(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Vaste activa

 

 

Vaste activa en afschrijvingen

 

Inleiding

Vaste activa zijn goederen die in uw bedrijf aanwezig zijn die in principe niet voor de verkoop bestemd zijn. Voorbeelden zijn meubilair, machines, computerapparatuur etc. Door middel van afschrijvingsboekingen zorgen we ervoor dat de aanschafwaarde van deze goederen gedurende de economische levensduur geleidelijk naar de winst/verliesrekening geschreven wordt. Zo kan bijvoorbeeld een computer die is aangeschaft voor 900,00 met een maandelijkse boeking van 15,00 in 60 maanden worden afgeschreven. De computer heeft dan na 60 maanden geen boekwaarde meer, de complete aanschafwaarde is dan als verlies geboekt.

Ook is het mogelijk af te schrijven tot een bepaalde restwaarde (in het voorbeeld hierboven: als de aanschaf 900,00 is en de restwaarde 180,00 dan wordt de maandelijkse afschrijving 12,00).

Hoewel vaste activa in principe niet voor verkoop bestemd zijn (in dat geval zou het voorraad zijn i.p.v. vaste activa) kan het natuurlijk wel zijn dat deze goederen verkocht worden. In dat geval wordt de resterende boekwaarde afgeboekt. De eventuele winst kan (maar hoeft niet) naar de grootboekrekening voor herinvesteringsreserve geschreven worden. In dat geval kan de winst worden gebruikt om een nieuwe investering te doen.

 

Om vaste activa in de administratie op te nemen en daarop afschrijvingen te doen moet aan de volgende twee voorwaarden voldaan zijn:

 

1)        Er moet tenminste één grootboekrekening voor vaste activa in het systeem aanwezig zijn (zie voor het aanmaken van grootboekrekeningen en dagboeken aldaar).

2)        Er moet tenminste één afschrijvingscode zijn ingevoerd (ga hiervoor naar (Boekhouding)->Stamgegevens->vaste activa->afschrijvingscodes). Met deze codes wordt aangegeven op welke manier activa moeten worden afgeschreven (per maand, kwartaal of jaar; lineair of procentueel; aantal periodes; grootboekrekening voor de afschrijvingsboekingen).

 

 

Een overzicht van de speciale grootboekrekeningen die gebruikt worden bij vaste activa boekingen:

 

Rekening voor vaste activa

Deze rekeningen moeten door de gebruiker worden aangemaakt. Iedere boekingsregel op één van deze rekeningen heeft betrekking op één van de zaken die voorkomen in de subadministratie van vaste activa (de inventarislijst). Geen van de zaken die in de subadministratie van vaste activa voorkomen mag op enig moment een negatieve boekwaarde krijgen. De rekening moet dus in het totaal ook altijd een debet saldo hebben.

Herinvesteringsreserve roerend

Hierop kan de boekwinst bij verkoop van roerende vaste activa worden geboekt. Het saldo op deze rekening kan later worden gebruikt om nieuwe investeringen versneld af te schrijven. Op deze manier hoeft de winst niet in het bedrijfsresultaat te worden betrokken.

Alleen vanuit het memoriaal kan er op deze rekening debet worden geboekt.

Deze rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie.

Herinvesteringsreserve onroerend

Hierop kan de boekwinst bij verkoop van onroerende vaste activa worden geboekt. Het saldo op deze rekening kan later worden gebruikt om nieuwe investeringen versneld af te schrijven. Op deze manier hoeft de winst niet in het bedrijfsresultaat te worden betrokken.

Alleen vanuit het memoriaal kan er op deze rekening debet worden geboekt.

Deze rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie.

Boekverlies activa roerend

Hierop kan de boekverlies bij verkoop van roerende vaste activa worden geboekt.

Alleen vanuit het memoriaal kan er op deze rekening credit worden geboekt.

Deze rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie.

Boekverlies activa onroerend

Hierop kan de boekverlies bij verkoop van onroerende vaste activa worden geboekt.

Alleen vanuit het memoriaal kan er op deze rekening credit worden geboekt.

Deze rekening is maar één keer in het systeem aanwezig en wordt automatisch aangemaakt bij het invoeren van een nieuwe administratie.

Winst/Verliesrekening voor afschrijven

Hiervoor kan iedere grootboekrekening uit de Winst/Verlies administratie worden gebruikt.

 

 

 

Wanneer bij systeeminstellingen ‘Direct boeken op activa’ is uitgevinkt mag er niet geboekt worden op rekeningen voor vaste activa of op rekeningen voor boekwinst of boekverlies zonder gebruik te maken van de wizard voor vaste activa.

 

Vanuit ieder dagboek wordt er bij een debetboeking op een vaste activarekening automatisch een nieuw item aangemaakt in de subadministratie voor vaste activa. Hierbij wordt de gebruiker gevraagd hieraan een afschrijvingscode toe te kennen (eventueel kan ook een restwaarde en/of een bedrag aan herinvesteringsreserve worden toegekend. Zie plaatje 3). Bij het invoeren van de boeking worden alle afschrijvingsboekingen automatisch gedaan en er wordt een nieuwe regel aangemaakt in de inventarislijst.

 

Een creditboeking op een vaste activarekening wordt gezien als een verkoop of gedeeltelijke verkoop van één van de zaken uit de subadministratie voor vaste activa. De gebruiker wordt dan gevraagd aan te geven op welk van de zaken moet worden afgeboekt. Bij uitvoeren van de boeking worden automatisch tegenboekingen verricht van de reeds geboekte afschrijvingen voor dit item.

 

Wanneer activa items volledig zijn afgeschreven (dus als ook de restwaarde nul is) verdwijnen ze automatisch uit de subadministratie (ook bij verkoop is dit het geval). Ze blijven dan echter wel in de inventarislijst staan. De inventarislijst kan geheel met de hand worden bijgewerkt om de werkelijke stand van zaken m.b.t. de inventaris weer te geven. Zo kan bijvoorbeeld bij weggooien de desbetreffende regel uit de inventarislijst worden verwijderd.

 

Er kan lineair worden afgeschreven (een vast bedrag per maand kwartaal of jaar) en procentueel (Hier wordt telkens een percentage van de boekwaarde genomen per maand kwartaal of jaar).

Bij beide methodes is het mogelijk een restwaarde op te geven. Er wordt dan afgeschreven tot dit bedrag.

 

 

Gebruik

In het voorbeeld worden eerst 5 tafels en 10 stoelen gekocht via het inkoopboek (t/m plaatje 3).

Plaatje 4 laat zien wat we in het systeem terug kunnen vinden van deze boeking.

In plaatje 5 t/m 7 wordt drie maanden later d.m.v. een wizard één stoel en één tafel doorverkocht via het verkoopboek met een boekverlies van in totaal 159,35.

 

 

 

In dit plaatje hebben we zojuist voor de onderste regel de rekening ‘2000 Inventaris’ geselecteerd (boekdatum 2 juni 2010). Er is automatisch een scherm geopend waarin we de afschrijvingscode ‘60_Mnd’ hebben aangeklikt. Hierna sluiten we dit scherm en komen we bij plaatje 2.

N.B. De knop ‘Opwaarderen’ gebruiken we in uitzonderlijke gevallen wanneer we boekwaarde bij een bepaald activa item willen bijschrijven.

Plaatje 1

 

 

De grootboekrekening is ingevuld. In plaatje 3 zien we het rechterdeel van het scherm van plaatje 2. Hier is te zien dat we twee keer afschrijvingscode ‘60_Mnd’ hebben gekozen en dat we geen restwaarde en herinvesteringsreserve gebruiken.

Plaatje 2

 

Plaatje 3

 

 

Na boeken zien we (bij (Boekhouding)->Stamgegevens->Vaste activa) achtereenvolgens de afschrijvingscodes, activa overzicht, activa detail van de 10 stoelen en de inventarislijst.

Plaatje 4

 

 

Op 2 september 2010 besluiten we 1 stoel en 1 tafel te verkopen voor samen 100,00. We gebruiken hiervoor twee keer de activawizard (knop uiterst rechts onderin in plaatje 6) in het verkoopboek. Voor de stoelen boeken we 10% van de boekwaarde op 2-9-2010 af (= 1 van 10 stoelen). Voor de tafels boeken we 20% af (= 1 van 5 tafels).

In plaatje 6 zien we hoe het systeem hieruit boekwaarde en boekverlies heeft berekend. Plaatje 7 is het rechterdeel van het venster in plaatje 6. Hier kunnen we zien op welke items wordt afgeboekt.

Plaatje 5

 

Plaatje 6

 

Plaatje 7

 

 

Voor- en nadelen van het bijhouden van een subadministratie voor vaste activa

 

Het bijhouden van een subadministratie voor vaste activa is in het algemeen zeer aan te raden. Zoals hierboven beschreven kunt u bij invoeren van de inkoopboeking direct aangeven hoe er moet worden afgeschreven. Daarna hoeft u er niets meer aan te doen!

Dit is een stuk makkelijker dan wanneer u zelf aan het eind van het jaar de afschrijvingen moet gaan berekenen!

 

Er zijn echter ook nadelen aan het bijhouden van een subadministratie. Zo is het bijvoorbeeld minder makkelijk om de afschrijvingen achteraf aan te passen.

Voor de goede werking vereist het systeem dat bij iedere boeking op een activarekening wordt aangegeven welke activa u wilt af- of bijboeken, ook dit kan soms lastig zijn.

 

Tip 1: Als u veel kleine spulletjes inkoopt is het zeer aan te raden om alle inkopen per kwartaal als 1 activum in te boeken. U kunt bijvoorbeeld een gewone balansrekening aanmaken genaamd: ‘Tussenrekening inventaris’. Gedurende het kwartaal boekt u alle kleine uitgaven op deze tussenrekening.

Aan het eind van het kwartaal kunt u dan via het memoriaal het gehele saldo van deze tussenrekening afboeken, en bijboeken op ‘2000 Inventaris’ (de echte vaste activarekening). Geef er een omschrijving aan (bv ‘Kleine inkopen 2de kwartaal 2010’) en u hebt 1 activum voor dat kwartaal in plaats van tientallen kleinere posten.

Hierdoor wordt de lijst van vaste activa kleiner en is het makkelijker om correcties aan te brengen.

 

 

Tip 2: Als u voor een bepaalde rekening helemaal af wilt van de subadministratie voor vaste activa dan is dat ook mogelijk. Bij stamgegevens->grootboekrekeningen .. hebt u de mogelijkheid om een vaste activarekening om te zetten in een gewone balansrekening. Let op: Dit is onomkeerbaar en de gehele vaste activa-administratie voor de rekening wordt dan gewist! Alle boekingen (ook eventuele afschrijvingsboekingen) blijven dan echter wel bestaan, er verandert dus niets aan de balans. In plaatje 8 ziet u hoe u dit kunt doen.

Plaatje 8

 

 

 

 

Opmerkingen

 

Bij het invoeren van boekingen op vaste activa worden de afschrijfboekingen gedaan voor alle jaargangen van de administratie die op dat moment openstaan. Wanneer een nieuwe jaargang aan de administraties wordt toegevoegd boekt het systeem automatisch de afschrijvingen voor dat jaar bij.

 

Wanneer u niet wilt dat er (zoals bijvoorbeeld in plaatje 1) direct geboekt kan worden op rekeningen voor vaste activa dan kunt u dit als systeemconstante opgeven. Wanneer ‘direct boeken op activa’ uit staat kan er alleen op vaste activa rekeningen geboekt worden door gebruik te maken van de wizard.