|
(Hoofdmenu)->Beheer->Importeren |
Inleiding
U kunt in Pap drie soorten externe gegevens importeren:
1) Artikelen
2) Adresgegevens
3) Orders
U kunt dit doen d.m.v. kopieren en plakken (Ctrl+C en
Ctrl+V) van gegevens die vooraf in de juiste volgorde en formaat in een
Excel-bestand gezet zijn.
1) Importeren of bijwerken artikelen
Het
artikel importscherm heeft drie functies in één:
1) Het importeren van geheel nieuwe artikelen die nog niet in uw bestand voorkomen.
2) Aan de hand van de ingevulde barcode (plaatje 1) kan het systeem
herkennen wanneer een te importeren artikel reeds in uw bestand aanwezig is. In
die gevallen wordt onderstaand importscherm gebruikt om de gegevens van het
artikel (bv naam en verkoopprijs) bij te werken. Wanneer u regelmatig
prijswijzigingen moet doorvoeren kunt u zo dus heel makkelijk de gegevens bijwerken aan
de hand van het artikelbestand van uw leverancier!
3) In de kolom ‘voorraad’ hieronder kunt u aantallen invullen (let niet op het
euroteken!). Deze worden gebruikt om de aantallen voorraad per filiaal bij te
werken. Het
gaat hier om een bijtelling op de eventueel bestaande voorraad voor dat
filiaal!
De kolommen ‘artikelnummer’ en ‘inkoopprijs leverancier’ kunnen gebruikt worden om de inkoopgegevens van een specifieke leverancier bij te werken (Zie: artikelen, tabblad ‘kassa en orders’).
In plaatje 1 ziet u hoe een Excelbestand met artikelen
geopend wordt. Met de muis worden daarin drie regels en elf kolommen
geselecteerd (bovenste regel met namen weglaten!). U toetst Control+c om de
artikelen te kopieren. Daarna klikt u op het vierkantje bij 14 en toetst:
Control+v om de gegevens in het importscherm te plakken. Klik op knop 15 om de
gegevens in te voeren.
Zie voor invullen van velden 3 t/m 13 ook: Artikelen. De blauwe velden zijn verplicht.
Plaatje 1: Importeren
of bijwerken van artikelgegevens aan de hand van door leverancier aangeleverd
Excel-bestand.
|
Artikelen importeren |
||
|
|
Verplicht |
Toelichting (zie ook: Artikelen) |
|
1 |
Ja |
Selecteer
de administratie waarin de artikelen en eventuele voorraadboekingen moeten
worden ingevoerd. |
|
2 |
|
Ga
verder. |
|
3 |
Ja |
Wel of
geen subadministratie bijhouden. |
|
4 |
Ja |
W/V
Rekening voor omzet of winst/verlies bij verkoop. |
|
5 |
Ja |
Filiaal
waarin eventuele voorraadmutaties moeten worden geboekt. |
|
6 |
Ja |
Tussenrekening
wanneer er boekingen in het grootboek moeten worden gedaan (alleen bij
artikelen met een subadministratie voor voorraad) Alleen van belang wanneer
er een boeking gedaan wordt in het grootboek (dus artikelen met een
subadministratie en kolom ‘voorraad’ niet nul) |
|
7 |
Ja |
BTW-tarief
artikel |
|
8 |
Ja |
Verkoop-
en inkoopprijs in- of ex BTW |
|
9 |
Ja |
W/V
Rekening voor kostprijs |
|
10 |
Nee |
Balansrekening
voor inkoopwaarde voorraad bij geen subadministratie artikelen. Bij
importeren artikelen zonder subadministratie worden wel aantallen bijgeboekt
in het filiaal, maar er worden geen boekingen gedaan voor de inkoopprijs op
deze rekening. Dit moet u eventueel later zelf doen via het memoriaal. |
|
11 |
Leverancier.
Alleen wanneer hier iets is ingevuld worden de kolommen ‘artikelnummer’ en
‘inkoopprijs_leverancier’ meegenomen bij het importeren. Wanneer niet
ingevuld weet het programma immers niet voor welke leverancier deze twee
leverancier-gebonden gegevens moeten worden toegevoegd. |
|
|
12 |
Ja |
Alleen
van belang wanneer er een boeking gedaan wordt in het grootboek (dus
artikelen met een subadministratie en kolom ‘voorraad’ niet nul) |
|
13 |
Ja |
Alleen
van belang wanneer er een boeking gedaan wordt in het grootboek (dus
artikelen met een subadministratie en kolom ‘voorraad’ niet nul) |
|
14 |
|
Klik
hierop voordat u gaat plakken |
|
15 |
|
Invoeren
(maak vooraf een backup voor als het geval dat u een vergissing maakt bij het
importeren!) |
|
naam |
Naam
artikel |
|
|
stuksomschrijving |
Nee |
Niet
verplicht |
|
categorie |
Nee |
Niet
verplicht |
|
prijs |
Ja |
Verkoopprijs |
|
inkoopprijs |
Nee |
Standaard
(niet leverancier-gebonden) inkoopprijs |
|
boekwaarde |
Nee |
Voor
artikelen met subadministratie wordt dit gebruikt als de boekwaarde van de in
te boeken artikelen. Kolom ‘voorraad’ mag dan niet nul zijn. Zonder
subadministratie wordt dit niet gebruikt, maar wanneer kolom ‘voorraad’ is
ingevuld mag dit toch niet nul zijn! U kunt in dat geval bv. een 1 invullen
in alle kolommen. |
|
voorraad |
Nee |
Het
AANTAL (let niet op het euroteken!) eenheden dat in de filiaalvoorraad moet
worden bijgeteld. Als ingevuld dan
moet er altijd ook iets bij ‘boekwaarde’ worden ingevuld ook al wordt dat bij
artikelen zonder subadministratie niet gebruikt. |
|
barcode |
Ja |
Altijd
invullen. Hieraan wordt herkend of het een nieuw artikel betreft of een reeds
bestaand artikel dat moet worden bijgewerkt. |
|
artikelnummer |
Nee |
Leverancier-gebonden
artikelnummer voor gebruik bij inkooporders |
|
prijs_leverancier |
Nee |
Leverancier-gebonden
inkoopprijs voor gebruik bij inkooporders |
|
factuuromschrijving |
Nee |
Omschrijving
in factuur voor dit artikel |
2) Importeren adresgegevens van klanten
Plaatje 2: Importeren adresgegevens
klanten
|
Adresgegevens |
|
|
|
Verplicht |
|
Naam |
Ja |
|
Adres |
Ja |
|
Postcode |
Ja |
|
Plaats |
Ja |
|
Land |
Nee |
|
Telefoon |
Nee |
|
Fax |
Nee |
|
Email |
Nee |
|
Postbusadres |
Nee |
|
Postbuspostcode |
Nee |
|
Postbusplaats |
Nee |
|
Postbusland |
Nee |
|
bankrekening |
Nee |
|
contactpersoon |
Nee |
|
tussenvoegsel |
Nee |
|
Voorletters |
Nee |
|
Telefoon_werk |
Nee |
|
Email_werk |
Nee |
|
Man_Vrouw_NVT
(M of V) |
Nee |
|
Voornaam |
Nee |
3) Importeren van verkooporders uit een
webshop
Plaatje 3: Importeren verkooporders
uit webshop volgens vast formaat
|
Orders importeren uit webshop |
||
|
|
Verplicht |
Toelichting (zie ook Orders) |
|
ordernummer |
Ja |
Het
ordernummer (mag nog niet bestaan in het systeem). Uiteraard kunt u wel
meerdere regels onder hetzelfde ordernummer importeren. Alle regels worden dan
in dezelfde order geplaatst, 1 regel per artikel. Als het ordernummer al
bestaat wordt de regel overgeslagen. |
|
telefoon |
Nee |
|
|
email |
Nee |
|
|
naam_afleveren |
Ja |
Afleveradres |
|
adres_afleveren |
Ja |
Afleveradres |
|
plaats_afleveren |
Ja |
Afleveradres |
|
postcode_afleveren |
Ja |
Afleveradres |
|
land_afleveren |
Nee |
|
|
naam_klant |
Ja |
Voor
factuur |
|
adres_klant |
Ja |
Voor
factuur |
|
plaats_klant |
Ja |
Voor
factuur |
|
postcode_klant |
Ja |
Voor
factuur |
|
land_klant |
Nee |
|
|
payment_method |
Nee |
Wordt
bijgeschreven in omschrijving van de order |
|
shipping_method |
Nee |
Wordt
bijgeschreven in omschrijving van de order |
|
barcode |
Ja |
Hieraan
wordt het artikel herkend (artikel moet al in Pap aanwezig zijn) |
|
omschrijving_product |
Ja |
Omschrijving
voor dit artikel in de order |
|
prijs_ex_btw |
Ja |
De totale
prijs ex BTW (dus niet per eenheid) |
|
hoeveelheid |
Ja |
Het
aantal eenheden dat u hebt verkocht |