(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Dagboeken aanmaken/bekijken->(snelmenu rechtermuisknop)->Gegevens bekijken->(snelmenu rechtermuisknop)->Journaalpost verwijderen   (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Grootboek->Grootboekrekeningen aanmaken/bekijken->(snelmenu rechtermuisknop)->Gegevens bekijken->(snelmenu rechtermuisknop)->Journaalpost verwijderen

 

Journaalposten verwijderen of corrigeren

 

Inleiding

De boekingen die in het grootboek staan kunnen in principe niet meer aangepast worden. Zo is het bijvoorbeeld niet mogelijk om direct in het grootboek een bedrag, datum of BTW-tarief aan te passen.

Als dit wel mogelijk zou zijn dan zou de kans groot zijn dat u aan het einde van het boekjaar geconfronteerd wordt met een grootboek waarvan bijvoorbeeld de totalen aan debet- en creditkant niet meer gelijk zijn. En in dat geval zou Pap als boekhoudprogramma natuurlijk niet veel waard zijn.

Maar omdat er bij gebruikers een grote behoefte is aan mogelijkheden om foutief ingevoerde journaalposten toch te kunnen corrigeren zijn er in Pap een aantal mechanismen ingebouwd die dit mogelijk maken.

 

1)       De veiligste methode is natuurlijk om van de bewuste boeking een tegenboeking te doen en daarna de boeking opnieuw in te voeren. Voor facturen is er in Pap ook een automatische creditknop.

2)       Wanneer u op de verkeerde rekening geboekt heeft kunt u dit veelal corrigeren door de rekening aan te passen. Zie hiervoor ‘Grootboek corrigeren’.

3)       Daarnaast is er nog een hele mooie derde optie ingebouwd: U kunt in Pap namelijk ook complete journaalposten verwijderen en in bepaalde gevallen ook opnieuw invoeren met hetzelfde boekstuknummer. Deze methode wordt hieronder beschreven.

 

Vooraf enkele waarschuwende opmerkingen:

 

Bij het verwijderen van een journaalpost ontstaat er in het algemeen een ‘gat’ in de nummering van interne boekstuknummers en eventueel ook factuurnummmers.

Bedenk goed dat u wettelijk verplicht bent een aaneengesloten reeks boekstuk- en factuurnummers op te leveren. Wanneer u dus een journaalpost verwijdert is het belangrijk dat u op z’n minst noteert welke post u hebt verwijderd en waarom!

Echter wanneer de journaalpost de laatste boeking is die u hebt ingevoerd (zoals bij correcties vaak het geval is) dan is er wat dat betreft geen probleem: de volgende boeking wordt in dat geval gewoon weer doorgenummerd.

Wanneer u de boeking hebt gedaan via het losse- inkoopboek, kasboek, memoriaalboek of bankboek in het boekhoudmenu dan is er ook geen probleem. U kunt dan namelijk de boeking opnieuw inlezen en invoeren met het oorspronkelijke nummer (zie hieronder).

 

Bij het verwijderen van journaalposten is het goed mogelijk om wijzigingen aan te brengen die betrekking hebben op periodes waarover de BTW of inkomstenbelasting reeds is aangegeven!

Het wordt geheel aan de gebruiker overgelaten om hier op een correcte en verantwoordelijke manier mee om te gaan!!

 

 

Journaalpost verwijderen

 

 

In het voorbeeld hieronder hebben we levensmiddelen ingekocht via het inkoopboek. Per ongeluk hebben we hiervoor het verkeerde BTW-tarief gebruikt.

We gaan nu naar Stamgegevens->dagboeken..->inkoopboek en zoeken in de lijst met boekingsregels een regel op van de bewuste journaalpost.

Door met de rechtermuisknop op de regel te gaan staan roepen we het menu op en kiezen we : ‘Journaalpost verwijderen’.

Hiermee verwijderen we de foutieve journaalpost.

 

 

 

Journaalpost corrigeren en opnieuw invoeren

Kan alleen bij boekingen die u hebt gedaan via het losse- inkoopboek, kasboek, memoriaalboek of bankboek in het boekhoudmenu!

 

Omdat u de boeking hebt gedaan via het losse- inkoopboek in het boekhoudmenu kunt u deze weer opnieuw inlezen, corrigeren en invoeren.

Open het inkoopboek via ‘invoeren boekingen->Inkoopboek’. Klik op de knop rechtsonder in het scherm (prullenbak met doorzichtig pijltje).

Er verschijnt een scherm waarin u de verwijderde journaalpost kunt opzoeken. Klik op ‘Invoeren’ en u hebt de oorspronkelijke boeking weer terug.

Na corrigeren van het BTW-tarief kunt u de boeking weer invoeren. Boekstuknummer wordt weer D10I00015.

 

Let op: Onder bepaalde omstandigheden kan het zijn dat de verwijderde boeking niet bewaard blijft!

Bijvoorbeeld wanneer u de laatste boeking uit de reeks verwijdert en daarna een andere boeking invoert (in dat geval is het oorspronkelijke boekstuknummer alweer in gebruik door de nieuwe boeking) .

Voer daarom een eventuele correctie in direct na het verwijderen!

 

Nog een belangrijke opmerking: Bij het herinvoeren van een boeking zoals in het plaatje hierboven moet u niet tussentijds uw scherm sluiten! Wanneer u bijvoorbeeld een oude bankboeking hebt verwijderd en deze opnieuw inleest krijgt u normaal gesproken het oude boekstuknummer weer terug.

Maar dit gebeurt niet als u het bankboek sluit en daarna weer opent! In dat geval ziet u wel alle boekingsregels weer staan maar het bankboek interpreteert de boeking dan als een geheel nieuwe boeking en geeft dan een nieuw boekstuknummer uit!