(Hoofdmenu)->Beheer->Correspondentiesjablonen->Tekstvelden voor correspondentiesjablonen

 

Tekstvelden aan sjablonen toevoegen

 

Hier kunt u samengestelde tekstvelden maken voor gebruik in correspondentiesjablonen.

 

Een eenvoudig voorbeeld hiervan:

Stel dat we in onze facturen factuurnummer en het projectnummer dat daarbij hoort als één geheel willen afdrukken (dus bijvoorbeeld: F0001/P0001). We kunnen dan een tekstveld maken dat deze gegevens achter elkaar plaatst: factuurnummer + ‘/’ + projectnummer. Het samengestelde veld kan dan in de factuursjabloon gebruikt worden.

 

Het gebruik van samengestelde tekstvelden is in dit voorbeeld echter niet noodzakelijk. We kunnen immers ook gewoon de samenvoegvelden in de sjabloon achter elkaar plaatsen (dus: {{factuurnummer}}/{{projectnummer}} in het Word® document van de sjabloon). Het gebruik van deze velden wordt pas echt nuttig wanneer we voorwaardelijke gedeeltes in de expressie moeten gebruiken. Daarvan hieronder een voorbeeld.

 

Voor samengestelde tekst- en rekenvelden in selecties zie aldaar.

 

Gebruik

We geven twee voorbeelden:

1)       Het maken van een veld dat als aanhef in een brief kan worden gebruikt (zie direct hieronder).

2)       Het scheiden van het totaalbedrag van een factuur in hele euro’s en centen t.b.v. het printen van acceptgiro formulieren (zie onderaan op de pagina).

 

We behandelen nu het volgende voorbeeld:

Als geslacht = ‘Man’	Dan: ‘geachte heer ’ + achternaam
Anders:	Als geslacht = ‘Vrouw’	Dan: ‘geachte mevrouw ’ + achternaam
	Anders:	‘L.S.’

Dit veld moet worden gebruikt in de factuursjabloon.

 

 

Ga naar: (Hoofdmenu)->Beheer->Correspondentiesjablonen->Tekstvelden voor correspondentiesjablonen. Kies als basis ‘factuursjabloon’ en klik op knop 1 om naar plaatje 2 te gaan. Knop 2 is om alle samengestelde velden voor facturen te verwijderen.

Plaatje 1: Correspondentiesoort kiezen

 

Geef een naam voor het veld en klik op knop 1.

Plaatje 2: Geef naam aan het nieuwe veld

 

Klik op knop 1 om een als -- dan -- anders gedeelte te beginnen.

Plaatje 3: Als-dan-anders veld beginnen

 

 

Klik op knop 1 om ‘als geslacht = Man’ in te voeren. De velden bij 1, 2, 3 en 4 geven verschillende mogelijkheden voor de voorwaarde.

Wanneer (zoals in dit geval) alleen het veld bij ‘= 1’ is ingevuld dan staat er: Als geslacht_geadresseerde = Man.

Wanneer alleen het veld bij ‘< 2’ is ingevuld dan staat er kleiner dan (dus bijvoorbeeld: achternaam < ‘c’ geeft alle achternamen die met a of b beginnen).

Wanneer velden bij ‘= 1’ en ‘< 2’ allebei zijn ingevuld staat er tussen 1 en 2 (dus bv. achternaam tussen ‘c’ en ‘e’ geeft alle achternamen die met c of d beginnen (de achternaam ‘E’ zelf komt er ook in voor, maar die bestaat niet)).

Bij ‘= 3’ en ‘< 4’ hetzelfde verhaal alleen wordt er nu vergeleken met variabele velden i.p.v. constanten.

Plaatje 4: Eerste voorwaardelijk gedeelte invullen

 

 

Het voorwaardelijk gedeelte is klaar. We klikken op knop 1 om naar de ‘Dan’ - fase te gaan. In andere voorbeelden zouden we hier verder kunnen gaan met het formuleren van het voorwaardelijke deel (bijvoorbeeld: als geslacht = man of postcode < ‘3000’). Zie ‘en/of’ en ‘wel/niet’ linksboven in het plaatje.

Plaatje 5: Voorwaardelijk gedeelte afsluiten

 

Plaatje 6: Voorwaardelijk gedeelte is afgesloten

 

 

We voeren nu het eerste deel van de tekst in voor geslacht = Man. Typ hiervoor ‘Geachte heer’ en klik op knop 1.

Plaatje 7: Tekst voor ‘Dan’ - waarde invoeren

 

Plaatje 8: Tekst is ingevoerd

 

Nu een spatie. Klik op knop 1.

Plaatje 9: Spatie toevoegen

 

Plaatje 10: Spatie is toegevoegd

 

Nu de achternaam. Klik op knop 1.

Plaatje 11: Samenvoegveld toevoegen

 

We klikken op knop 1 om door te gaan naar het gedeelte dat moet worden gebruikt wanneer geslacht niet ‘Man’ is.

Plaatje 12: Samenvoegveld is toegevoegd. ‘Dan’ -  gedeelte afsluiten. Door naar eerste ‘Anders’ - gedeelte.

 

We beginnen hier weer met een voorwaardelijk gedeelte. Hiervoor klikken we op 1

Plaatje 13: Nieuw voorwaardelijk gedeelte in eerste ‘Anders’- gedeelte.

 

Na nog een aantal stappen komen we bij plaatje 14. We klikken 1 keer om het tweede ‘Anders’ - gedeelte af te sluiten. We kunnen nu eventueel weer doorgaan met het toevoegen van velden of voorwaarden in het eerste ‘Anders’ - gedeelte maar doen dit niet. We klikken nog een keer om de hele als--dan--anders kolom door te voeren naar de rechter kolom.

Plaatje 14: Tweede ‘Anders’ - gedeelte is ingevoerd. Veld doorvoeren naar rechter kolom.

 

Het veld is nog niet klaar. We zouden hier weer verder kunnen gaan met het toevoegen van tekst en voorwaarden achter het zojuist doorgevoerde gedeelte. We doen dit niet en klikken op de knop linksonder om het veld definitief te maken.

Plaatje 15: Nog één keer klikken linksonder om veld in te voeren.

 

 

Het veld is nu definitief ingevoerd en we kunnen het gebruiken in de factuursjabloon (zie plaatje 16).

Plaatje 16: Nieuw veld invoegen in factuursjabloon.

 

 

Opmerkingen

 

Het bovenstaande voorbeeld kan met enige moeite ook direct in Word® worden ingevoerd door gebruik te maken van functies en speciale velden van Word®. Wanneer het veld dat u wilt maken op deze manier in Word® gemaakt kan worden is daar natuurlijk niets op tegen. Wanneer er problemen ontstaan bij het samenvoegen kunt u beter de bovenstaande methode gebruiken.

 

 

 

 

Voorbeeld 2: Facturen op voorgedrukte acceptgiro’s printen

 

Wanneer u uw facturen op voorgedrukte acceptgiro formulieren wilt afdrukken moet het totaalbedrag van de factuur worden opgesplitst in hele euro’s en centen omdat deze gegevens op het formulier in aparte vakjes moeten worden afgedrukt. Hieronder kunt u zien hoe het veld ‘totaal_totaal’ (het totaalbedrag van de factuur) wordt opgesplitst in centen en euro’s door twee tekstvelden te maken (‘TXT_Totaal_centen’ en ‘TXT_Totaal_euros’) en deze in een tabel in de factuursjabloon te plaatsen.

 

Zie plaatje 17. We hebben een nieuw veld gemaakt genaamd ‘Totaal_euros’. Bij velden kiezen we ‘totaal_totaal’ (het totaalbedrag). Knip links = -3 betekent dat we het veld zonder de rechter drie karakters willen hebben (dus zonder komma en centen). We klikken op 1 om door te voeren en daarna linksonder om het veld definitief te maken.

Plaatje 17: Het linkerdeel van het totaalbedrag als veld aanmaken

Tekstvelden sjablonen
Knop 1	Met deze knop voert u in wat u in het veldenlijstje hebt geselecteerd. In dit geval dus het veld totaal_totaal (is het totaalbedrag incl BTW van de factuur) zonder de meest rechtse drie karakters (Komma en centen. Zie knip links -3 ). Door hierna op de knop linksonder (zie plaatje 15) te klikken maakt u het veld definitief.
Normaal	Er wordt geen verandering aangebracht in hoofdletters en kleine letters.
Hoofdletters	Verandert het bij velden geselecteerde veld of deel van veld in hoofdletters.
Kleine letters	Verandert het bij velden geselecteerde veld of deel van veld in kleine letters.
Knip links	Wanneer hier een positief getal wordt ingevuld komen de linker x karakters in het resultaat. Bij een negatief getal krijgt u het hele veld zonder de rechter x karakters.*
Knip rechts	Wanneer hier een positief getal wordt ingevuld komen de rechter x karakters in het resultaat. Bij een negatief getal krijgt u het hele veld zonder de linker x karakters.*

* Wanneer zowel bij knip links als bij knip rechts iets is ingevuld wordt de ‘knip rechts’ bewerking eerst uitgevoerd en ‘knip links’ daarna.

 

 

Voor het tweede veld ‘Totaal_centen’ kiezen we knip rechts 2. Zo krijgen we de rechter twee karakters (de centen).

Plaatje 18: Het rechterdeel (centen) van het totaalbedrag als veld aanmaken

 

 

In de factuursjabloon zetten we de nieuwe velden in een tabel die de plaats van de bedragen op het voorgedrukte giroformulier weergeeft.

Opmerking: U kunt in deze sjabloon ook het bankrekeningnummer van de debiteur invullen op de daarvoor bestemde plaats d.m.v. het veld ‘bankrekening_bedrijf’.

Plaatje 19: De velden invoegen in een tabel in de factuursjabloon

 

 

Zo ziet het resultaat eruit. Wanneer deze factuur op een voorgedrukt giroformulier wordt geprint komen de bedragen op de juiste plaats terecht.

Plaatje 20: Voorbeeld van een factuur die afgedrukt kan worden op acceptgiro formulier