worden gemaakt voor de rest van het jaar. Ook hier kan een speciale prijs worden opgegeven.
-	Op ieder moment kunnen mutaties ingevoerd worden (bv. wijzigen aantal exemplaren). De ingangseditie van de mutatie hoeft niet de huidige editie te zijn. Bij toevoegen van exemplaren aan de verzendlijst is het mogelijk verschillende adressen en verschillende beginedities te gebruiken waarbij alle mutaties in één factuur terechtkomen.
-	Per abonnement is het mogelijk een variabel kortingspercentage op te geven.
-	Periodieke facturatie: Alle doorlopende abonnementen kunnen automatisch gefactureerd worden voor een op te geven periode. De factuurbrieven worden apart geïmporteerd in de database maar komen ook in een verzameldocument terecht om makkelijk te kunnen printen. Ook e-mail is mogelijk. Na facturatie voor de periode wordt de ‘gefactureerd t/m editie’ van alle gefactureerde abonnementen automatisch opgehoogd. Hierdoor kunnen de abonnementen niet nog eens gefactureerd worden voor die periode. Wanneer u een nieuw exemplaar aan een bestaand abonnement toevoegd wordt deze dus ook automatisch gefactureerd t/m de ‘gefactureerd t/m editie’ datum van het abonnement. Op deze manier wordt het abonnement dus altijd gesynchroniseerd voor de volgende jaarfactuur.
-	Tarieven kunnen inclusief en exclusief BTW worden opgegeven. Bij inclusieve facturatie ligt de totaalprijs inclusief BTW vast en kunnen er geen kleine verschillen ontstaan door afrondingen in de BTW.

Voorbeeld : Facturatie van het ornithologisch maandblad.

Eerst voeren we bij (Hoofdmenu)->Abonnementen->Media en tarieven de gegevens voor het tijdschrift in.

Plaatje 1: Invoeren medium

Gegevens medium
Administratie	De administratie waarin de facturen in de boekhouding verwerkt moeten worden.
Naam medium	Naam van medium
Aantal edities	Aantal edities als het om een tijdschrift gaat. Of het aantal factuurperiodes in een jaar.
Omschrijving in factuur	Naam van medium zoals die in de factuur wordt afgedrukt. Vult u niets in dan wordt de naam van het medium gebruikt.

Plaatje 2: Toevoegen tarief voor medium.

Nadat u in plaatje 1 op ‘invoeren’ hebt geklikt kunt u één of meer tarieven invoeren.

Tarief invoeren
Knop 1	Hiermee kunt u één of meer tarieven aanmaken.
Omschrijving	Naam voor dit tarief
Grootboekrekening winst	Op deze rekening worden de inkomsten van de facturatie geboekt.
Prijs per jaar en BTW	Jaarprijs voor dit tarief. Als ‘Ex. BTW J/N’ uitgevinkt is wordt dit gezien als een prijs inclusief BTW. Bij BTW geeft u het standaard BTW-tarief voor dit tarief aan. Bij ‘abonnementen’ kunt u eventueel een ander tarief specificeren.
Omschrijving in factuur	Omschrijving tarief zoals die in de factuur wordt afgedrukt. Vult u niets in dan wordt de gewone omschrijving gebruikt.

Plaatje 3: Abonnement aanmaken.

Via (Hoofdmenu)->Abonnementen->Abonnementen en mutaties kunt u een nieuw abonnement aanmaken.

Abonnement aanmaken
Klant	Te factureren bedrijf of persoon
Contactpersoon	Contactpersoon bij bovenstaand bedrijf
Nummer	Nummer van het abonnement. Pap nummert automatisch door maar u kunt ook een eigen unieke nummering invullen. Let op! dit is een alfanumeriek veld. Letters zijn dus toegestaan.
Facturatie bijwerken t/m	Ieder abonnement is vanaf de invoer qua facturatie bijgewerkt tot een bepaalde editie. Wanneer u de periodieke- of jaarfacturatie uitvoert geeft u aan dat u alle abonnementen die zijn bijgewerkt tot een bepaalde editie wilt gaan factureren tot en met een volgende editie. De bijwerkeditie wordt daarna automatisch opgehoogd. De bijwerkeditie is ook van belang wanneer u mutaties invoert. Als u bv. in het abonnement van bovenstaand voorbeeld (bijgewerkt t/m 5-2011) een nieuw exemplaar invoert met ingangseditie 4-2011 dan weet het systeem dat bij invoer van het exemplaar nog voor twee resterende edities moet worden gefactureerd (4-2011 en 5-2011). Als u hierna de jaarfacturatie doet t/m 5-2012 dan wordt het nieuwe exemplaar hierin ook weer automatisch meegenomen.
Kortingspercentage	Eventueel kunt u een kortingspercentage berekenen over dit abonnement. Een negatief getal betekent een toeslag i.p.v. een korting.
Soort bedrijf	Hiermee kunt u de klanten indelen in verschillende zelf aan te maken soorten (hiervoor kunt u een bestaande soort selecteren of een nieuwe intypen). Deze soorten kunt u ook gebruiken wanneer u periodieke facturen wilt uitdraaien voor slechts een deel van uw klanten.
Voor bedrijf	Soms moet worden gefactureerd aan een tussenpersoon (ingevuld bij klant). Hiermee kunt u aan de tussenpersoon aangeven voor welk bedrijf het abonnement werkelijk bedoeld is. U kunt ook een referentienummer meegeven.
Referentienummer	Zie hierboven.

Plaatje 4: Abonnee/tarief aanmaken.

Wanneer het abonnement is ingevoerd kunt u de abonnee(s) aanmaken.

Abonnees invoeren
Knop 1	Hiermee voert u een nieuwe abonnee (geadresseerde) in.
Knop 2	Mutaties invoeren voor de in het linkerpaneel geselecteerde abonnee (zie ook volgende plaatjes).
Inactief	In het abonnementendetailscherm in plaatje hierboven kunt u het vakje bij ‘Inactief’ aanvinken wanneer u wilt dat het abonnement tijdelijk inactief wordt. Alle inactieve abonnementen worden uit verzendlijsten en periodieke facturen weggelaten. Zo kunt u bijvoorbeeld wachten met versturen van het tijdschrift tot de factuur betaald is. Wanneer de factuur betaald is kunt u het abonnement weer actief maken.
Invoerscherm geadresseerde
Knop 3	Adresgegevens van abonnee automatisch overnemen van gegevens debiteur. Wanneer de debiteur (klant) dezelfde is als de abonnee kunt u zich hiermee typwerk besparen.
Tarief en BTW	Het te hanteren tarief en het BTW-tarief waarmee moet worden gefactureerd. Standaard wordt het BTW-tarief overgenomen van wat u bij plaatje 2 hebt ingevult. Maar u kunt dit op deze plaats overschrijven.
Overige velden	Adresgegevens als het een abonnee voor een tijdschrift betreft. Wanneer u geen tijdschrift factureert (u gebruikt dan de verzendlijsten niet) kunt u deze velden eventueel voor iets anders gebruiken.

Plaatje 5: Mutaties.

De abonnee is nu toegevoegd. Nu vult u in hoeveel exemplaren de abonnee moet ontvangen en per welke editie. Ook in een later stadium gebruikt u de mutaties om opzeggingen etc. te verwerken. U kunt via mutaties ook bewerkstelligen dat de abonnee het tijdschrift tijdelijk op een ander adres moet ontvangen enz.

U kunt in het mutatiescherm mutaties opgeven voor verschillende abonnees/geadresseerden met verschillende ingangsedities, aantallen en prijzen. U gebruikt telkens knop 1 om de mutatie door te voeren in het lijstje onder in het scherm. Hierna kunt u verder gaan met een nieuwe mutatie. Wanneer alle mutaties voor het abonnement zijn ingevoerd klikt u op ‘Invoeren’. U komt nu bij plaatje 6 alwaar de factuur voor de mutaties kan worden ingevoerd in de boekhouding.

Mutaties
Knop 1	Mutatie doorvoeren naar lijst in te voeren mutaties. U kunt hierna een nieuwe mutatie aanmaken of op ‘Invoeren’ klikken.
Geadresseerde	Kies hier de geadresseerde voor de mutatie.
M.i.v. editie	In dit voorbeeld is editie 6-2010 de eerste editie die gefactureerd wordt. Er zal worden gefactureerd tot en met de bijwerkeditie van dit abonnement (5-2011: 1 heel jaar dus)
Aantal	Het aantal exemplaren (dus ook het aantal malen dat het jaartarief zal worden doorberekend over de resterende periodes). Opzeggingen: Wanneer het abonnement na verloop van tijd wordt opgezegd heeft u twee mogelijkheden. Mogelijkheid 1: U kunt het abonnement in z’n geheel verwijderen. Dit heeft echter tot gevolg dat de geadresseerde per direct uit de verzendlijst verdwijnt. Mogelijkheid 2: U kunt op dezelfde manier als hierboven een mutatie invoeren voor een negatief aantal exemplaren. Voert u bv. in bovenstaand voorbeeld een aantal van -1 in per editie 10 dan heeft dit tot gevolg dat de abonnee per editie 10 uit de verzendlijst verdwijnt. Normaal gesproken maakt het systeem voor de resterende edities een creditfactuur. Wilt u dit niet dan vinkt u ‘Afwijkende prijs’ aan en vult een bedrag van 0,00 in. In dat geval wordt geen creditfactuur gemaakt. Op een vergelijkbare manier kunt u via mutaties tijdelijke adreswijzigingen verwerken.
Afwijkende prijs	Het bedrag voor de eerste factuur wordt normaal gesproken automatisch berekend uit het jaartarief. Wanneer u ‘Afwijkende prijs’ aanklikt kunt u zelf aangeven welk bedrag gefactureerd zal worden. De prijs die u invult is de totale prijs voor alle bij ‘aantal’ ingevulde exemplaren tot en met de bijwerkeditie (hier dus 5-2011).

Plaatje 6: De ingevoerde mutatie(s) factureren.

De mutatie van plaatje 5 wordt nu ingevoerd via de knop ‘Invoeren’. We krijgen onderstaand scherm te zien waarin we boekdatum, BTW-datum en factuurdatum kunnen kiezen. Ook geven we aan welke sjabloon we willen gebruiken voor de factuur. Hierna klikken we op ‘Invoeren’.

Plaatje 7: De factuur is klaar en de mutaties zijn doorgevoerd.

Jaarfacturatie of periodieke facturatie

Hierboven heeft u kunnen zien hoe een abonnement en een aantal exemplaren wordt ingevoerd. Nadat het abonnement is ingevoerd zullen tijdens de looptijd ervan periodieke facturen moeten worden gemaakt. Veelal gebeurt dit per jaar maar er kan ook een andere periode gekozen worden. De facturen kunnen vooraf en achteraf (aan het eind van de periode) gemaakt worden. U kunt alle abonnementen van een bepaald medium aan het begin van het jaar factureren, maar u kunt er ook voor kiezen om de abonnementen groepsgewijs te factureren (bv. alle abonnementen die ooit in januari zijn ingevoerd factureert u telkens in januari, de abonnementen van februari factureert u in februari enz.).

Plaatje 8:

Ga naar (Hoofdmenu)->Abonnementen->Factureren abonnementen. Kies het medium en klik op ‘Factureren’.

Plaatje 9:

In dit voorbeeld factureren we alle abonnementen die tot en met editie 5-2011 zijn bijgewerkt (gefactureerd). We gaan ze factureren t/m editie 5-2012. Editie 5-2012 wordt na factureren dus de nieuwe bijwerkdatum.

Rechtsonder in het plaatje heeft u nog een aantal mogelijkheden om een gedeelte van het totaal aantal abonnementen te selecteren. Selecteert u niets dan worden alle abonnementen die zijn bijgewerkt t/m 5-2011 gefactureerd.

Periodieke facturen invoeren
administratie	De administratie en jaargang waarin de facturen in de boekhouding moeten worden ingevoerd.
Sjabloon	Sjabloon voor de factuurbrief.
Vanaf gefactureerd t/m ed.	Alle abonnementen die de vorige keer t/m deze editie gefactureerd zijn
Factureren t/m ed.	Abonnementen uit regel hierboven doorfactureren naar deze editie
Boekdatum	Boekdatum voor de boekingen. Het jaartal is in dit voorbeeld 2003 omdat de demo administratie van 2003 is. Normaal gesproken is dit 2005 of 2006.
BTW-datum	BTW-datum voor de boekingen. Het jaartal is in dit voorbeeld 2003 omdat de demo administratie van 2003 is. Normaal gesproken is dit 2005 of 2006.
Factuurdatum	Factuurdatum. Deze datum kan ook in de factuurbrieven worden afgedrukt.
Extra tekst	Extra tekst die in de factuurbrieven kan worden afgedrukt.
Alleen factureren voor deze bedrijfsoort	Bij invoeren van de abonnementen kunt u bij ‘soort bedrijf’ iets opgeven. Wanneer u bij ‘alleen factureren voor deze bedrijfsoort’ een bedrijfsoort selecteert worden alleen facturen aangemaakt voor de gekozen bedrijfsoort. Laat u het vakje leeg dan worden alle bedrijven meegenomen. Dit kan handig zijn wanneer u bijvoorbeeld verschillende factuursjablonen voor verschillende bedrijven wilt gebruiken.
Van abonnement nummer t/m abonnement nummer	U kunt hier eventueel een aaneengesloten reeks abonnementnummers opgeven om te factureren. Bij hele grote aantallen facturen kan dit handig zijn. Afhankelijk van de snelheid van uw computer en netwerk kunt u tussen de 10 en 50 uur bezig zijn met 10.000 facturen. Soms is het dus handig de facturatie in gedeeltes te doen. Wanneer u de jaarfacturatie doet mag er niemand meer aan het werk zijn in het programma. Abonnementnummers zijn geen getallen! Ook niet wanneer ze uit louter cijfers bestaan. De nummers worden alfanumeriek op volgorde gezet (‘10’ komt dan dus eerder dan ‘9’).
Per e-mail versturen	Maakt u gebruik van PapHTMLEmail (zie downloadpagina www.papsoftware.nl ) dan kunt u alle facturen met behoud van alle opmaak versturen als e-mail. Geheel automatisch

Hier ziet u een deel van het verzameldocument waarin alle facturen zijn afgedrukt. U ziet dat de factuur voor het hele jaar voor de heer Janssen nu 100,00 bedraagt conform de jaarprijs. Uiteraard kunt u de factuursjabloon geheel naar eigen wens vormgeven (zie sjablonen).

Plaatje 10: Een deel van het verzameldocument met de jaarfacturen.

Merk op dat alle abonnementen die gefactureerd waren t/m editie 5 – 2011 nu (na de jaarfacturatie): ‘5 – 2012’ hebben staan bij ‘gefactureerd t/m’ (zie plaatje hieronder)!

Verzendlijsten genereren

Via (Hoofdmenu)->Abonnementen->verzendlijsten genereren kunt u de verzendlijst aanmaken voor een bepaalde editie.

Plaatje 11:

We maken de verzendlijst voor editie 8- 2010. Na invullen klikken op knop ‘Verzendlijst’.

Plaatje 12:

Een voorbeeld van de verzendlijst voor het ornithologisch maandblad in Excel. U kunt de lijst ook in Word uitdraaien (zie rapporten).