(Hoofdmenu)->Beheer->Backup maken

(Hoofdmenu)->Beheer->Beheer database

(werkt alleen op de server)

 

 

 

Back-up maken en terugzetten (alleen voor de computer die als Pap-Server geïnstalleerd is)

 

Naar alle waarschijnlijkheid komt er een dag waarop uw harddisk het begeeft. Daarom is het van zeer groot belang dat u dagelijks backups maakt van uw database. De backup bestanden (in onderstaand voorbeeld “C:\Program Files\Pap\ProgBackup\Backup.bak”) dienen op memorystick, tape of DVD etc. te worden gezet en naar een andere locatie te worden afgevoerd zodat u ook bij brand e.d. verzekerd bent van een reservebestand!

 

Belangrijk! Zorg dat u er zeker van bent dat uw backup procedure ook echt werkt! Slaat u wel het juiste bestand op op tape of CD? Maakt u wel backups van de juiste database? Heeft de backup procedure zelf z’n werk wel goed gedaan of is er iets misgegaan door bijvoorbeeld te weinig schijfruimte?

Er is maar één manier om hier achter te komen! Neem memorystick, CD of DVD met het meest recente backup bestand mee naar een computer waar nog geen Pap op staat. Installeer de Pap software als server installatie. Volg de procedure bij ‘restore van bestand’ onder plaatje 2. Wanneer u de eigen vertrouwde gegevens terugziet weet u dat de backup procedure geslaagd is.

 

Ook belangrijk! Maak altijd een backup via de backup functionaliteit van het programma en zet dan het backup bestand (bv. Backup.bak in plaatje 1) op tape of CD. Vertrouw er niet op dat u na het maken van een backup van de data- en logbestanden (zie 8 en 9 in plaatje 2) de database kunt terugkrijgen!

 

Naast calamiteiten als harddisk-crash e.d. is er een andere belangrijke reden om backups te maken. Het is mogelijk dat u onbedoeld gegevens uit de database verwijdert. In sommige gevallen komt u hier pas na maanden achter. Hierom is het aan te raden meer dan één versie van het backup bestand te bewaren. U kunt bijvoorbeeld gebruik maken van een rotatie-schema waarbij u aparte tapes voor maandag, dinsdag, woensdag, donderdag, week1, week2, week3, week4, maand1, maand2, maand3, maand4 bijhoudt.

Op maandag t/m donderdag worden de corresponderende tapes gebruikt. Op de vrijdagen wordt achtereenvolgens week1, week2, week3, week4 gebruikt. Op iedere vijfde vrijdag gebruikt u achtereenvolgens maand1, maand2, maand3 en maand4. Nadat maand4 gebruikt is begint het rotatieschema van voren af aan.

Op deze manier houdt u zoveel mogelijk van de historie van uw database bij waarbij de recentere gegevens het meest frequent worden bewaard.

 

Hieronder ziet u hoe u een backup maakt via (Hoofdmenu)->Beheer->Backup maken. Kies het bestand dat u wilt gebruiken voor de backup en klik op ‘Backup’. Wacht tot u de melding krijgt dat de backup geslaagd is.

Plaatje 1: Backup maken van uw gegevens naar bestand Backup.bak

 

Er is ook een geautomatiseerd backup systeem beschikbaar. U kunt dit laten draaien als een ‘scheduled task’ in Windows. Per e-mail wordt u geïnformeerd of de backup geslaagd is.

Informatie via de helpdesk beschikbaar.

 

Via (Hoofdmenu)->Beheer->Beheer database kunt u andere acties uitvoeren waaronder het terugzetten van een backup (restore) .

Plaatje 2: Opties voor onderhoud database

Onderhoud database

1

Kies de server waarop de database draait. Eindigt altijd met “\PAPEXPRESS”

2

Kies de naam van de database op de server.

3

Het backup bestand dat u met de restore knop wilt terugzetten. U overschrijft hiermee de bij 2 geselecteerde database!

4

De map waarin bij restore de databestanden moeten komen te staan.

5

Met de backup knop maakt u een backup van de bij 2 geselecteerde database naar dit bestand.

6

Bestand voor het met de scriptknop draaien van een script op bij 2 geselecteerde database.

7

Naam van een nieuwe database die u met de ‘maak database’ knop wilt maken.

8

Naam van het aan te maken databestand voor nieuwe database.

9

Naam van het aan te maken logbestand voor nieuwe database.

Database verwijderen

Hiermee verwijdert u de (bij 2) geselecteerde database permanent. Uitkijken dus!

Restore van bestand

Een database terugzetten van een backup bestand. De database bij 2 wordt overschreven! Normaal gesproken gaat u bij een restore als volgt te werk: Maak eerst een nieuwe database (bij 7). Selecteer de nieuwe database (bij 2). Overschrijf de nieuwe database met backup bestand (bij 3). Verwijs via ‘onderhoud installatie’ (plaatje 3) naar de nieuwe database. Wanneer alles weer werkt kunt u eventueel via ‘database verwijderen’ de oude database permanent weggooien.

Let op! Wanneer Pap (het grote scherm op de achtergrond) nog openstaat en u de actieve database probeert te overschrijven krijgt u de foutmelding dat de database in gebruik is. Sluit in dat geval het grote scherm op de achtergrond (PAP) en probeer het nog eens. Natuurlijk alleen doen wanneer u ZEKER WEET dat de actieve database overschreven mag worden!!

Backup naar bestand

Werkt hetzelfde als backup maken in plaatje 1.

Run script

Wanneer het nodig is dat er wijzigingen in uw database worden aangebracht kunt u met deze knop het aangeleverde script (bij 6) draaien.

Maak database

Een nieuwe lege database maken. U moet naam nieuwe database (bij 7) en naam nieuw te maken data- (bij 8) en logbestand (bij 9) opgeven.

Backup alle databases

Handig voor boekhoudkantoren en accountants die meer dan één database in gebruik hebben (zie ook plaatje 3 hieronder ‘submap-installatie’). U kunt hiermee in één keer een backup maken van alle databases op uw server.

 

 

Actieve database wijzigen en submap-installatie

Na het terugzetten van een backup naar een database met een andere naam moeten de Pap tabellen gekoppeld worden aan de nieuwe database. Wanneer u in onderstaand plaatje de naam van de database wijzigt werkt u voortaan in de nieuwe database. Klik daarna altijd op ‘Opslaan’, anders wordt de wijziging niet doorgevoerd!. Bij eerstvolgende keer opstarten van Pap worden de tabellen gekoppeld. Het programma sluit zichzelf dan weer af. Daarna kunt u Pap gebruiken met de nieuwe (teruggezette) database.
In plaatje 3 ziet u ook de ODBC verbindingsgegevens die nodig zijn om verbinding te maken met de Pap-server. In dit voorbeeld wordt als protocol 'Named Pipes' gebruikt (DBNMPNTW). Wanneer u problemen heeft met het krijgen van een ODBC verbinding dient u eerst (als test) de firewall tijdelijk uit te schakelen. Lukt het daarna nog niet dan kunt u TCP/IP als protocol gebruiken. Hiervoor voert u bij 'Server' het IP adres van de server in (bv: 192.168.200.10\PAPEXPRESS -of 127.0.0.1\PAPEXPRESS als SQL lokaal geïnstalleerd is- ). Bij 'Netwerkprotocol’ typt u: 'DBMSSOCN'.

 

Bij ‘Submap’ in plaatje 3 ziet u hoe u een tweede (of derde, vierde etc.) installatie van Pap in een map onder ‘Documenten’ in uw eigen Windows useromgeving kunt maken. U kunt hiertoe een naam invullen bij ‘submap’en klikken op ‘Nieuwe verbinding maken’.

Hierna hebt u naast de Pap hoofdinstallatie een tweede snelkoppeling op het bureaublad naar een andere database. Makkelijk voor accountants die voor elke klant een eigen database hebben, maar ook voor wanneer u Pap op een terminal server wilt installeren. Iedere gebruiker heeft dan Pap in zijn eigen useromgeving en er kan gelijktijdig met Pap gewerkt worden.

Plaatje 3: Andere actieve database voor Pap opgeven via Start->Alle Programma’s->PapSoftware->Onderhoud Installatie