(Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Balans (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Grootboek->Verdichtingen (Hoofdmenu)->Ga naar boekhouding->Boekhouding->(Boekhouding)->Stamgegevens->Grootboek->Overzicht boekingen

 

 

Balans, verdichtingen en overzicht grootboek

 

Voor het uitdraaien van de balans moet vooraf aan twee voorwaarden zijn voldaan:

1)       Er moet een balanssjabloon met daarin een balanslijst aanwezig zijn zie hiervoor sjablonen.

2)       Er moet een verdichtingsschema zijn aangemaakt. Het verdichtingsschema wordt hieronder behandeld.

 

Een verdichtingsschema is een lijst met grootboekrekeningen en eventuele verdichtingen. De verdichtingen dienen om groepen van grootboekrekeningen aan te geven waarvoor subtotalen in de balans moeten worden opgenomen. De verdichtingen zijn er in verschillende niveaus. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk een verdichtingsgroep voor activa (1^ste niveau) te maken met daarin een groep voor liquide middelen (2^de niveau) en daarin een groep voor bankrekeningen (3^de niveau) en een groep voor kasboeken (3^de niveau). Door het gebruik van een ‘prullenbak’ (zie plaatje 5) kunnen bepaalde rekeningen ook uit het schema weggelaten worden. Zo kunt u bijvoorbeeld een verdichtingsschema maken voor het uitdraaien van de winst/verliesrekening in plaats van de gehele balans.

Er kan een onbeperkt aantal verdichtingsschema’s worden aangemaakt met daarin een onbeperkt aantal verdichtingen van een onbeperkt aantal niveaus.

 

Via (Boekhouding)->Stamgegevens->grootboek->verdichtingen kunt u nieuwe schema’s maken en bestaande schema’s bijwerken. In plaatje 1 is het schema: ‘algemeen’ geopend. Door met de rechtermuisknop op ‘balans’ (zie 1) te klikken is een pop-up menu verschenen. Daarin kiezen we ‘nieuwe groep’.

Plaatje 1: Bijwerken verdichtingsschema

 

De nieuwe groep is aangemaakt en heeft als naam ‘Nieuwe groep 160’ gekregen. We hernoemen deze groep door er met de rechtermuisknop op te klikken. De nieuwe naam wordt ‘Liquiditeiten’.

Plaatje 2: Hernoemen verdichtingsgroep

 

We klikken nu met de linkermuisknop op de regel bij ‘balans’ (zie 1 plaatje 1). In het rechterpaneel verschijnen nu de grootboekrekeningen die onder ‘balans’ vallen. Vanuit het rechterpaneel slepen we ‘bank’ en ‘kas’ naar liquiditeiten.

Plaatje 3: Rekeningen aan groep toewijzen 

 

Plaatje 4: De nieuwe groep ‘liquiditeiten’

 

 

Wanneer u rekeningen aan het grootboekschema toevoegt worden deze niet automatisch in het verdichtingsschema opgenomen! Het programma weet immers niet op welke plaats de rekening moet worden toegevoegd en plaatst ze daarom in de prullenbak. In het volgende plaatje ziet u twee rekeningen in de prullenbak. Aan de omschrijvingen te zien hoort de rekening ‘Nieuw toegevoegde rekening’ daar niet in thuis. U kunt de regel uit de prullenbak slepen en loslaten waar u hem in het schema wilt hebben.

Plaatje 5: Nieuw aangemaakte rekeningen vindt u in de prullenbak

 

 

Hier ziet u hoe de balans kan worden uitgedraaid via (Boekhouding)->Stamgegevens->balans. U kiest een begin- en einddatum (de periode waarover het resultaat moet worden berekend, normaal gesproken is dit 1 januari t/m 31 december). Bij 'begin boekjaar' geeft u aan op welke datum uw boekjaar begint. Normaal gesproken is dit 1 januari maar wanneer u een gebroken boekjaar heeft kunt u met behulp van deze datum een balans uitdraaien die over de jaargrens heengaat.
Verder geeft u aan welk verdichtingsschema en sjabloon moet worden gebruikt. Bij ‘Consolideren’ kunt u eventueel meer administraties aanvinken (wanneer u meer dan één B.V. heeft). U kunt zo de balans van twee of meer B.V.’s in één keer uitdraaien. Wanneer u ‘lege regels weglaten’ aanvinkt worden de rekeningen waarop geen boekingen zijn geweest uit de balans weggelaten. Bij ‘aantal niveaus’ kunt u aangeven tot welke diepte u wilt gaan in het verdichtingenschema. Niveaus hoger dan het opgegeven niveau worden niet afgedrukt. Klik op de Word® knop om de balans uit te draaien. De Excel® knop kan worden gebruikt om de gegevens in Excel® uit te draaien.

Plaatje 6: Het uitdraaien van de balans

 

 

Plaatje 7: De balans

 

 

 

Naast de balans kunt u ook een totale uitdraai van het grootboek maken over een bepaalde periode. U kunt deze uitdraai gebruiken om als rapport of lijst af te drukken maar ook om het grootboek na te lopen en correcties uit te voeren. Via (Boekhouding)->Stamgegevens->Grootboek->Overzicht boekingen komt u bij het volgende scherm. Vul begin- en einddatum in en eventueel een range van rekeningnummers (leeglaten betekent alle nummers). De printknop draait de selectie uit als rapport en de knop met het potlood opent een scherm waarin u correcties kunt maken.

Plaatje 8: Grootboekoverzicht maken

 

 

 

Beginbalans inboeken

Zoals u in plaatje 7 kunt zien is er in de balans voor het jaar 2010 een aparte kolom voor het beginsaldo. Deze kolom vertegenwoordigt uiteraard het eindsaldo van het jaar 2009. De overige kolommen vertegenwoordigen alle boekingsregels uit het jaar 2010.

Wanneer u in Pap een geheel nieuwe administratie aanmaakt heeft u niet de mogelijkheid om via een speciale memoriaalboeking een beginbalans in te voeren. De beginbalans zal moeten worden ingevoerd als een normale memoriaalboeking met als boekdatum een datum in het jaar van de administratie. Het systeem kan deze boeking niet herkennen als een beginbalansboeking en de bedragen naar de kolom: ‘Beginsaldo’ verplaatsen.

 

Maakt u bijvoorbeeld een administratie aan in het jaar 2010 dan zal de beginbalans die u via het memoriaal invoert (de boekdatum hiervoor moet dan in 2010 liggen) dus in de kolommen ‘Saldo periode’ terechtkomen. Wanneer u dit niet wilt zult u dus als eerste jaargang voor de administratie het jaar 2009 moeten invoeren in plaats van 2010. U kunt dan via een normale memoriaalboeking in 2009 de beginbalans invoeren.