Materialen

Tabblad materialen

Calculatie/Begroting van materialen

Tabblad materialen gebruikt u alleen wanneer u verkoop van artikelen wilt doen via de projecten.

Wanneer u niet met vaste artikelen werkt slaat u dit tabblad over en voert u externe kosten direct in bij tabblad ‘kosten’.

Indien u een artikelenbestand bijhoudt is het makkelijk de begroting van het project geheel of gedeeltelijk te doen op basis van artikelen. Prijzen worden dan automatisch doorgerekend en bij bestellen worden automatisch inkoopbonnen gegenereerd. Ook kunt u artikelen uit de eigen voorraad op deze manier in rekening brengen.

Artikelen worden ingevoerd op een specificatieregel bij tabblad calculatie. De registratie van artikelen vindt dus in feite één niveau onder de specificatieregels plaats. Artikelen worden op deze manier dus normaal gesproken niet rechtstreeks in de factuur afgedrukt. Wilt u toch een één op één correspondentie tussen specificatieregel en artikel dan kunt u bij invoeren van de specificatieregel (tablad calculatie) gebruik maken van de voorraadknop (zie voorcalculatie plaatje 8 knop 3). Omschrijving en prijs worden dan overgenomen in de specificatieregel en er wordt automatisch een post aangemaakt bij tabblad materialen.

In de eerste fase van het project gebruikt u tabblad materialen om een begroting te maken van de artikelen die u denkt te gaan gebruiken.

Met knop 6 (plaatje 1) neemt u de prijs over in de voorcalculatie. Hierna kunt u eventueel een offerte maken.

Wanneer het project wordt uitgevoerd (tweede fase) gebruikt u knop 7 (plaatje 1) om uw bestellingen bij de leverancier te plaatsen en kostenposten aan te maken. Het gebruik van materialen is facultatief. Het is ook mogelijk om kostenposten direct bij tabblad kosten in te voeren zonder dat hier materialen aan gekoppeld zijn. Ook dan kunt u een inkoopbon maken en inkoopfacturen hierop inboeken in de boekhouding.

Plaatje 1: Tabblad materialen

Materialen begroten
1	Als u barcodes gebruikt kunt u hier artikelen invoeren op basis van barcode
2	Via deze knop kunt u artikelen opzoeken
3	Hier geeft u aan of u de artikelen die u invoert uit eigen voorraad wilt verkopen dan wel wilt bestellen bij een leverancier
4	Zie ook (3). Het magazijn dat u wilt gebruiken om de voorraad af te boeken dan wel de leverancier van de goederen.
5	De specificatieregel waarop de artikelen moeten worden geboekt.
6	De prijs van de artikelen overnemen in de begroting bij tabblad calculatie.
7	Hiermee kunt u artikelen die u hebt begroot voor dit project bestellen of uitleveren. In geval van verkoop uit eigen voorraad worden de materialen afgeboekt van de magazijnvoorraad. In geval van bestellen van de artikelen bij een leverancier wordt er een inkoopbon aangemaakt. In beide gevallen wordt er bij tabblad ‘kosten’ een nieuwe kostenpost aangemaakt.

Plaatje 2: Tabblad materialen submenu

Submenu materialen (klik met rechtermuisknop op een regel)
Naar detailscherm artikel	Open de gegevens van het geselecteerde artikel.
Inkoopprijs bijwerken	Ingevulde inkoopprijs overnemen als standaard inkoopprijs voor geselecteerd artikel.
Barcode toevoegen	Een barcode toevoegen voor geselecteerd artikel (meerdere barcodes mogelijk)
Kostenpost/inkoopbon verwijderen	Indien het artikel reeds besteld is kunt u dit ongedaan maken. De gehele bijbehorende kostenpost (tabblad kosten) wordt automatisch verwijderd. Alle artikelen behorend bij deze bestelling worden weer op ‘niet besteld’ gezet. Wanneer de inkoopfactuur reeds is ingeboekt is dit niet meer mogelijk.
Regel verwijderen	Verwijder de geselecteerde regel.
Regel splitsen i.v.m. gedeeltelijke levering	Wanneer slechts een gedeelte van het aantal bestelde artikelen geleverd is kunt u de regel splitsen in een geleverd en een niet geleverd deel.
Aantal eenheden wijzigen en herberekenen	Aantal wijzigen en prijs opnieuw berekenen.
Nieuw artikel invoeren	Zelfde als knop 2 plaatje 1

Plaatje 3: Offerte

U hebt op knop 6 (plaatje 1) geklikt en hiermee de prijs van de materialen in de begroting overgenomen.

Wanneer u vervolgens een nieuwe offerte aanmaakt ziet u dat de prijzen overeenkomen met de materiaalbegroting.

In geval van nacalculatie kunt u ervoor kiezen deze prijs als indicatie in de offerte op te nemen.

Plaatje 4: Bestellen

Via knop 7 (plaatje 1) kunt u een inkoopbon maken van geselecteerde materialen.

Plaatje 5: De bestelbon is klaar (u ziet dat ‘B’ -besteld- is aangevinkt, nummer inkoopbon is 19)

Plaatje 6: Kostenposten zijn aangemaakt bij tabblad ‘kosten’. Eén voor levering groothandel en één voor verkoop uit eigen magazijn.

Submenu kosten (klik met rechtermuisknop op een regel)
Nieuwe kostenpost invoeren	Nieuwe kostenpost aanmaken buiten de materialenbegroting om
Gegevens bekijken / bijwerken	Open de gegevens van de kostenpost
Kostenpost verwijderen	Verwijder de kostenpost. Niet mogelijk wanneer reeds een inkoopfactuur is ingevoerd in de boekhouding.
Inkoopbon maken / bekijken	Maak een inkoopbon als dat nog niet gebeurd is.
Kostenpost afsluiten	Inkoopfactuur inboeken in de boekhouding
Kostenpost op andere specificatieregel boeken	Specificatieregel voor deze post veranderen. Bij tabblad calculatie kunt u eventueel alle kosten op een gekozen specificatieregel boeken op een andere regel.