(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Koppelen administraties

 

Gekoppelde administraties

 

Wanneer u in Pap de administratie bijhoudt van verschillende BV’s dan kan het handig zijn om koppelingen tussen de administraties aan te brengen door middel van wederzijdse tegoed- en schuldrekeningen. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld betalingen via de bank doorboeken naar een andere administratie wanneer ze daarvoor bedoeld zijn. Ook kunt u zo inkoopfacturen die geheel of gedeeltelijk betrekking hebben op een andere administratie doorsluizen.

 

Eén en ander werkt als volgt:

 

1)       Eerst geeft u bij (Boekhouding)->Stamgegevens->koppelen administraties aan via welke rekeningen twee administraties gekoppeld moeten worden (Uiteraard hoeft u dit maar één keer te doen. Ook bij het maken van vervolgadministraties wordt de koppeling automatisch voortgezet).

2)       Vervolgens selecteert u in het bankboek of het inkoopboek deze gekoppelde rekening in de kolom voor de grootboekrekening en boekt er een bedrag op. Wanneer u op ‘Invoeren’ klikt wordt de boeking nog niet definitief gemaakt. In plaats daarvan ziet u in de menubalk bovenin dat tussentijds de gekoppelde administratie actief wordt en er wordt een nieuw dagboek geopend om het doorgeboekte bedrag in de gekoppelde administratie weg te boeken. Wanneer u dit heeft gedaan en u klikt (nog steeds in de gekoppelde administratie) op ‘Invoeren’ dan wordt de totale boeking (dus van beide administraties) doorgevoerd en definitief gemaakt. Hierna verandert de actieve administratie weer in de administratie waarin u in eerste instantie bezig was. 

3)       Wanneer u verder geen bedragen op de gekoppelde rekeningen boekt (bijvoorbeeld vanuit het memoriaal) ziet u dat de saldi van twee gekoppelde rekeningen elkaar altijd opheffen.

 

 

Via (Boekhouding)->Stamgegevens->Koppelen administraties geeft u (eenmalig) aan hoe twee administraties gekoppeld moeten worden. U kiest eerst de rekening in de huidige administratie die u wilt koppelen. Daarna kiest u de andere administratie en de gekoppelde rekening in die administratie.

Plaatje 1: Koppelen van twee administraties

 

Plaatje 2: Het overzicht van de koppelingen. De administratie kan met verschillende andere administraties gekoppeld zijn via verschillende rekeningen.

 

Nu volgt een voorbeeld van hoe u vanuit het inkoopboek een boeking kunt doen op de gekoppelde rekening. Wanneer alles is ingevuld klikt u op ‘Invoeren’ en komt u bij plaatje 4.

Plaatje 3: Een gekoppelde boeking via het inkoopboek

 

Nu kunt u de inkoop doorboeken in de gekoppelde administratie. Klik op ‘Invoeren’ om de boekingen in beide administraties door te voeren.

Plaatje 4: Doorboeken in de gekoppelde administratie