Vier verschillende menubalken

Pap heeft 4 verschillende menubalken (zie plaatjes hieronder). Het hoofdmenu en het boekhoudmenu bevatten samen alle functionaliteit die in het programma aanwezig is.

Het hoofdmenu wordt gebruikt voor alle zaken behalve de boekhoudig.

Het boekhoudmenu gebruikt u voor debiteuren, crediteuren, bank, balans, BTW, eenvoudige verkoop- en inkoopfacturen etc.

Het boekhoudmenu is gekoppeld aan een vooraf gekozen boekhoudkundig jaar en administratie.

 

Daarnaast zijn er nog twee vereenvoudigde menu’s. Hieruit zijn minder gebruikte opties weggelaten.

Eenmanszaken die niet van de projecten en orders gebruikmaken kunnen in het algemeen volstaan met het vereenvoudigd boekhoudmenu.

Staat de computer als kassacomputer in een winkel dan kunt u doorgaans het vereenvoudigd kassamenu gebruiken.

Door het beperkt aantal opties werken deze twee menu’s voor beginnende gebruikers een stuk makkelijker!

 

Twee volledige menu’s

 

Hoofdmenu

Het hoofdmenu
Ga naar boekhouding ..	De verschillende menu-opties zoals hier besproken en ‘Afsluiten’.
Klanten en contactpersonen	Adresgegevens etc.
Projecten en uren	Projecten openen en uren invoeren.
Abonnementen	Abonnementen invoeren, wijzigen en factureren.
Kassaverkoop en orders	Kassaverkoop, reparaties, bestellingen offertes etc.
Overzichten	Hier kunt u zelf uw overzichten en rapportages fabriceren.
Beheer	Stamgegevens zoals: Programma-opties, uurtarieven, staffelkortingen, autorisatie etc.
Zoeken en sorteren	Ingebouwde functies van MS Access: Filteren, zoeken, sorteren en vensters rangschikken.
Help	Hiermee komt u in deze handleiding terecht

 

Boekhoudmenu

Het boekhoudmenu
Ga naar boekhouding ..	De verschillende menu-opties zoals hier besproken en ‘Afsluiten’.
Stamgegevens	Onder andere nieuwe grootboekrekeningen en dagboeken maken, volgend boekjaar openen, boekjaar afsluiten, balans, BTW, overige jaarverslagen etc.
Debiteuren Crediteuren	Inzicht in de openstaande facturen en versturen van aanmaningen, administratiekosten in rekening brengen etc.
Invoeren boekingen	Invoeren van journaalposten in de boekhouding zoals bank-, inkoop-, verkoop- en memoriaalboekingen. Voor zaken die u niet in het hoofdmenu via orders, projecten, abonnementen of kassa wilt invoeren.
Projecten	Een van de plaatsen waar u inkoop op projecten kunt invoeren (meestal wanneer u een enkele inkoopfactuur over meerdere projecten wilt verdelen). Ook voor OnderHanden Werk doorboeken naar de Winst/Verliesrekening wanneer projecten zijn afgesloten.
Telebankieren	Voor het inlezen van bankafschriften in een tijdelijke tabel die weer kan worden gebruikt voor invoeren via het bankboek (bij invoeren boekingen). Ook voor het aanmaken van betalingsopdrachten (uit de openstaande debiteuren/crediteuren posten) via de Clieop03 standaard.
Onderhoud	Normaal gesproken hoeft u dit niet te gebruiken.
Zoeken en sorteren	Ingebouwde functies van MS Access: Filteren, zoeken, sorteren en vensters rangschikken.
Help	Hiermee komt u in deze handleiding terecht

 

 

Twee beginnersmenu’s

 

Vereenvoudigd boekhoudmenu

Het vereenvoudigd boekhoudmenu

Als hierboven maar met de minder gebruikte- of geavanceerde opties weggelaten.

 

 

Vereenvoudigd menu voor kassaverkoop

Het kassamenu
Ga naar boekhouding ..	De verschillende menu-opties zoals hier besproken en ‘Afsluiten’.
Kassaverkoop	Voor afrekenen aan de kassa
Bestellingen, inkoop en reparaties	Lijst met openstaande orders. U kunt hierin ook orders toevoegen.
Klanten en leveranciers	Adresgegevens van klanten etc.
Artikelen	Lijst met alle actieve artikelen voor makkelijk bijwerken van de gegevens
Omzet- en voorraadoverzichten	Z-rapport, voorraad en overzicht van alle kassabonnen
Zoeken en sorteren	Ingebouwde functies van MS Access: Filteren, zoeken, sorteren en vensters rangschikken.
Help	Hiermee komt u in deze handleiding terecht

 

 

 

 

Knoppen, menu’s en sneltoetsen

 

 

 

 

Knoppen

In de meeste vensters is een knoppenbalk ingebouwd. In de figuur hierboven enkele voorbeelden van veelgebruikte iconen.

 

1)       Zoeken naar klant, factuur, artikel etc.

2)       Naar detailscherm geselecteerde regel

3)       Verwijderen geselecteerde regel

4)       Filter toepassen op venster

5)       Gegevens in venster uitdraaien als lijst of rapport

6)       Kopiëren geselecteerde regel of Ontdubbelen

7)       Nieuwe regel

 

In veel van de overzichtschermen bevindt zich links ook nog een rij knoppen (nr. 9 op het plaatje). Deze knoppen hebben in het algemeen dezelfde functionaliteit als knop nr. 1: het openen van het detailscherm van de geselecteerde regel van het overzichtscherm.

De knoppen hebben niet in iedere context dezelfde functionaliteit. Door met de muis over de knoppen te bewegen kan meer informatie verkregen worden over de werking ervan.

 

Snelmenu’s

Door met de rechtermuisknop op een veld te klikken wordt in veel gevallen een snelmenu opgeroepen (nr. 8 op plaatje). De functionaliteit komt i.h.a. overeen met de knoppenbalk bovenaan het scherm maar in een aantal gevallen bevinden zich in deze menu’s extra functies!

 

Dubbelklikken

Door dubbelklikken op bepaalde velden kan in sommige vensters de functionaliteit uit de snelmenu’s worden opgeroepen. Probeer maar eens in het overzicht bij relaties te dubbelklikken op het veld met de bedrijfsnaam.

 

Functietoetsen

Veel schermen kunnen worden bestuurd door functietoetsen. Door met de muis over de knoppenbalk te bewegen kan informatie verkregen worden over eventuele functietoetsen die op de knoppen van toepassing zijn.

 

Enkele voorbeelden van speciale functietoetsen en hun meest voorkomende werking:

 

F11	Switchen tussen subvensters in een hoofdvenster
F2	Nieuwe regel
F3	Naar detailscherm of Opzoeken
Pause/Break	Venster sluiten
Tab	Volgend veld
Shift + Tab	Vorig veld
F5	Invoeren
F10	Wizard
Veelgebruikte toetscombinaties die standaard in de Access® programmaomgeving beschikbaar zijn:
Ctrl + C	Kopiëren
Ctrl + F	Zoeken
Ctrl + V	Plakken
Ctrl + Z	Ongedaan maken
Ctrl + X	Knippen
F6	Afwisselend Header, Footer en Body van het actieve formulier activeren.
F9	Gegevens in keuzelijst vernieuwen of Vernieuwen gegevens formulier
Ctrl + Shift + :	Tijd invoeren
Ctrl + ;	Datum invoeren
Ctrl + A	Alle records selecteren
Shift + Enter	Record opslaan
Ctrl + +	Record toevoegen
Ctrl + -	Record verwijderen
Ctrl + ‘	Waarde van huidig veld uit vorig record overnemen in huidig veld

 

Algemene opties in het menu

In de menubalken komen onder ‘Zoeken en Sorteren’ drie algemene opties voor te weten:

 

1)       Bewerken

a)       Ongedaan maken (laatste invoer ongedaan maken)

b)       Knippen (geselecteerde tekst knippen)

c)       Kopieren (geselecteerde tekst kopieren)

d)       Plakken (klembord plakken)

e)       Zoeken (zoeken naar waarde in veld)

f)         Volgende zoeken (volgende waarde zoeken)

g)       Vervangen (gezochte tekst vervangen door andere tekst)

2)       Venster

a)       Onder elkaar (vensters onder elkaar plaatsen)

b)       Naast elkaar (vensters naast elkaar plaatsen)

c)       Trapsgewijs (vensters trapsgewijs plaatsen)

d)       Pictogrammen schikken (geminimaliseerde vensters netjes op een rij)

e)       Alle vensters sluiten (alle open vensters sluiten)

3)       Sorteren en filters

a)       Oplopend sorteren (regels sorteren in oplopende volgorde van het actieve veld)

b)       Aflopend sorteren (regels sorteren in aflopende volgorde van het actieve veld)

c)       Selectiefilter (alleen regels tonen waarvoor het actieve veld dezelfde waarde heeft als het huidige actieve veld)

d)       Negatief selectiefilter (alleen regels tonen waarvoor het actieve veld niet dezelfde waarde heeft als het huidige actieve veld)

e)       Filter in- uitschakelen (filter aan/uitschakelen)

f)         Filter- sorteervolgorde ongedaan maken (filter en of sorteervolgorde ongedaan maken)

 

Het is zeer de moeite waard om met deze opties te leren werken!

Toelichting bij 1 e) : Ga bijvoorbeeld in het bedrijvenoverzichtscherm met de cursor op de bedrijfsnaam staan, klik zoeken en typ ‘Jansen’. De cursor springt nu naar het eerste bedrijf dat Jansen heet. U kunt zoeken op alle velden of alleen huidig veld, op geheel veld of gedeelte van veld etc.

Een toelichting bij 3a en b): Ga bijvoorbeeld in het bedrijvenoverzichtscherm met de cursor op de bedrijfsnaam staan, klik aflopend sorteren en het venster wordt aflopend naar bedrijfsnaam gesorteerd.

Toelichting bij 3c en d): Ga bijvoorbeeld in het bedrijvenoverzicht met de cursor op de plaatsnaam ‘Amsterdam’ staan en selecteer de gehele tekst door met de muis eroverheen te slepen. Klik op selectiefilter en alleen de bedrijven uit Amsterdam blijven over. Met filter ongedaan maken haalt u alle bedrijven weer terug.

Wanneer u een gedeelte van de tekst selecteert krijgt u alle plaatsnamen waarin de geselecteerde tekst voorkomt (bv. selecteer ‘dam’ en u krijgt Amsterdam, Rotterdam etc.).

 

 

Direct springen naar helpfunctie

Op verschillende plaatsen vindt u kleine vraagtekentjes (zie onderstaand plaatje bij 1). Wanneer u erop klikt springt u direct naar de relevante pagina van de helpfunctie.