(Hoofdmenu)->Ga naar
boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Vaste
activa |
Vaste activa en afschrijvingen
Inleiding
Vaste
activa zijn goederen die in uw bedrijf aanwezig zijn die in principe niet voor
de verkoop bestemd zijn. Voorbeelden zijn meubilair, machines,
computerapparatuur etc. Door middel van afschrijvingsboekingen zorgen we ervoor
dat de aanschafwaarde van deze goederen gedurende de economische levensduur
geleidelijk naar de winst/verliesrekening geschreven wordt. Zo kan bijvoorbeeld
een computer die is aangeschaft voor 900,00 met een maandelijkse boeking van
15,00 in 60 maanden worden afgeschreven. De computer heeft dan na 60 maanden
geen boekwaarde meer, de complete aanschafwaarde is dan als verlies geboekt.
Ook is
het mogelijk af te schrijven tot een bepaalde restwaarde (in het voorbeeld
hierboven: als de aanschaf 900,00 is en de restwaarde 180,00 dan wordt de
maandelijkse afschrijving 12,00).
Hoewel
vaste activa in principe niet voor verkoop bestemd zijn (in dat geval zou het
voorraad zijn i.p.v. vaste activa) kan het natuurlijk wel zijn dat deze
goederen verkocht worden. In dat geval wordt de resterende boekwaarde
afgeboekt. De eventuele winst kan (maar hoeft niet) naar de grootboekrekening voor
herinvesteringsreserve geschreven worden. In dat geval kan de winst worden
gebruikt om een nieuwe investering te doen.
Om vaste
activa in de administratie op te nemen en daarop afschrijvingen te doen moet
aan de volgende twee voorwaarden voldaan zijn:
1)
Er moet
tenminste één grootboekrekening voor vaste activa in het systeem aanwezig zijn
(zie voor het aanmaken van grootboekrekeningen
en dagboeken
aldaar).
2)
Er moet tenminste
één afschrijvingscode zijn ingevoerd (ga hiervoor naar
(Boekhouding)->Stamgegevens->vaste activa->afschrijvingscodes). Met
deze codes wordt aangegeven op welke manier activa moeten worden afgeschreven
(per maand, kwartaal of jaar; lineair of procentueel; aantal periodes;
grootboekrekening voor de afschrijvingsboekingen).
Een
overzicht van de speciale grootboekrekeningen die gebruikt worden bij vaste
activa boekingen:
Rekening
voor vaste activa |
Deze
rekeningen moeten door de gebruiker worden aangemaakt. Iedere boekingsregel
op één van deze rekeningen heeft betrekking op één van de zaken die voorkomen
in de subadministratie van vaste activa (de inventarislijst). Geen van de
zaken die in de subadministratie van vaste activa voorkomen mag op enig moment
een negatieve boekwaarde krijgen. De rekening moet dus in het totaal ook
altijd een debet saldo hebben. |
Herinvesteringsreserve
roerend |
Hierop
kan de boekwinst bij verkoop van roerende vaste activa worden geboekt. Het
saldo op deze rekening kan later worden gebruikt om nieuwe investeringen
versneld af te schrijven. Op deze manier hoeft de winst niet in het
bedrijfsresultaat te worden betrokken. Alleen
vanuit het memoriaal kan er op deze rekening debet worden geboekt. Deze rekening
is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch aangemaakt bij
het invoeren van een nieuwe administratie. |
Herinvesteringsreserve
onroerend |
Hierop
kan de boekwinst bij verkoop van onroerende vaste activa worden geboekt. Het
saldo op deze rekening kan later worden gebruikt om nieuwe investeringen
versneld af te schrijven. Op deze manier hoeft de winst niet in het
bedrijfsresultaat te worden betrokken. Alleen
vanuit het memoriaal kan er op deze rekening debet worden geboekt. Deze
rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch
aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie. |
Boekverlies
activa roerend |
Hierop
kan de boekverlies bij verkoop van roerende vaste activa worden geboekt. Alleen
vanuit het memoriaal kan er op deze rekening credit worden geboekt. Deze
rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch
aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie. |
Boekverlies
activa onroerend |
Hierop kan
de boekverlies bij verkoop van onroerende vaste activa worden geboekt. Alleen
vanuit het memoriaal kan er op deze rekening credit worden geboekt. Deze
rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch
aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie. |
Winst/Verliesrekening
voor afschrijven |
Hiervoor
kan iedere grootboekrekening uit de Winst/Verlies administratie worden
gebruikt. |
|
|
|
Wanneer
bij systeeminstellingen ‘Direct boeken
op activa’ is uitgevinkt mag er niet geboekt worden op rekeningen voor vaste
activa of op rekeningen voor boekwinst of boekverlies zonder gebruik te maken
van de wizard voor vaste activa. |
Vanuit
ieder dagboek wordt er bij een debetboeking op een vaste activarekening automatisch een nieuw item aangemaakt in de
subadministratie voor vaste activa. Hierbij wordt de gebruiker gevraagd hieraan
een afschrijvingscode toe te kennen (eventueel kan ook een restwaarde en/of een
bedrag aan herinvesteringsreserve worden toegekend. Zie plaatje 3). Bij het
invoeren van de boeking worden alle afschrijvingsboekingen automatisch gedaan
en er wordt een nieuwe regel aangemaakt in de inventarislijst.
Een creditboeking op een vaste
activarekening wordt gezien als een verkoop of gedeeltelijke verkoop van één
van de zaken uit de subadministratie voor vaste activa. De gebruiker wordt dan
gevraagd aan te geven op welk van de zaken moet worden afgeboekt. Bij uitvoeren
van de boeking worden automatisch tegenboekingen verricht van de reeds geboekte
afschrijvingen voor dit item.
Wanneer
activa items volledig zijn afgeschreven (dus als ook de restwaarde nul is)
verdwijnen ze automatisch uit de subadministratie (ook bij verkoop is dit het
geval). Ze blijven dan echter wel in de inventarislijst staan. De
inventarislijst kan geheel met de hand worden bijgewerkt om de werkelijke stand
van zaken m.b.t. de inventaris weer te geven. Zo kan bijvoorbeeld bij weggooien
de desbetreffende regel uit de inventarislijst worden verwijderd.
Er kan lineair worden
afgeschreven (een vast bedrag per maand kwartaal of jaar) en procentueel (Hier wordt
telkens een percentage van de boekwaarde genomen per maand kwartaal of jaar).
Bij
beide methodes is het mogelijk een restwaarde op te geven. Er wordt dan afgeschreven tot dit bedrag.
Gebruik
In het
voorbeeld worden eerst 5 tafels en 10 stoelen gekocht via het inkoopboek (t/m
plaatje 3).
Plaatje
4 laat zien wat we in het systeem terug kunnen vinden van deze boeking.
In
plaatje 5 t/m 7 wordt drie maanden later d.m.v. een wizard één stoel en één
tafel doorverkocht via het verkoopboek met een boekverlies van in totaal
159,35.
In dit
plaatje hebben we zojuist voor de onderste regel de rekening ‘2000 Inventaris’
geselecteerd (boekdatum 2 juni 2010). Er is automatisch een scherm geopend
waarin we de afschrijvingscode ‘60_Mnd’ hebben aangeklikt. Hierna sluiten we
dit scherm en komen we bij plaatje 2.
N.B. De
knop ‘Opwaarderen’ gebruiken we in uitzonderlijke gevallen wanneer we boekwaarde
bij een bepaald activa item willen bijschrijven.
Plaatje 1
De
grootboekrekening is ingevuld. In plaatje 3 zien we het rechterdeel van het
scherm van plaatje 2. Hier is te zien dat we twee keer afschrijvingscode
‘60_Mnd’ hebben gekozen en dat we geen restwaarde en herinvesteringsreserve
gebruiken.
Plaatje 2
Plaatje 3
Na boeken zien we (bij
(Boekhouding)->Stamgegevens->Vaste activa) achtereenvolgens de
afschrijvingscodes, activa overzicht, activa detail van de 10 stoelen en de
inventarislijst.
Plaatje 4
Op 2
september 2010 besluiten we 1 stoel en 1 tafel te verkopen voor samen 100,00. We
gebruiken hiervoor twee keer de activawizard (knop uiterst rechts onderin in
plaatje 6) in het verkoopboek. Voor de stoelen boeken we 10% van de boekwaarde
op 2-9-2010 af (= 1 van 10 stoelen). Voor de tafels boeken we 20% af (= 1 van 5
tafels).
In plaatje
6 zien we hoe het systeem hieruit boekwaarde en boekverlies heeft berekend.
Plaatje 7 is het rechterdeel van het venster in plaatje 6. Hier kunnen we zien
op welke items wordt afgeboekt.
Plaatje 5
Plaatje 6
Plaatje 7
Voor- en nadelen van het bijhouden
van een subadministratie voor vaste activa
Het
bijhouden van een subadministratie voor vaste activa is in het algemeen zeer
aan te raden. Zoals hierboven beschreven kunt u bij invoeren van de
inkoopboeking direct aangeven hoe er moet worden afgeschreven. Daarna hoeft u
er niets meer aan te doen!
Dit is een
stuk makkelijker dan wanneer u zelf aan het eind van het jaar de afschrijvingen
moet gaan berekenen!
Er zijn
echter ook nadelen aan het bijhouden van een subadministratie. Zo is het
bijvoorbeeld minder makkelijk om de afschrijvingen achteraf aan te passen.
Voor de
goede werking vereist het systeem dat bij iedere boeking op een activarekening
wordt aangegeven welke activa u wilt af- of bijboeken, ook dit kan soms lastig
zijn.
Tip 1: Als u veel kleine spulletjes
inkoopt is het zeer aan te raden om alle inkopen per kwartaal als 1 activum in
te boeken. U kunt bijvoorbeeld een gewone balansrekening aanmaken genaamd:
‘Tussenrekening inventaris’. Gedurende het kwartaal boekt u alle kleine
uitgaven op deze tussenrekening.
Aan het
eind van het kwartaal kunt u dan via het memoriaal het gehele saldo van deze
tussenrekening afboeken, en bijboeken op ‘2000 Inventaris’ (de echte vaste
activarekening). Geef er een omschrijving aan (bv ‘Kleine inkopen 2de
kwartaal 2010’) en u hebt 1 activum voor dat kwartaal in plaats van tientallen
kleinere posten.
Hierdoor
wordt de lijst van vaste activa kleiner en is het makkelijker om correcties aan
te brengen.
Tip 2: Als u voor een bepaalde rekening
helemaal af wilt van de subadministratie voor vaste activa dan is dat ook
mogelijk. Bij stamgegevens->grootboekrekeningen .. hebt u de mogelijkheid om
een vaste activarekening om te zetten in een gewone balansrekening. Let op: Dit
is onomkeerbaar en de gehele vaste activa-administratie voor de rekening wordt
dan gewist! Alle boekingen (ook eventuele afschrijvingsboekingen) blijven dan
echter wel bestaan, er verandert dus niets aan de balans. In plaatje 8 ziet u
hoe u dit kunt doen.
Plaatje 8
Opmerkingen
Bij het invoeren
van boekingen op vaste activa worden de afschrijfboekingen gedaan voor alle
jaargangen van de administratie die op dat moment openstaan. Wanneer een nieuwe
jaargang aan de administraties wordt toegevoegd boekt het systeem automatisch
de afschrijvingen voor dat jaar bij.
Wanneer u
niet wilt dat er (zoals bijvoorbeeld in plaatje 1) direct geboekt kan worden op
rekeningen voor vaste activa dan kunt u dit als systeemconstante opgeven. Wanneer ‘direct
boeken op activa’ uit staat kan er alleen op vaste activa rekeningen geboekt
worden door gebruik te maken van de wizard.